24 de junio, 2026

Descubre en este artículo los pasos para realizar un buen registro de entrada y salida de personal de una empresa y sus beneficios.

El registro de entrada y salida de personal es una de las tareas críticas para el área de RRHH: no solo permite mantener el control del tiempo que los empleados dedican a sus actividades, sino que es el instrumento que permite demostrar cumplimiento ante la STPS en caso de inspección o reclamación laboral.

Con el inicio del calendario de reducción gradual de jornada en enero de 2027 (46 horas semanales el primer año, hasta llegar a 40 horas en 2030), el sistema de registro ya no puede ser estático. Debe poder configurarse para el límite vigente de cada año y generar el historial auditable que la nueva normativa exige. Si el sistema que tienes hoy no puede hacer eso, este artículo te ayudará a saber qué cambiar.

Pasos para realizar un registro de entrada y salida de personal

Si aún no cuentas con un registro de entrada y salida de personal, te sugerimos seguir los pasos que mencionaremos a continuación. Y si ya tienes un sistema implementado, revisa que hayas cumplido con cada paso para eficientar tu proceso.

1. Establecer políticas claras de asistencia

Antes de implementar cualquier sistema de registro, lo primero es tener reglas claras en cuanto a la asistencia y puntualidad.

Es fundamental que cada colaborador entienda los horarios, las horas extra permitidas, los descansos y las consecuencias en caso de incumplimiento. A partir de enero 2027, estas políticas deben actualizarse para reflejar el nuevo máximo de jornada semanal, el nuevo umbral a partir del cual se calculan horas extraordinarias, y el derecho a la desconexión digital reconocido en la reforma. Una política de asistencia desactualizada deja a la empresa sin marco legal vigente para gestionar las incidencias.

Definir estos parámetros ayudará a que el registro de entradas y salidas sea más comprensible para todos los involucrados.

2. Elegir el método de registro

Existen múltiples formas de llevar el registro de entrada y salida de personal. Algunas empresas utilizan métodos manuales como hojas de control, mientras que otras prefieren sistemas tecnológicos avanzados.

Entre las opciones disponibles, podemos mencionar:

Hojas de control manuales. Una opción tradicional que consiste en hojas o libros físicos donde los empleados anotan la hora de entrada y salida.
Relojes checadores. Los más comunes son los relojes de tarjeta o los de marcación digital.
Software de control de asistencia. Este es el método más eficiente y moderno.

Al elegir el método, un criterio clave que antes no existía es la capacidad de configuración normativa: el sistema debe permitir ajustar el límite de jornada semanalmente y calcular horas extra automáticamente según el umbral vigente cada año. Los métodos manuales y los relojes checadores físicos no tienen esa capacidad: no pueden adaptarse al calendario gradual 2027-2030. El software de control de asistencia es la única opción que permite ese nivel de configuración y genera el registro auditable que exige la LFT reformada.

3. Implementar el sistema elegido

Una vez que hayas elegido el método de registro, es crucial implementarlo de forma correcta. En el caso de usar herramientas tecnológicas, como el software de control de asistencia, es necesario instalar la solución en todos los dispositivos que vayan a utilizar los empleados.

Asegúrate de configurar desde el inicio los parámetros de jornada, turnos y política de horas extra conforme a la normativa vigente. Una implementación correcta ahorra correcciones costosas después.

4. Capacitar a los empleados

Una vez instalado el sistema, es vital que los empleados reciban capacitación sobre cómo utilizarlo de manera efectiva.

Si eliges una solución digital, es importante que los colaboradores sepan cómo registrar su entrada y salida, cómo reportar ausencias, o cómo visualizar sus horas trabajadas.

La capacitación también es clave para que los empleados confíen en el sistema y se sientan cómodos utilizándolo en su día a día.

5. Monitorear y evaluar el rendimiento del sistema

Finalmente, una vez que el sistema esté funcionando, es importante realizar un monitoreo continuo para asegurarse de que todo esté funcionando de manera correcta.

El departamento de recursos humanos debe revisar de forma periódica los reportes generados y verificar que no haya inconsistencias. Con la reforma en vigor, el monitoreo incluye una revisión anual obligatoria: verificar que el límite de jornada configurado en el sistema coincida con el escalón vigente ese año. Un sistema que no se actualiza en tiempo, puede quedar fuera del marco legal sin que el equipo lo note.

Herramientas para realizar un registro de entrada y salida de personal

La tecnología ha revolucionado la forma en que las empresas pueden controlar el registro de entrada y salida de personal. Algunas de las herramientas más comunes incluyen:

Relojes biométricos. Estos dispositivos permiten el reconocimiento facial o de huellas dactilares para registrar la entrada y salida de los empleados.
Aplicaciones móviles. Las aplicaciones móviles permiten a los empleados registrar su asistencia desde cualquier lugar. Es ideal para empresas con trabajo remoto o equipos que no están siempre en la oficina.
Software en la nube. Plataformas como Sesame HR ofrecen soluciones que permiten acceder a los datos de asistencia en tiempo real desde cualquier dispositivo. Son la opción más recomendada para cumplir con la reforma: permiten configurar el límite de jornada por año, calcular horas extra automáticamente según el umbral vigente, y exportar reportes auditables para la STPS.
Tarjetas RFID. Utilizan radiofrecuencia para registrar las entradas y salidas de manera rápida y sin necesidad de contacto físico.

Beneficios de un registro eficiente de entrada y salida

Llevar un buen registro de entradas y salidas del personal aporta múltiples beneficios a la empresa.

Mayor precisión en el cálculo de horas trabajadas.
Reducción de fraudes en el registro de asistencia.
Aumento de la transparencia entre empleados y la empresa.
Mejora en la gestión del tiempo y la productividad.
Cumplimiento en la normativa laboral: El registro auditable es la única defensa ante una reclamación de horas extra calculadas con el nuevo umbral de la reforma. Si el sistema no tiene logs históricos configurados para el límite vigente, el empleador no tiene datos para refutar. Esto aplica a partir de enero 2027.
Identificación de patrones de absentismo o impuntualidad.

Qué debe incluir tu sistema de registro para la reforma laboral 2027-2030

Con la publicación de la reforma en el DOF (marzo 2026) y la armonización de la LFT (abril 2026), el sistema de registro de asistencia tiene nuevos requisitos funcionales que no existían antes. Un sistema que no los cumpla genera riesgo legal desde el primer día del año siguiente. Estos son los cuatro requisitos mínimos:

Configuración de límite ajustable por año: El sistema debe poder establecer el máximo semanal de jornada sin necesidad de cambiar de plataforma cada año.
Cálculo automático de horas extra por umbral vigente: Cualquier hora trabajada por encima del límite del año en curso debe identificarse automáticamente como extraordinaria y registrarse con el recargo correcto (doble hasta el máximo permitido, triple si se supera).
Exportación de reportes auditables: El sistema debe generar informes descargables con el historial completo de jornadas por empleado, compatibles con los requerimientos de una inspección de la STPS.
Compatibilidad con trabajo remoto e híbrido: Conforme a la NOM-037-STPS-2023, los teletrabajadores tienen los mismos derechos de jornada. El sistema debe registrar asistencia independientemente de la ubicación del empleado.

Sesame HR para el registro de asistencia de personal

Sesame HR es una app especializada en tareas de Recursos Humanos que integra diversas funciones en una sola plataforma, entre ellas el gestor de horarios y el control de asistencia.

Registro de entrada y salida

Sesame HR permite a los empleados marcar su hora de entrada y salida de manera rápida desde cualquier dispositivo conectado a la red: una tablet fija en la entrada de la empresa o la plataforma activa desde computadora. El registro puede realizarse con reconocimiento facial (con tablet), y puede guardarse geolocalizando al trabajador para ubicar donde realiza su chequeo.

Control de asistencia y cumplimiento normativo

Con Sesame HR puedes establecer horarios de trabajo para los empleados y registrar si los cumplen. Gestiona horas extras, ausencias, vacaciones, días libres y licencias médicas. El software incluye notificaciones automáticas a empleados y supervisores para recordar registrar entrada y salida, y genera informes detallados configurables sobre los indicadores que necesitas dar seguimiento.

Para la reforma 2027-2030, Sesame HR permite configurar el límite de jornada semanal por periodo y calcular automáticamente las horas extraordinarias según el umbral vigente cada año, sin necesidad de ajustes manuales en cada cambio de escalón.

Llevar un buen control del registro de entrada y salida de personal no tiene por qué ser un desafío si se cuenta con las herramientas adecuadas.

Para ello, te recomedamos seguir un proceso claro y organizado. Desde establecer políticas claras hasta elegir el mejor sistema de registro, cada paso es fundamental para garantizar un control eficiente y justo.

Si aún no tienes implementado un sistema de control adecuado, es momento de considerar soluciones tecnológicas como Sesame HR. Estas herramientas no solo optimizan el proceso, sino que también permiten obtener datos precisos en tiempo real.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

Cómo realizar paso a paso un registro de entrada y salida de personal

Pasos para realizar un registro de entrada y salida de personal