Fundamento legal de la nómina en México

31 de agosto, 2023

Cualquier persona que realiza un trabajo un México, tiene derecho a recibir una remuneración por sus servicios ofrecidos. ¿Cómo se realiza el pago? En una empresa este proceso se realizar por medio de lo que se conoce como pago de nómina. En este artículo te explicamos qué dice el fundamento legal de la nómina.

La nómina es un registro financiero donde una empresa o compañía registra los salarios otorgados a sus empleados, así como sus bonificaciones y deducciones. Según el artículo 84 de la Ley Federal del Trabajo, es obligación de la empresa contar con este documento.

¿Cuál es el fundamento legal de la nómina sujeta a su pago?

Cuando un patrón no cumple con los pagos a tiempo de nómina a empleados, puede ser sujeto a una revisión o sanción por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Por esta razón, el departamento de recursos humanos debe ser muy cuidadoso al determinar cuánto recibirá cada empleado, así como los impuestos y deducciones que se descontarán de su salario.

En este artículo ponemos a tu disposición el fundamento legal de la nómina y que debes cumplir para otorgar un correcto pago a tus empleados. Esta información se basa en las legislaciones que involucra el pago de la nómina en México.

Para realizar el pago de nómina, el representante de RH deberá apegarse a las distintas leyes vigentes en el país, por ejemplo:

Ley Federal del Trabajo

Esta ley establece los derechos y obligaciones que tiene tanto los trabajadores como sus patrones. En ella se explican los siguientes datos:

• Cómo se integra un salario.
• Cuál debe ser el salario mínimo que puede recibir un trabajador.
• Cuántos días de aguinaldo se le otorga a un empleado.
• Los días de descanso obligatorio.
• La prima vacacional.
• La prima dominical.
• Qué conceptos se deben pagar cuando se despide a un empleado.
• En caso de no cumplir con lo que dicta la ley, las sanciones a las que se haría acreedor.

Ley del Seguro Social

El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) tiene como objetivo brindar atención médica a los trabajadores. El IMSS ofrece los seguros por riesgo de trabajo, enfermedades y maternidad, guarderías y prestaciones sociales, invalidez y vida, retiro, y cesantía en edad avanzada.

Por esta razón, el artículo 15 de la Ley del Seguro Social establece las obligaciones que uno como patrón tiene con los empleados.

En este artículo se especifica que todo empleador está obligado a registrar e inscribir a sus trabajadores en el IMSS. También establece que se deben registrar todas las modificaciones que se realicen a los salarios, incluyendo las altas y bajas. Por otro lado, también explica cómo se deben llevar a cabo los registros de nómina.

La ley de seguro social también establece que usted, como compañía, debe de guardar registro de este pago por al menos 5 años.

INFONAVIT

El Instituto Nacional de la Vivienda para los trabajadores, INFONAVIT, tiene como objetivo brindar a los empleados, créditos que les permitan adquirir una vivienda.

Para que los trabajadores tengan acceso a estos préstamos, tienen que estar inscritos al INFONAVIT, por lo que en los artículos 97 y 110 de la Ley Federal del Trabajo establece que los patrones están obligados a pagar a esta institución un 5% del salario base de cada empleado.

Cuando un trabajador adquiere un préstamo INFONAVIT, el pago del crédito se descontará de su nómina, ya sea mediante un porcentaje de su salario o a través de una cuota fija mensual.

Para poder hacer deducibles las nóminas y los impuestos relativos, es de suma importancia que el patrón cumpla los requisitos estipulados en las diferentes leyes.

Código Fiscal de la Federación

El código fiscal de la federación establece las obligaciones que tenemos por realizar una actividad económica, es decir, establece los impuestos federales que debemos de contribuir al gobierno.

En este documento habla sobre el impuesto sobre nómina, el cual dicta que el patrón o el empresario a cargo de los trabajadores, tiene la obligación de calcular la nómina pagar los impuestos federales (ISR, IMSS, INFONAVIT) y también los impuestos locales.

Únicamente los trabajadores que generen un ingreso mayor a 400 mil pesos deben presentar una declaración anual.

¿Qué deducciones para el pago de nómina debe hacer el área de Recursos Humanos?

Deducciones legales

El artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo establece todas las deducciones marcadas por ley y que pueden hacerse en la nómina. Para realizar estas deducciones es necesario la autorización de los trabajadores y los motivos por las que se pueden realizar son por:

• Pago de una deuda a la empresa
• Pago del INFONAVIT
• Cajas de ahorro
• Cuotas sindicales
• Fondo de retiro
• Impuesto sobre la renta
• Cuota del seguro social

¿Qué documentos son necesarios según el fundamento legal de la nómina?

CFDI de Nómina

El CFDI de Nómina es una factura electrónica ejerce como un comprobante digital de del pago a un trabajador. El artículo 94 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR), establece que el patrón tiene la obligación de expedir una factura o CFDI de nómina por la actividad laboral de un empleado, esto con el objetivo de formalizar la relación comercial.

Los recibos de CFDI de nómina pueden usarse para la deducción de impuestos de una empresa.

Formato

El formato de la nómina está regido por el Código Fiscal de la Federación, en él se establece la forma en que se debe estructurar el contenido que debe de tener la nómina para que sea considerado como un comprobante fiscal. El contenido de la nómina debe incluir:

• Datos de la empresa y el trabajador
• Periodo al que corresponde el pago de la nómina
• La retribución bruta al trabajador, incluyendo las deducciones hechas al salario bruto
• Cantidad monetaria por percibir
• Lugar de emisión, firma y sello por la empresa y trabajador

Para que usted pueda hacer deducibles sus nóminas y los impuestos, es de suma importancia que cumpla con los requisitos estipulados en las diferentes leyes que se establecen en este artículo.

¿Qué pasa si no cumples las leyes en la nómina?

Las consecuencias de no cumplir las leyes de nómina en México pueden ser graves, tanto para el empleador como para el empleado.

Para el empleador, las consecuencias pueden incluir:

• Multas e infracciones. La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) puede imponer multas por incumplimiento de las leyes de nómina, que pueden ir desde los 20 hasta los 350 salarios mínimos (desde 1,600 pesos hasta 28,014 pesos), dependiendo de la norma que haya sido violada por el empleador.
• Demandas laborales. Los empleados pueden demandar a sus empleadores por incumplimiento de las leyes de nómina. En caso de ganar la demanda, los empleados pueden recibir una indemnización, que puede incluir salarios caídos, pago de prestaciones y daños morales.
• Daño a la reputación. El incumplimiento de las leyes de nómina puede dañar la reputación de un empleador, lo que puede dificultarle la contratación de nuevos empleados y la retención de los empleados actuales.

Para el empleado, las consecuencias de no cumplir las leyes de nómina pueden incluir:

• Falta de pago de salarios. El empleador puede no pagar los salarios completos o a tiempo, lo que puede causar dificultades económicas para el empleado.
• Falta de pago de prestaciones. El empleador puede no pagar las prestaciones laborales, como el aguinaldo, las vacaciones y la prima vacacional.
• Riesgos laborales. El empleador puede no cumplir con las normas de seguridad e higiene en el trabajo, lo que puede exponer al empleado a riesgos laborales.

Conclusión

El departamento de recursos humanos debe estar atento a las leyes aplicables en el territorio mexicano para poder llevar a cabo el correcto pago de nómina de sus empleados.

Una correcta gestión, les permitirá evitar problemas con la autoridad mexicana. Si incumples con cualquier ley, serás acreedor a multas que afectarán a tu organización.