Guía de horas extra completa para pago y control

27 de febrero, 2024

Cuando vamos en coche y se acaba la gasolina, debemos parar y agregar más combustible. Así mismo funciona el recurso humano. A veces, es necesario cargar más trabajo para conseguir las metas. Por eso, hoy te presentamos esta guía para control de horas extras.

Créenos, te será muy útil. En especial si cuentas más de 50, 300 ó incluso 500 colaboradores en tu plantilla.

Recuerda, una bolsa de horas extra bien administrada puede marcar la gran diferencia.

¿Qué son las horas extras?

¿Cuál es el combustible que mueve a nuestro personal? Existen muchos factores, desde el ambiente laboral hasta la realización personal.

Pero en definitiva, el factor de tiempo laborado en relación a una buena remuneración pueden ser el nitro que aumente la velocidad de nuestro coche.

Por lo anterior, una de las tareas más importantes del área de Recursos Humano es realizar el control de horas extras y laboradas. Esto incluye su pago.

De tal manera, nuestros colaboradores:

• Estarán siempre motivados y convencidos
• Apoyarán los objetivos de la organización, mientras se desarrollan como personas y profesionales.

Checa esta guía para control de horas extras, pues te ayudará a lograr un óptimo manejo.

Puntos básicos de la guía de horas extra

En nuestra guía de horas extra te explicaremos cómo funciona este tema. Aprenderás a diferenciar:

• La hora extra regular
• Hora extra doble
• La hora extra triple
• Además, conocerás las herramientas para realizar la gestión de pago y control de horas extraordinarias.

En México existen 3 tipos de jornada: diurna, nocturna y mixta. En la siguiente imagen puedes ver sus características:

Necesidad de la empresa

En momentos extraordinarios se requiere que el colaborador trabaje unas horas de más, aparte de las horas regulares trabajadas en la jornada. Estas horas reciben el nombre de horas extras.

A continuación, en nuestra guía de horas extra, te explicaremos cómo administrarlas.

Estas horas son ocasionales, ya que se van requiriendo según las necesidades de la empresa y la carga de las asignaciones. Además, son de aceptación voluntaria entre el colaborador y el patrón.

Horas extras en México

La base para crear esta guía de horas extra es, por supuesto, la Ley Federal del Trabajo. Según esta importante Ley, la jornada laboral en México puede extenderse en situaciones extraordinarias.

Sin embargo, un colaborador no puede exceder las tres horas diarias, ni tener horas extras más de tres veces en una semana:

• Por eso, las horas extraordinarias no deben pasar de 9 semanales. Sobre todo porque esto puede afectar, con el tiempo, la salud de tus colaboradores.

Si se hace un mal control de horas extras, puede conllevar al burnout del empleado y un bajo rendimiento.

¿Cómo se pagan las horas según la Ley Federal del Trabajo?

En esta guía de horas extra no solo te damos conceptos claros, sino que te explicamos procedimientos. Veamos:

Una vez identificado el tipo de jornada del colaborador, es necesario calcular el valor de las horas trabajadas. Así podrás conocer lo que cuestan.

En nuestro país, las horas extras son pagadas al doble de valor que una hora dentro del horario habitual. Esto qué significa:

Que si Alejandra, de nuestra área administrativa, gana 150 pesos por hora, entonces una hora extra de su trabajo será pagada a 300 pesos.

Además, una vez se sobrepasan las 9 horas extras a la semana (en casos extraordinarios), cada nueva hora será pagada al 200% de la hora regular. Esto qué quiere decir:

Que Alejandra ganaría 450 pesos por cada hora extra que invierta en terminar esa presentación clave, para la junta con nuevos inversionistas.

En casos de fuerza mayor

La Ley Federal del trabajo también plantea que se pueden usar horas extra en casos de fuerza mayor. Esto implica situaciones en las que corre peligro la vida del empleado o la existencia de la empresa.

En consecuencia, se podrán establecer las horas extras que sean necesarias, hasta resolver la situación.

Además, esta determinación de horas extra en casos de fuerza mayor no generará sanciones establecidas en la LFT. En tales situaciones, la gestión del capital humano debe cuidarse.

Tipos de horas extraordinarias

Como lo explicamos antes, de acuerdo a la cantidad de horas extras y su distribución diaria y semanal, este tiempo invertido cambia de valor.

En nuestra guía de horas extra, ahora vamos a precisar aspectos de los diferentes tipos de horas extraordinarias. Así, podrás:

• Realizar el control del tiempo laborado
• Establecer las incidencias en nóminas
• Facilitar el proceso de remuneración o compensación de las mismas.

Hora extra simple

Cuando la vida del colaborador, del patrón o la existencia de la empresa o sus instalaciones corren riesgo, se usan las horas extras.

Esto implica que se labore hasta que se neutralice el peligro. En este caso la hora extra simple tendrá el mismo valor que una hora ordinaria. Tenlo presente en tu control de horas extras.

Hora extra doble

Hace referencia a las horas extras realizadas porque la tarea o asignación no puede ser terminada en el horario normal de trabajo.

Estas horas no pueden pasar de 3 horas diarias, además de las 8 ó 7 (según la jornada). Estas horas son pagadas al 100% más, basada en el valor de la hora regular.

Para que puedas afianzar esta información y lleves un mejor control de horas extras, aquí va el ejemplo:

José Luis gana 100 pesos por hora. Además trabajó el martes pasado 3 horas extras, recibirá por cada hora extraordinaria 2 veces el valor de su hora regular, es decir: 200 pesos por hora.

Hora extra triple

¿Qué pasa si el colaborador agota las horas de su jornada laboral y además labora las 3 horas extras empleadas, durante 3 días (9 horas), y se necesita más labor? Ahí aparecen las horas extra triples.

Estas se pagan al 200% más de una hora regular.

Significa que en el caso de José Luis, cada hora extra triple tendrá un valor de 300 pesos.

No obligatorias

Es importante saber que las horas extras, exceptuando la hora extra simple, son de carácter voluntario. Es decir, como patrón no podrás obligar a tus empleados a hacer este tiempo extra. Deberá existir un acuerdo.

Así mismo, te recomendamos llevar un exhaustivo control de horas extras, ya que son costosas.

Al revisar el caso de José Luis podrás saber si su remuneración puede ser equivalente a contratar a un nuevo empleado:

Esto te permitirá tomar mejores decisiones, que en primer lugar cuiden la salud y bienestar de tu equipo humano. Pero también las finanzas de tu empresa.

Horas extras gravadas y exentas

Ya sabemos que las horas extras son más costosas. A esto debes sumarle el tema de los impuestos.

Te estarás preguntando: ¿cuáles horas son gravadas y cuáles exentas? No te preocupes, que nuestra guía de horas extra te lo explica.

Horas extras exentas

Según la Ley del Impuesto a la Renta (LISR), se explica que la obtención de ingresos adicionales a partir de horas extras, están sujetas a pagar Impuesto sobre la renta.

Sin embargo, en el artículo 93 se contemplan las excepciones para que sean ingresos no gravados. Veamos:

• Cuando las horas extras no exceden las 3 horas diarias y las 9 horas semanales. En este caso, las horas extras triples estarían gravadas, es decir, si se exceden las horas dobles.
• Cuando el trabajador gana $172.87 pesos diarios, que es el salario mínimo legal vigente en México para 2022.
• Y en el caso en el que la ganancia mensual no supera los  $5,255 pesos mensuales.

Horas extras gravadas

En México existen 2 modalidades en las que una hora extra puede estar gravada por el Impuesto sobre la Renta.:

La primera, cuando el salario de un empleado sobrepasa el salario mínimo. De esta manera, por hora extra se alcanza a gravar en un 50%.

La segunda situación hace referencia a las horas triples. Estas horas, como sabemos, son más costosas, porque incluso sobrepasan los límites de las horas extraordinarias. Estas se deberán gravar al 100%.

¿Qué es la bolsa de horas extra?

Son demasiadas excepciones para algo que debería ser muy sencillo, pero sabemos que estamos juntos en esto. Por eso, hemos creado esta guía de horas extra.

En consecuencia, la propuesta para no morir en el intento de control es la de incorporar, a tu gestión de Recursos Humanos, el concepto de bolsa de horas extra.

Definición y uso

La bolsa de horas extras es un banco de horas que se tienen ya pactadas, entre el empleador y el empleado:

Se usan según la necesidad. Esto permite que se prolongue la jornada laboral, sin sobrepasar el acuerdo, y acatando las indicaciones legales que te explicamos antes en esta guía de horas extra.

También, esta bolsa de horas te permitirá como patrón o encargado de Recursos Humanos hacer una mejor distribución de la jornada. De tal forma que el trabajo sea eficiente.

La abogada Laura Delgado lo explica de esta manera:

«Este sistema para control de horas extras permite computar las horas trabajadas y las no trabajadas, a lo largo del año.

Se van creando saldos positivos y negativos de horas por trabajador, que se compensan en el transcurso del tiempo; sin sobrepasar el límite de jornada anual correspondiente».

Laura Delgado de los Reyes, abogada

Control de horas extras: bolsa de horas

La bolsa de horas requiere un pacto expreso con el empleado. Al mismo tiempo, necesita unas reglas que faciliten su implementación.

Esto determinará también la legalidad del sistema. Para que la bolsa de horas funcione de acuerdo a la normatividad vigente en México, deben plantearse ciertas normas. Aquí algunas ideas:

• El límite de las horas laborables diarias no pueden exceder lo permitido por la Ley Federal del Trabajo.
• Sólo se deberán redistribuir el 10% de todas las horas por laborar al año.
• Se debe establecer un límite de tiempo para anunciar la redistribución de la jornada. Mínimo 5 días para el empleador y para el colaborador.

¿Cómo funcionaría la bolsa de horas en México?

La Ley Federal del Trabajo en México, al referirse al concepto de horario flexible, desarrolla el concepto de banco de horas como una modalidad de cumplimiento de la jornada laboral:

«Permite al trabajador, previo acuerdo con el patrón, elegir qué días y cuántas horas al día trabajar. A efecto de agotar, en los días que decida, las horas que trabajaría en una semana, conforme a la duración de su jornada».

Ley Federal del Trabajo – México

Explicación

Es decir: pensando en una jornada laboral de 48 horas, que se reparte de forma tradicional en 8 horas por 6 días laborales, con la bolsa de horas se podría organizar el cronograma de forma irregular.

Esto implicaría que José Luis podría trabajar un día 6 horas y al siguiente 10 horas. Así el tiempo laborado se adapta a las necesidades de la empresa.

Lo anterior implica una optimización de tiempo y recursos. Además, un efectivo control de horas extras.

De esta manera, nuestros colaboradores no asistirán al trabajo por cumplir la jornada, lo harán por la demanda de necesidades de la organización.

Beneficios de la bolsa de horas

Esta bolsa de horas trae grandes beneficios para los Recursos Humanos y la empresa, pero también para el empleado.

En relación a la compañía, notarás un aumento en la eficiencia de los procesos. Porque cada hora laborada será una hora efectiva y no tal vez una de estar en el escritorio revisando las redes sociales.

Así mismo, la cantidad de horas extra disminuye y con esto los altos costos, a menos que sean de verdad necesarias.

Además, para el empleado también trae ventajas. Jornadas laborales más flexibles o días libres de compensación para pasar tiempo de calidad en familia. Incluso que no se sientan en una rutina laboral tediosa.

¿Cómo gestionar la bolsa de horas extras?

Para realizar la gestión de la bolsa de horas extras deberás tener en cuenta lo siguiente:

• Conocer la jornada del empleado, sus asignaciones y el tiempo en el que será requerido para el cumplimiento de esta asignación.
• Hacer control de las horas efectivas laboradas y tener el acumulado de horas semanales y mensuales, contrastadas con el ítem anterior.
• Crear el sistema de jornadas y horarios, teniendo en cuenta: asignación, tiempo acordado de la jornada laboral y necesidades de la organización.

Hacer este trabajo desde Recursos Humanos y de forma manual es posible, si dispones de tiempo y personas. Sin embargo, entre más extensa la nómina más difícil será llevar un control exacto del tiempo laborado.

¿Cómo compensar las horas extras en la bolsa?

Al implementar esta modalidad de horas extras, una vez ajustado el 10 % del tiempo anual de trabajo, se empezarán a acumular las horas extras.

Sin embargo, la remuneración no es la única forma de realizar la compensación.

• Jornada reducida. Cuando las horas extras son reducidas de la jornada regular. Así tu colaborador asiste menos horas al trabajo algunos días.
• Días libres. Cuando se acumulan horas suficientes para ganar un día libre de labores, es momento de usar este tipo de compensación.
• Remuneración. Por último, el pago del tiempo extra es la opción más recurrente. Revisa el tipo de hora extra para realizar el cálculo correcto. Así tendrás clara la incidencia en nóminas y pagarás bien al empleado.

Funcionalidad de bolsa de horas en software

No queremos equivocarnos al manejar la bolsa de horas, ¿de acuerdo?

Por lo anterior, te sugerimos que explores un software que incluya la funcionalidad de bolsa de horas extra.

Solución

En Sesame HR contamos con bolsa para control de horas extras digital:

• Te permitirá mejorar la productividad de la empresa, por facilidad y ahorro de tiempo.
• Con nuestro software podrás agregar, en primer lugar, la jornada laboral específica para cada colaborador.

También, monitoreas en tiempo real las horas laboradas efectivas. Así, podrás jugar al ‘tetris’ y armar los horarios, jornadas y la asignación de tiempo.

Diferenciar los tipos de horas en el programa

Además de lo anterior, con Sesame HR podrás diferenciar horas extra, horas compensadas y la famosa hora extra triple, sin dificultad.

Incluso, se puede asignar las reglas para el pago de cada una, teniendo en cuenta lo establecido por la Ley Federal del trabajo en México.

También, Sesame HR contempla la creación de reportes, que desagregan las horas teóricas y las laboradas. Así identificas cuáles las asignaciones que consumen mayor tiempo, versus las que no. Y luego, implementar mejores decisiones.

Por lo anterior, te invitamos a probar una demostración gratuita del programa: ¡verás resultados inmediatos!

Beneficios de automatizar el pago y control de horas

En esta guía de horas extra ya exploramos al detalle todos los aspectos a tener en cuenta, para llevar el control de horas extras y el pago de las mismas.

Conocimos la modalidad de bolsa de horas para volver flexibles las jornadas. Además, advertimos la dificultad que tiene este trabajo, si se hace a través de hojas de cálculo o de forma manual.

Por esta razón, sabemos que necesitas la ayuda de un software de automatización que te agilice los procesos. Un programa que haga que las nuevas jornadas que has implementado de teletrabajo, por ejemplo, funcionen mejor.

Mejorar y facilitar la gestión de bolsa de horas extra

Los tiempos han cambiado. Así, el buen rendimiento de un empleado ya no depende de las horas en las que está sentado en su escritorio. Ahora, tiene que ver con el nivel de avance y cumplimiento en la tarea asignada.

Entonces, con Sesame HR podrás llevar el control exacto y personalizado de cada colaborador.

Gracias a lo anterior, tendrás un cronograma en tiempo real y actualizado, con:

• Horas laboradas efectivas
• Solicitudes de compensatorios
• Cambios de horarios
• Costo de cada hora extra, según su tipología.

Tecnología digital que favorece la productivad

En consecuencia, la gestión que realices se enfocará en la productividad de tu empresa y el bienestar de tu equipo. La mejor combinación para alcanzar objetivos corporativos. Tal como te lo hemos explicado en esta guía de horas extra.

Esperamos haberte ayudado con toda esta información. Además, te animamos a pedir tu demo gratuita de Sesame HR.