Gesti贸n de equipos
Qu茅 es un portal del empleado, funciones y objetivos
El portal del empleado es una herramienta que mejora la comunicaci贸n interna en las empresas. Si quieres saber m谩s, lee el art铆culo.
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Estrella Ponce de Leo虂n
HR Consultant
6 de septiembre, 2024
Un portal del empleado es una herramienta que facilita la comunicaci贸n interna en las organizaciones. Otro de sus beneficios es la 贸ptima administraci贸n del recurso humano.
Permite digitalizar las relaciones entre los empleados y la empresa garantizando una comunicaci贸n fluida. As铆, el portal del empleado es una manera diferente de gestionar la informaci贸n adaptada a los medios actuales de comunicaci贸n.
驴Quieres saber m谩s sobre los portales del empleado? Te invitamos a seguir leyendo para conocer m谩s acerca de este asunto.
驴Para qu茅 sirve un portal del empleado?
Un portal del empleado es una herramienta de gesti贸n de Recursos Humanos que se utiliza para proporcionar a los empleados acceso a informaci贸n y funciones relevantes a su empleo.
Algunos de los beneficios de un portal del empleado son:
- Acceso a informaci贸n personal:
- N贸mina.
- D铆as de vacaciones y permisos.
- Historial de salario.
- Informaci贸n de contacto.
- Otra informaci贸n personal importante.
- Gesti贸n de n贸mina: los colaboradores pueden revisar y descargar sus recibos de pago y hacer ajustes a su informaci贸n fiscal.
- Comunicaci贸n: el portal del empleado puede facilitar la comunicaci贸n entre los colaboradores y los departamentos de RRHH.
- Gesti贸n de beneficios: los colaboradores pueden acceder a informaci贸n sobre beneficios como seguros m茅dicos, planes de pensiones, descuentos y recompensas, y otros programas de bienestar.
- Formaci贸n y desarrollo: pueden acceder a recursos de formaci贸n y desarrollo como v铆deos, art铆culos, manuales, y otros materiales que ayudan a mejorar habilidades y conocimientos.
Problemas en la gesti贸n de RRHH
La direcci贸n del 谩rea de Claudia se top贸 con el gran reto de la contingencia sanitaria del 2020. Primero, el tener que parar operaciones y mantener al equipo comunicado.
Despu茅s, el regreso paulatino con medidas sanitarias. Y por 煤ltimo, el adecuar todo al home office.
Para Claudia y su equipo, el principal reto fue mantener la comunicaci贸n corporativa y el control del trabajo. Se implement贸 software que permit铆a la telecomunicaci贸n para las reuniones a distancia.
Tambi茅n se busc贸 la manera de agilizar los procesos en los diferentes equipos.
Por si el reto de la pandemia no fue suficiente, en marzo del 2021 surgi贸 una nueva complicaci贸n. Justo al inicio del mes, una descarga el茅ctrica afect贸 la memoria de un servidor que manten铆a informaci贸n de la empresa.
En dicho deterioro, el equipo de recursos humanos perdi贸 informaci贸n de una tercera parte de los expedientes de los colaboradores.
Una noche despu茅s de una larga jornada, Claudia sali贸 con unos amigos a tomar una copa para desestresarse.
Tras o铆r esta historia, uno de sus amigos de Claudia le recomend贸 buscar un software de recursos humanos. En espec铆fico le recomend贸 implementar un portal para colaboradores.
Portal del empleado y comunicaci贸n interna
Claudia hizo la b煤squeda entre diferente software hasta que encontr贸 el adecuado para su empresa. Lo que descubri贸 fue que muchas de sus estrategias se potenciaron ante la ejecuci贸n del portal del empleado.
El portal para colaboradores ha llegado para mejorar la comunicaci贸n de los empleados con diferentes 谩reas de la empresa.
Implementarla tambi茅n ayuda a recuperar el control y la comunicaci贸n con las personas que teletrabajan o laboran en modalidad h铆brida.
En primer lugar, el uso de este software de recursos humanos permiti贸 a los trabajadores checar las entradas y salidas. 驴La ventaja? Que lo pueden hacer desde cualquier ubicaci贸n. As铆 pues, ya no era necesario el uso de biom茅tricos.
Tambi茅n permiti贸 que los colaboradores gestionaran la solicitud de vacaciones, permisos o simplemente comunicarse con sus jefes.
Todo esto, a trav茅s de la plataforma con formatos digitales. Esto elimin贸 los errores y omisiones humanas.
Tareas a realizar con un software de RRHH
Por otro lado se reactiv贸 el reparto del bolet铆n interno con una distribuci贸n digital. Lo mismo pas贸 con el buz贸n de sugerencias, permitiendo a los empleados emitir una opini贸n en cualquier momento.
Adopt贸 nuevas pr谩cticas como el enviar de manera electr贸nica copia del contrato de trabajo a todos los colaboradores nuevos.
Tambi茅n implement贸 encuestas laborales para los empleados reci茅n ingresados. Esta es una manera de ir conociendo su sentir y su percepci贸n en sus primeros d铆as de trabajo.
Otro de los beneficios fue la gesti贸n de documentos y de informaci贸n del personal en la nube. Esto le dio mayor seguridad para evitar un problema m谩s como el de marzo del 2021.
La historia de Claudia es real. Y quiz谩, en alg煤n momento de la misma te hayas sentido identificado. Un portal de empleado puede ayudarte en tu gesti贸n de recursos humanos.
驴C贸mo saber si tu empresa necesita un portal del empleado?
Un portal para colaboradores optimiza cualquier labor del equipo de recursos humanos.
Sin embargo, existen algunos indicadores puntuales que reflejan la necesidad de implementarlo:
- Burocracia en los procesos: sucede si los tr谩mites internos requieren mucho papeleo o existe tardanza en la respuesta a las solicitudes.
- Alto uso de recursos como tiempo y dinero en acciones aisladas que no permiten enfocarse en objetivos m谩s estrat茅gicos.
- Falta de comunicaci贸n entre los colaboradores o los responsables de los equipos y sus miembros.
- Base de datos de empleados no actualizadas o con riesgos en su almacenaje.
- Lentitud en la toma de decisiones por falta de informaci贸n o de actualizaci贸n de la misma.
Ventajas de contar con un portal del empleado
Es entendible que automatizar y digitalizar estos procesos revoluciona cualquier 谩rea de trabajo.
Esto aporta grandes beneficios al 谩rea de recursos humanos. 驴Cu谩les? Automatizar sus procesos para enfocar al equipo en tareas m谩s estrat茅gicas como la gesti贸n del talento.
Algunas de las funciones que puedes ganar con un portal de empleado son:
Simplificaci贸n de la gesti贸n documental
Este tipo de software de recursos humanos reduce las cargas administrativas de los departamentos de RRHH.
Seg煤n el tipo de herramienta seleccionada se puede:
- Disminuir el trabajo.
- Reducir el papeleo para ahorrar tiempo.
- Canalizar el tiempo en actividades estrat茅gicas.
Un canal de comunicaci贸n bidireccional
Estos medios mejoran la comunicaci贸n laboral agilizando la informaci贸n generada entre la empresa y los trabajadores.
La gran ventaja es que este medio es bidireccional. 驴Qu茅 quiere decir esto? Que la comunicaci贸n fluye en ambas v铆as.
Estandarizaci贸n de procesos
Es com煤n que existan m谩s de dos versiones en que la gente realiza las actividades. Al automatizar los procesos se estandarizan optimizando el tiempo de todos.
Mantener el control
Contar con un canal de comunicaci贸n multi v铆a permite estar informado de las actividades de los colaboradores. 驴La parte positiva? Que se puede hacer desde cualquier ubicaci贸n.
Cada persona podr谩 saber si alguien se encuentra dentro de su jornada laboral.
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Mayor seguridad de los datos almacenados
Al mantenerse en la nube, el portal de empleado es la soluci贸n para reducir el riesgo de p茅rdida de datos.
No s贸lo se trata de respaldar la informaci贸n en la nube, sino que tambi茅n se expongan a ojos ajenos. Estas plataformas permiten controlar los accesos a los diferentes tipos de documentos.
Mejora la experiencia del empleado
Este tipo de programas aportan una mayor autonom铆a a tus colaboradores. Por ejemplo, ya no ser谩 necesario que un supervisor le solicite informaci贸n por cada periodo.
De esta manera, la herramienta se encarga de enviar recordatorios frecuentes.
Tambi茅n puede tener acceso a informaci贸n personal de manera m谩s 谩gil:
- Tr谩mites como la solicitud de vacaciones.
- Constancias laborales.
- Recibos de n贸mina.
Esto aporta una sensaci贸n de confianza y compromiso al colaborador. Pero, 驴c贸mo lograr esta situaci贸n? Permitiendo a los empleados gestionar su informaci贸n y tr谩mites de manera aut贸noma.
Ahora que conoces lo que es un portal de empleado y sus principales funciones, te toca decidir si implementar谩s una plataforma de este tipo.
El software de portal del empleado de Sesame HR
Te invitamos a conocer y comparar Sesame HR. Con esta plataforma podr谩s obtener todos los beneficios mencionados en este art铆culo.
Este software es f谩cil de usar gracias a sus interfaces intuitivas y a sus distintas opciones de accesibilidad.
Los empleados tambi茅n pueden comunicarse desde cualquier espacio a trav茅s de la aplicaci贸n m贸vil. Adem谩s, maneja un sistema de permisos para gestionar a cada colaborador.
Sesame HR permite tanto guardar como gestionar la informaci贸n en la nube. Tambi茅n se puede solicitar la firma digital a los colaboradores para diferentes documentos como contratos o permisos.
驴Te sirvi贸 esta informaci贸n? Esperamos que s铆. Para conocer m谩s sobre software de recursos humanos, plantillas o gu铆as 煤tiles, contin煤a en nuestra secci贸n de recursos.
Profesional de 饾悋饾悜 con experiencia dedicado a fomentar 饾悳饾惃饾惁饾惍饾惂饾悽饾悵饾悮饾悵饾悶饾惉 饾悳饾惃饾惀饾悮饾悰饾惃饾惈饾悮饾惌饾悽饾惎饾悮饾惉 fuertes entre l铆deres de RRHH. Como fundador del 饾悋饾悜 饾悅饾惀饾惍饾悰 y la 饾悋饾悜 饾悅饾惃饾惁饾惁饾惍饾惂饾悽饾惌饾惒, utilizo mis m谩s de 15 a帽os de experiencia para mejorar el panorama profesional de los l铆deres de RRHH.
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