Control de asistencia
Tipos de herramientas para hacer control de asistencia laboral
Descubre en el siguiente artículo, cuáles son las principales herramientas para realizar un buen control de asistencia laboral en la empresa.
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Anjolly Capponi
HR Consultant
23 de junio, 2026
Descubre cuáles son las principales herramientas para realizar un buen control de asistencia laboral en la empresa y cómo elegir la más adecuada para ti, en línea con la reducción de la jornada laboral a 40 horas en México.
Llevar un control de asistencia laboral no es solo una cuestión de disciplina interna: es una responsabilidad operativa y legal del área de RRHH. Sea cual sea el tamaño de tu organización, el registro de asistencia impacta directamente en la nómina, el cumplimiento de la LFT y la capacidad de la empresa para responder ante una inspección laboral.
Con la reforma que reduce la jornada a 40 horas semanales (vigente a partir del 1 de enero de 2027), la elección del sistema de control de asistencia se vuelve una decisión estratégica: necesitas una herramienta que pueda configurarse para aplicar el nuevo límite y calcular horas extra desde la hora 41.
En este artículo te explicamos los tipos de herramientas disponibles y cómo elegir el más adecuado.
¿Qué es el control de asistencia laboral?
El control de asistencia laboral es el conjunto de procedimientos y herramientas que utilizan las empresas para registrar y verificar la presencia de sus empleados durante su jornada laboral.
Su objetivo principal es asegurarse de que los trabajadores cumplan con los horarios establecidos, así como gestionar ausencias, permisos y tardanzas.
El control de asistencia incluye tanto el registro de entradas y salidas de los empleados como la gestión de las ausencias (por ejemplo, vacaciones, días de enfermedad, licencias, etc.). Las empresas pueden implementar diferentes métodos para llevar a cabo este control, tales como:
- Relojes de marcaje o tarjetas: Los empleados registran su entrada y salida con tarjetas o dispositivos de huella dactilar.
- Sistemas de software de gestión: Plataformas digitales que permiten el registro de asistencia en tiempo real, y pueden integrarse con otros sistemas como la nómina.
- Aplicaciones móviles: Utilizadas por trabajadores en campo o en teletrabajo, para registrar su asistencia desde cualquier lugar.
Es esencial para la gestión de nómina, ya que ayuda a calcular el salario de los empleados, garantizar el cumplimiento de las políticas laborales y evitar problemas de ausentismo o mal uso del tiempo laboral. Además, también puede influir en la productividad empresarial y desempeño de los equipos dentro de una empresa.
Beneficios de llevar el registro de entradas y salidas del personal
Llevar el control de las entradas y salidas de tu personal ayuda a fortalecer la disciplina de tu plantilla laboral y genera una cultura de trabajo basada en la transparencia, lo que mejora el desempeño laboral.
Además, la Ley Federal de Trabajo establece la duración de las jornadas laborales y las implicaciones si esta jornada no se cumple o, por el contrario, excede los tiempos máximos de trabajo. A partir de enero 2027, ese máximo será de 40 horas semanales: cualquier hora trabajada desde la hora 41 será considerada como tiempo extra con su correspondiente recargo. Sin un sistema de registro confiable, la empresa no puede demostrar cumplimiento ni auditar el dato.
Un sistema actualizado permite documentar el cumplimiento de la reforma durante el periodo de transición 2026, lo que reduce el riesgo ante reclamaciones de trabajadores o inspecciones de la STPS antes de que la norma entre en vigor. Si quieres saber más al respecto, descarga la infografía sobre auditorías de la STPS.
Llevar un control de asistencia laboral permite identificar si existen patrones de ausencias en los colaboradores para evaluarlos y atenderlos, reduciendo el ausentismo y mejorando la planificación operativa. También permite saber con qué cantidad de personal se cuenta en cada turno y tomar las medidas pertinentes para sacar adelante el trabajo.
Herramientas para llevar el control de asistencia laboral
Existen varias herramientas para llevar un control de asistencia laboral. La elección depende del tamaño de la empresa, la modalidad de trabajo (presencial, remoto o híbrido) y las obligaciones de compliance. Estas son las más comunes:
1. Sistemas de registro con huella dactilar o biometría
Estos sistemas permiten a los empleados registrar su asistencia mediante la huella dactilar, lo que garantiza que solo el trabajador registrado pueda marcar su entrada y salida.
Son altamente efectivos para prevenir fraudes y son muy utilizados en empresas que manejan grandes plantillas de empleados.
2. Relojes de control de asistencia (tarjetas)
Este sistema utiliza tarjetas de fichaje o tarjetas magnéticas. El empleado debe insertar su tarjeta en un lector de relojes de entrada y salida, registrando su hora exacta de ingreso y salida. Aunque más tradicional, sigue siendo una opción válida en muchas empresas.
3. Software de control de asistencia en la nube
Las plataformas en la nube permiten gestionar la asistencia de forma digital, con integración directa a nómina y generación de reportes en tiempo real. Son la opción más recomendada para empresas que necesitan prepararse para la reforma: pueden configurarse para aplicar el nuevo límite de 40 horas semanales automáticamente y calcular las horas extras desde la hora 41, generando el registro auditable que exige la LFT.
4. Aplicaciones móviles de control de asistencia
Con el aumento del trabajo remoto y en campo, muchas empresas implementan aplicaciones móviles que permiten a los empleados registrar su entrada y salida desde sus teléfonos móviles. Son ideales para equipos híbridos o con movilidad, y suelen integrarse con el software central de RRHH.
5. Sistemas de control de asistencia por código QR
Algunos sistemas permiten el registro de asistencia mediante la lectura de códigos QR. Los empleados escanean un código a la entrada y salida de sus jornadas laborales, y estos datos quedan registrados en un sistema centralizado. Son rápidos de implementar y útiles para operaciones con alta rotación de personal.
6. Tableros o planillas de control manual
Aunque más rudimentario, algunas empresas aún optan por mantener hojas de registro o planillas electrónicas en donde los empleados anotan sus horas de entrada y salida, así como las ausencias. Esto es más común en pequeñas empresas, pero implica alto riesgo de error humano y no permite la generación de reportes automáticos para auditorías de cumplimiento.
7. Sistemas integrados con ERP o software de gestión empresarial
Muchas grandes empresas optan por herramientas como SAP, Oracle o Microsoft Dynamics, que integran el control de asistencia dentro de un sistema más amplio de gestión de recursos humanos y nómina, permitiendo una gestión más automatizada y centralizada.
Además, muchas de estas opciones también permiten hacer un seguimiento de horas extras, vacaciones y permisos, lo que facilita aún más la gestión del tiempo y los costos laborales.
Cómo elegir la herramienta correcta para tu empresa
No existe una herramienta universal. La decisión depende de tres factores clave para el responsable de RRHH:
- Tamaño y estructura: Empresas de menos de 50 personas pueden funcionar bien con una app móvil o software en la nube básico; organizaciones de mas de 200 empleados necesitan integración con nómina y ERP.
- Modalidad de trabajo: Equipos 100% presenciales pueden optar por biometría o tarjetas; equipos híbridos o remotos requieren apps móviles o software en la nube con geolocalización opcional.
- Compliance y reforma laboral: Si tu empresa necesita prepararse para el límite de 40 horas de enero 2027, la herramienta debe poder configurar el nuevo umbral y generar reportes auditables por la STPS. Solo el software en la nube y los ERP integrados ofrecen este nivel de automatización y trazabilidad.
Una recomendación práctica: si tu sistema actual no puede ser configurado para aplicar el nuevo límite de jornada, 2026 es el momento de evaluar la migración. Esperar a enero 2027 significa operar sin cumplimiento desde el primer día.
La elección de la herramienta de control de asistencia es una decisión que impacta directamente en la operación diaria, la precisión de la nómina y la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones legales. Para el área de RRHH, no se trata solo de registrar entradas y salidas: se trata de contar con los datos correctos cuando se necesitan.
Si quieres saber qué herramienta se adapta mejor a tu empresa y cómo prepararla para la reforma de 40 horas, solicita una prueba gratuita de Sesame HR aquí.
Cristina Martin
Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH
Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.
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