Reclutamiento y selección
Cómo hacer el manual de reclutamiento y selección de personal
Definir un manual de reclutamiento y selección de personal es clave para conseguir el mejor talento. Mira cómo establecerlo.
¿Necesitas ayuda?
Alejandro Peña
HR Consultant
13 de diciembre, 2023
En las empresas no funciona la improvisación. Por eso, todas las áreas deben tener políticas y procedimientos que rijan cómo hacer las cosas. El departamento de RRHH no se escapa de ello, y contar con un manual de reclutamiento y selección de personal bien estructurado marca la diferencia entre contratar bien o apagar incendios constantemente.
Hay un dicho que reza: «cuando las cosas están estandarizadas y abiertas a cambios, es cuando mejor funcionan». Partiendo de ello, en este artículo de Sesame HR veremos cómo hacer un manual de reclutamiento paso a paso, qué secciones no pueden faltar y cómo el reclutamiento con inteligencia artificial está cambiando la manera en que las empresas aplican estos procedimientos.
Qué es un manual de reclutamiento y selección de personal
Según la Agencia para el Desarrollo Internacional de EE. UU., un manual de reclutamiento y selección de personal es el conjunto de procedimientos que guían la identificación y selección de candidatos calificados para ocupar puestos dentro de una organización.
En términos prácticos, es un documento vivo que establece los estándares, criterios y responsabilidades de todo el proceso de contratación, desde que se detecta una vacante hasta que el nuevo colaborador completa su incorporación.
Si tu empresa es mediana o grande, quizás te interese automatizar este proceso con tecnología. Para ello, puedes explorar nuestra ATS inteligente con IA y ver cómo conoce más acerca de nuestra ATS inteligente puede transformar tu operación de reclutamiento.
Cuál es el objetivo de un manual de procedimientos
El objetivo principal es establecer los pasos necesarios para alcanzar las metas de reclutamiento definidas por RRHH. Es una guía específica para el área de nuevas incorporaciones que marca precedentes sobre cómo hacer un proceso de contratación eficiente y replicable.
Un manual de reclutamiento y selección de personal debe cubrir los siguientes objetivos:
- Establecer las líneas generales para el reclutamiento y selección de personal.
- Definir fuentes internas y externas de captación de talento.
- Establecer criterios normativos para ejecutar los procedimientos de contratación.
- Determinar niveles de responsabilidad en cada etapa del proceso.
- Estandarizar las vías y canales de reclutamiento.
- Definir el uso de herramientas o software de reclutamiento que soporten el proceso.
Importancia de un manual de RRHH
Un manual de reclutamiento permite diversificar las formas en que se contrata, ser más flexibles ante contingencias y trabajar con una base que minimice los errores. También ayuda a innovar e implementar nuevas filosofías en los procesos de contratación, incluyendo hoy la integración de herramientas de inteligencia artificial.
Adicionalmente, las políticas de contratación recogidas en el manual ayudan a cumplir con las regulaciones locales en materia laboral, algo especialmente relevante en el contexto legal mexicano.
Políticas y procedimientos para RRHH
Es oportuno mencionar que un manual de reclutamiento y selección de personal se deriva de las políticas y procedimientos. Es decir, de las líneas generales. Esta herramienta será específica para un área y un proceso de recursos humanos.
Entonces, el punto es que el manual de reclutamiento y selección de personal forme parte de unas políticas y procedimientos. Y con ello, la empresa contará con un manual general y algunos específicos que funcionan por separado.
En lo general, unas políticas y procedimientos son reglas que rigen el buen trabajo. También el manual de reclutamiento y selección de personal.
Qué es una política de contratación
Se define como los términos que escribe un especialista de recursos humanos de una empresa. En sí, se encarga de plantear las prácticas para contratar nuevos empleados, y debe estar sujetas a cambios.
Es por ello por lo que en la redacción se debe especificar las necesidades del área de RR. HH. De hecho, este del manual de reclutamiento y selección de personal todo es inherente al área de contratación.
No dejaré de lado mencionar que unas políticas de contratación pueden describir cómo realizar entrevistas telefónicas. Como también evaluaciones iniciales y sesiones de entrevistas finales.
Cómo crear el manual de reclutamiento y selección de personal para tu empresa
La idea ahora es que te deje cómo crear el manual de reclutamiento y selección de personal de tu empresa. Primero, es necesario entonces tener claro las fases para el reclutamiento de personal
No olvides que esta herramienta sirve para asentar estándares, criterios y necesidades específicas. Ahora bien, vamos a resumir en diez pasos cómo crear un manual de reclutamiento y selección de personal.
Diez fases o secciones
En sí, crear un manual puede parecer una tarea abrumadora, pero no lo es, necesitas estar con calma y enfocado. Y para hacerlo más sencillo cómo hacer un manual de reclutamiento, lo plantearé en diez partes.
Ten en cuenta que cada fase será el pilar sólido de tu manual de reclutamiento y selección de personal. Con esto quiero decir, que la magia de lo que harás al buscar talento, debe estar descrita aquí.
Entonces, ¿estás listo? Empieza a tomar notas sobre cómo hacer un manual de reclutamiento.
Fase 1. Propósito y objetivos
Aquí se debe plantear un pequeño resumen u objetivo del manual. Debes colocar el propósito de la política de contratación y el objetivo general para contratar nuevos talentos.
Puede que esta sección solo necesita tener tres o máximo cuatro párrafos.
Fase 2. Alcance de las políticas de contratación
Y puede queel alcance del manual de reclutamiento y selección de personal sea una sección casi obligatoria. Así que al crearla puede ayudar a presentar una idea general de quién puede postularse para el puesto.
Fase 3. Requerimientos y perfil del candidato
En esta sección se necesita describir todos los detalles sobre el puesto que se debe cubrir. Dejar en claro las funciones, nombre del cargo, horario, y capacidades de la persona a contratar.
Es necesario que aquí, seas lo más claro en específico y dejes un margen de flexibilidad. No hay peor error en RR. HH. Que buscar un candidato que no existe, o que esté muy calificado y no poder pagar lo que vale.
Fase 4. Estándares de admisión
En esta sección es necesario a mi parecer colocar las instrucciones de cómo llevar a cabo las admisiones. Es decir, crear una estrategia de reclutamiento y establecer las expectativas.
Pero cuidado con esto, expectativas altas no son positivas. Tomando en cuenta lo que dije antes, si quieres un perfil alto para el puesto, debes ofrecer un balance en salario y beneficios.
Fase 5. Publicación, búsqueda y atracción
Esta sección describe quién publica la vacante y por cuánto tiempo.Con ello, se debe señalar las vías de publicación, en qué páginas y las condiciones.
Detalla también quién de recursos humanos es el responsable del seguimiento y mantenimiento de solicitudes y currículums.
Fase 6. Aplicaciones
Usa esta sección para determinar si la vacante tiene opciones para ser interna. A veces, es mejor ofrecer crecimiento o cambios a un trabajador existente.
Describe también el proceso para calificar y si se debe contar con el permiso del jefe actual para la postulación. Es importante crear un proceso de notificación o feedback a aquellos que no pasan de ronda.
Fase 7. Entrevistas
En realidad, esta es una de las fases más importantes. Lo primero es responsabilizar a la persona que escogerá los currículos de los candidatos.
Es vital entonces describir quién realizará las entrevistas iniciales y qué tipo de preguntas hacer. Recuerda que no siempre hay mal candidato, también malos reclutadores. Esta sección también debe contener el proceso de notificación de selección o rechazo.
Fase 8. Verificación de referencias y background
Aquí se debe colocar el responsable de realizar la verificación de referencias del solicitante. También se puede describir cuántas referencias debe proporcionar un candidato para el proceso.
Queda a criterio del gerente de RR. HH. solicitar referencias o no. Hoy día son pocas las empresas que las piden. Así que no es necesario incluir esta sección.
Fase 9. Oferta de trabajo
Esta es una de las últimas fases. Por ello diseña las condiciones y requisitos para presentar una oferta de trabajo al candidato seleccionado.
En este punto, debes tener claro si requieres verificar antecedentes o referencias antes de enviar la oferta. En lo común, son más necesarias las laborales que las personales.
Puedes explicar las condiciones de la oferta de trabajo y cuánto tiempo tiene un candidato para aceptarla.
Fase 10. Crea un proceso de onboarding o incorporación
Por último, pero no el menos importante, tenemos la sección sobre el proceso de incorporación. Para ello, es necesario establecer quién o quiénes serán los responsables de hacer el acompañamiento del trabajador.
Por ello, especifica todos los pasos a seguir o requisitos antes de que el nuevo ingreso comience a trabajar. Es decir, entrenamiento, entrega de equipos y materiales, presentación, y credenciales si son necesarias.
Reclutamiento con IA: cómo la inteligencia artificial transforma el manual en acción
Un manual de reclutamiento y selección establece el qué y el cómo. La inteligencia artificial se encarga de ejecutarlo más rápido, con menos fricciones y con mayor precisión. En 2026, integrar IA en el proceso de reclutamiento ya no es una ventaja diferencial: es un estándar que los equipos de RRHH más eficientes en México ya están adoptando.
Así es como el reclutamiento con inteligencia artificial impacta cada fase del manual:
Fase de publicación y atracción. La IA de Sesame HR genera descripciones de puesto optimizadas a partir de información básica del perfil, las publica de forma simultánea en múltiples canales y ajusta el tono del anuncio según el tipo de candidato que se busca. Lo que antes tomaba horas, se ejecuta en minutos.
Fase de aplicaciones y filtrado. Los sistemas de IA pueden analizar cientos de CVs en segundos, identificar los perfiles que mejor coinciden con los requisitos del manual y priorizar candidatos según criterios objetivos. Esto elimina el sesgo inconsciente en la preselección y libera tiempo del reclutador para enfocarse en las entrevistas.
Fase de entrevistas. Con herramientas de IA integradas en el ATS inteligente de Sesame HR, es posible programar entrevistas automáticamente, enviar recordatorios a candidatos y reclutadores, y centralizar las notas y evaluaciones de cada entrevistador en un mismo expediente digital.
Fase de seguimiento y comunicación. Uno de los puntos débiles de muchos procesos de reclutamiento es la comunicación con los candidatos que no avanzan. La IA automatiza los mensajes de notificación en cada etapa, mejorando la experiencia del candidato y protegiendo la reputación de la empresa como empleador.
Generación de reportes y mejora continua. La IA analiza los datos históricos del proceso: tiempo de cobertura por vacante, tasa de aceptación de ofertas, canales con mejor conversión, perfiles con mayor retención. Esta información permite actualizar el manual con base en evidencia real, no en suposiciones.
El resultado es un manual de reclutamiento que no queda guardado en un cajón, sino que se convierte en un proceso vivo, automatizado y medible. Los equipos que han integrado la IA en su flujo de selección reportan reducciones de hasta un 40% en el tiempo de cobertura de vacantes y una mejora significativa en la calidad de las contrataciones.
Usa Sesame HR para llevar tu manual de reclutamiento al siguiente nivel
Con los diez pasos definidos y la capa de inteligencia artificial integrada, el manual de reclutamiento y selección de personal deja de ser un documento estático para convertirse en un proceso automatizado y medible. Con Sesame HR puedes:
- Atraer candidatos y contratarlos bajo una misma plataforma digital basada en un ATS inteligente.
- Crear tu propia página de empleo y volcar la información de cada vacante de forma automática.
- Gestionar de forma centralizada toda la información del candidato y las etapas del proceso en tiempo real.
- Establecer notificaciones automáticas para todos los involucrados: reclutadores, managers y candidatos.
- Construir una base de datos de talento con perfiles de procesos anteriores, disponibles para futuras vacantes.
Recuerda que nada está escrito en piedra: el manual de reclutamiento y selección de personal debe revisarse y actualizarse periódicamente conforme cambian las necesidades del negocio, el mercado laboral y las herramientas disponibles.
Un manual que evoluciona con tu empresa
El mejor manual de reclutamiento es el que se aplica, se mide y se mejora. Si quieres ver cómo Sesame HR puede acompañar ese proceso, conoce más acerca de nuestra ATS inteligente y descubre todo lo que puedes automatizar desde el primer día
Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH
Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.
¿Necesitas ayuda?
Soy Anjolly Capponi, consultora de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
