Control de asistencia digital: una necesidad en el nuevo entorno laboral

19 de febrero, 2024

Muchos son los cambios que trajo la emergencia sanitaria por el COVID-19 a los mercados laborales. Con ellos vino la necesidad de agilizar ciertos procesos, como el control de asistencia digital.

Y ello se consigue con herramientas que se han vuelto esenciales. Por ejemplo, la vigilancia y seguimiento a ciertos controles solo es posible con el apoyo de programas digitales.

Veamos a detalle algunas necesidades actuales de las empresas y cómo se solucionan con un adecuado control de asistencia digital.

¿Qué es el control de asistencia?

Un registro de asistencia digital es un documento en el que los empleados firman su entrada y salida.

El principio en el que se basa un registro de asistencia es que los empleados sólo deben trabajar las horas para las que han sido autorizados. También, se utiliza para registrar las vacaciones, las bajas por enfermedad y otros tipos de permisos.

Existen varios métodos para llevar un registro de asistencia, pero el más común es el uso de un reloj checador o contar con un software para registro de asistencia digital.

Así, el reloj checador tradicional es un dispositivo físico que registra la hora de entrada y salida de un empleado. Los trabajadores suelen escanear sus tarjetas de identificación o introducir sus números de empleado en el reloj checador, para registrar su tiempo.

Importancia llevar los registros de asistencia digitales

Es muy importante llevar un registro de las horas trabajadas por sus empleados.

Con un reloj de registro de asistencia digital, esto es fácil de hacer. El reloj de fichar te ayudará a controlar cuándo llega, sale y hace descansos cada empleado.

Razones para usar el registro de asistencia digital

Esta información es importante por varias razones. En primer lugar, le ayuda a asegurarse de que sus empleados no trabajan más horas de las debidas.

En segundo lugar, le ayuda a asegurarse de que hacen las pausas que se supone que deben hacer.

Por último, le ayuda a controlar la productividad de los empleados.

Con un registro de asistencia digital puede obtener informes automatizados. Estos le muestran cuánto tiempo ha trabajado cada empleado en proyectos o tareas específicas.

Dicha información puede ser útil a la hora de decidir cómo dotar de personal a un proyecto, o cuando necesite asignar horas extraordinarias.

La guía de acción para los centros de trabajo

Tras la contingencia por el COVID-19, el gobierno de México presentó una guía de acción.

Esta guía enumeraba protocolos a seguir en los centros de trabajo para prevenir el contagio de la enfermedad. Esta fue emitida por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) en coordinación con la Secretaría de Salud.

Para el tema del que estamos hablando, hay dos acciones a rescatar de dicha guía postcovid.

• 1. Por un lado, deben colocarse controles de acceso en las entradas de los centros de trabajo.

• 2. Por otro lado, las empresas deben implementar controles de asistencia en cada centro de trabajo. Esto podría determinar qué personal se encontraba presente al momento de salir un caso positivo de COVID. Para la actualidad, sigue siendo relevante dicha medida.

Nuevas necesidades en la gestión de personal

Los modelos de trabajo se ha vuelto más flexibles.

Una estrategia por la que se quedaron muchas empresas, tras la pandemia, es permitir el teletrabajo y los modelos de trabajo híbridos.

En tal sentido, el principal reto del teletrabajo y el modelo híbrido es el control horario del personal.

Algunas empresas ya contaban con un control de asistencia en los centros de trabajo. Pero no podían instalar reloj checador en la casa de cada colaborador.

Otra modalidad de trabajo que llegó fue el empleo de jornadas flexibles. Para reducir la afluencia en los centros de trabajo se escalonaron las jornadas laborales.

El control de dichas jornadas se puede volver una tarea titánica sin las herramientas de apoyo adecuadas. Por eso hemos mencionado el registro de entrada digital.

Ventajas de un reloj checador digital

Utilizar un reloj checador digital en el lugar de trabajo tiene muchas ventajas. Quizá la más obvia sea que es mucho más sencillo de usar que un reloj checador tradicional.

Contar con todos los registros en la nube gracias a un software ahorra tiempo y molestias, tanto a los empleados como a los jefes.

Los empleados pueden tener la opción de teletrabajar y los jefes no tienen que dedicar tiempo a calcular las horas de los empleados. El registro de entrada digital en software lo hace por ellos.

El control horario y la NOM 035

No todos los cambios en el entorno laboral surgieron por la pandemia. La puesta en acción de normativas como la NOM-035 también han generado nuevas necesidades.

Recordemos que la NOM 035 de la Ley Federal de Trabajo pretende la detección y prevención de riesgos psicosociales.

Lo que se busca es generar espacios de trabajo positivos, que fomenten la salud mental y aumentar la productividad.

Uno de los factores de riesgo es la sobrecarga de trabajo. Esta puede identificarse por la cantidad de horas laboradas por la persona.

Así pues, es clave identificar el tiempo que trabaja cada persona. ¿Por qué? Porque con el cómputo de sus horas extra y sus horas de descanso puede identificarse este factor en tu empresa.

¿Cuál es el objetivo de un control de asistencia?

Contar con un registro de control horario puede hacer una gran diferencia en tu área de recursos humanos.

Un sistema de control de asistencia adecuado te permitirá una mejor gestión de turnos y de personal.

Quizás te preguntes, ¿qué objetivos tiene el control de asistencia al grupo de procedimientos administrativos? Pues el de registrar y controlar la hora de entrada y salida de los trabajadores de una organización.

Impacto positivo

La principal actividad de este control es el registro de asistencia del personal. Dicho registro se puede hacer en formato físico o digital.

Deben poder contarse las horas de manera efectiva que laboró cada colaborador.

Entre los beneficios que nos aporta un adecuado control de asistencia se encuentran:

• Proporcionar información para la toma de decisiones.
• Otorgar control a los supervisores.
• Ayudar a gestionar los horarios de trabajo.
• Generar disciplina en el equipo de trabajo.
• Reducir el absentismo y la impuntualidad.
• Permitir el cálculo exacto de las jornadas de trabajo.
• Calcular las horas extra.
• Ajustar salarios y beneficios de manera equitativa.
• Prevenir riesgos laborales y accidentes de trabajo.
• Controlar contagios y posibles enfermedades laborales.

¿Cómo se lleva a cabo el control de asistencia?

La recomendación es que toda empresa cuente con un control horario. El sistema a seleccionar es elección de cada organización.

Pero deben conocerse los pros y contras de cada uno. Así como reconocer que no todos responden a las mismas necesidades.

¿Cómo implementar con éxito un sistema de control de presencia digital?

El primer paso es elegir el producto adecuado. Tendrás que encontrar un reloj checador digital que coincida con la configuración y el tamaño de tu empresa.

A tener en cuenta

Además, tendrás que asegurarte de que:

• El dispositivo sea fácil de usar
• Que el software sea intuitivo
• Que se pueda integrar con tu software de nómina existente, para ofrecerte un control sobre los registros laborales.

Una vez avanzados los preparativos, es hora de crear procesos y protocolos claros para usar el reloj marcador digital. Esto incluye definir:

• ¿Quién tiene acceso al sistema?
• ¿Qué información se recopila?
• ¿Cómo se manejan los errores?

Establece métodos para asegurarte de que tu equipo cumpla con las normativas legales pertinentes y asegúrate de que tus empleados estén al corriente con los procedimientos correctos.

Libros de registro

Es el método tradicional donde se usan controles en papel. En este se realiza el registro de las entradas y salidas a mano.

No se automatiza nada, por lo que se requieren mayores recursos para su gestión. Además, no cuenta con mecanismos de verificación de la persona que realiza el registro.

Hojas de cálculo

El uso de plantillas Excel es una de las medidas más empleadas en el mercado laboral.

Permite una mejor gestión de los datos que los libros de registro. Sin embargo, es poco flexible y no es escalable. Además puede dar lugar a ciertos errores de importancia.

Reloj checador

Suelen ser mecanismos que realizan el registro a través de la lectura de algo:

• Tarjetas
• Pines
• Reconocimiento biométrico.
• Reloj checador por WhatsApp.

Estos sistemas dan mayor certeza y seguridad al chequeo y automatizan varios procesos.

Software de control de asistencia digital

Los sistemas de registro de asistencia digital han solucionado la mayoría de las desventajas que tienen los otros sistemas. Estas no requieren instalación física ni altas inversiones iniciales:

• Procesan los datos de manera automática
• Son escalables y accesibles a través de la web, a la vez de intuitivos
• Es la solución más recomendable para tu control horario.

Características mínimas de un buen software de control de asistencia

Si te decides a implementar un software de control de asistencia debes revisar que cumpla con las siguientes características:

Ser escalable

A medida que tu empresa vaya creciendo, el software debe ser capaz de soportar dicho crecimiento. Si ahora tienes 100 empleados, esta solución debe ser capaz de procesar 300 e incluso 500 trabajadores o más.

La herramienta debe poder adaptarse a cualquier necesidad y tamaño.

Garantizar la protección de datos

El cuidado de los datos debe ser a través de accesos para que solo las personas autorizadas tengan acceso.

Además, el sistema debe estar soportado en la nube, para que no haya riesgo de pérdida de la información.

Permitir el intercambio de datos

El software debe permitir el análisis de datos. Muchos tienen ya reportes estándar.

Pero quizá tu necesidad sea diferente, por lo que debes poder exportar los datos para cualquier plataforma.

Ser multidispositivo

Esta característica se ha vuelto indispensable. El software debe poder correr sobre cualquier dispositivo, ya sea celular, tablet o computadora.

De esta manera, se facilita el registro de las personas al requerir solo un equipo conectado a internet.

5 beneficios de contar con un reloj checador digital

Con un reloj de checador digital, puedes controlar cuándo entran y salen los empleados, así como las pausas y las horas extras. Y todo ello sin necesidad de registros o cálculos manuales.

Esto ahorrará tiempo y energía y garantizará que el control del tiempo sea siempre preciso.

Aparte de la precisión, también tendrá más control sobre la asistencia al lugar de trabajo.

Podrás establecer normas y reglamentos específicos que se adapten a las necesidades individuales. Por ejemplo:

• Fijar un número máximo de horas extras diarias
• Establecer determinados días libres en los que no se permita trabajar a nadie.

Datos útiles

Por último, con un sistema de registro de asistencia, puedes acceder a los datos en tiempo real desde cualquier lugar.

Esto te permite tomar decisiones rápidas, sin tener que esperar a: que se pase la hoja de horas en papel de un empleado, o a que se audite de forma manual al final de la semana.

Así, si alguna vez surge una disputa sobre las horas de llegada o salida, sólo tiene que consultar los datos para obtener una respuesta inmediata. El registro de asistencia digital lo hará por usted.

Consejos para elegir el mejor software de control horario para sus necesidades

A la hora de elegir el software de control horario que mejor se adapte a sus necesidades, debe tener en cuenta una serie de consejos:

Considere las funciones que necesita

• ¿La empresa tiene varias sedes o ubicaciones que necesitan seguimiento?
• ¿Necesitas controlar la asistencia y los turnos de tus empleados?
• ¿Tienes una plantilla numerosa que requiere un control horario eficaz?

Feedback de los empleados

Dedique también algún tiempo a leer los comentarios de los colaboradores sobre el software elegido. Ellos le darán una idea precisa de su fiabilidad y facilidad de uso.

Además, tenga en cuenta la facilidad de acceso al servicio de atención al cliente, en caso de que se presente algún problema al utilizarlo.

Integración del software con tabletas y celulares

Si busca aún más simplicidad, considere la posibilidad de aprovechar la integración del software con tabletas y smartphones. Es una gran opción para los empleados remotos que no tienen acceso a un reloj checador físico.

Cuando se integra con una aplicación de reloj checador, los empleados pueden registrar la entrada y la salida desde su propio dispositivo. Esto permite:

• Controlar el tiempo dedicado a los proyectos
• Calcular las horas extras
• Asegurarse de que se contabilizan todas las horas de los empleados, todo dentro de un mismo sistema.

Confiabilidad

Por último, si le preocupa garantizar la precisión, la mayoría de las aplicaciones permiten al empleador verificar la identidad de un empleado mediante el reconocimiento facial u otra tecnología biométrica.

Además, se pueden enviar mensajes para avisar a los jefes cuando un empleado cheque tarde o no lo haga a tiempo. Así se asegura de que todo el mundo cumple la política de la empresa y maximiza la eficiencia.

Sesame HR, el software de control de asistencia

Digitalizar el control de asistencia de los colaboradores es el mejor camino. Son múltiples los beneficios que aporta, además de adecuarse a las necesidades del mundo laboral actual.

Por ello le queremos presentar el software de registro de asistencia digital de Sesame HR. Este ermite registrar las entradas y salidas del personal. Y, al mismo tiempo, garantiza un seguimiento real al control horario.

De entrada es un sistema fácil de implementar. El software es sencillo de instalar, ya que sólo se requiere una conexión a internet.

Cómo registrar la asistencia con este software

El registro de asistencia puede hacerse desde cualquier dispositivo y desde cualquier ubicación.

Cuenta con un sistema biométrico que reconoce la cara de la persona que realiza el chequeo. Esto le da mayor seguridad a los datos generados.

Con su sistema de geolocalización también tendrás el registro de la ubicación desde donde se generó la marcación.

Sesame HR te permite planear las jornadas laborales de manera que se automatiza el control horario. Además, puedes generar múltiples reportes para mejorar la toma de decisiones. Algunos de ellos son:

• El saldo total de horas trabajadas.
• Informes de marcaciones diarias.
• Históricos comparativos.

El control de asistencia digital se puede realizar en tiempo real al poder programarse las notificaciones de incidencias. Así como de cambios de registros y la automatización de las marcaciones.

Plantilla de Excel para el control de asistencia de tus empleados