Base de datos de recursos humanos: créala con Sesame HR

16 de junio, 2023

Las empresas que generan una base de datos de recursos humanos son más rentables al ejecutar las funciones de RRHH.

Esto es porque la base de datos de empleados permite conservar la información de los trabajadores, organizada y centralizada en un espacio.

¿Quieres conocer a detalle los beneficios de contar con una base de datos de recursos humanos?, ¿quieres saber cómo la puedes implementar? En este artículo, podrás encontrar las respuestas a estas preguntas.

¿Qué es una base de datos de recursos humanos?

Una base de datos de los empleados es un repositorio donde se archivan todos los datos y documentos, que forman parte de la ficha personal de cada trabajador.

Para definir qué información debe ser parte de las bases de datos, se debe tomar en cuenta la razón por la cual se están elaborando. Este paso es básico para la estructura.

Por lo general, incluye categorías, que son grupos de datos asociados por cierta temática.

Suele incluirse una categoría para los datos personales, otra para los laborales y una más para documentos legales.

Lo ideal es contar con un histórico de datos. Esta función es más fácil de gestionar cuando se adopta una herramienta digital, ya que se automatiza la actividad.

¿Qué debe contener una base de datos de empleados?

Una base de datos de recursos humanos generalmente contiene información relevante y actualizada sobre cada empleado en una organización.

A continuación, se enumeran los elementos clave que suelen estar presentes en una base de datos de empleados:

1. Información personal:
   • Nombre completo del empleado
   • Fecha de nacimiento
   • Género
   • Estado civil
   • Dirección de residencia
   • Número de teléfono
   • Dirección de correo electrónico
2. Información de contacto de emergencia:
   • Nombre del contacto de emergencia
   • Relación con el empleado
   • Número de teléfono de contacto de emergencia
3. Información laboral:
   • Fecha de contratación
   • Cargo o puesto actual
   • Departamento o área de trabajo
   • Número de identificación del empleado (por ejemplo, RUT en Chile)
   • Número de seguridad social o seguro social
4. Información de compensación:
   • Salario o sueldo
   • Beneficios adicionales (bonificaciones, comisiones, etc.)
   • Detalles de la cuenta bancaria para el depósito de nómina
5. Historial de empleo:
   • Puestos anteriores dentro de la organización
   • Fechas de inicio y fin de cada puesto
   • Descripción de las responsabilidades y logros en cada puesto anterior
6. Información de formación y educación:
   • Nivel educativo alcanzado
   • Títulos académicos obtenidos
   • Certificaciones o cursos relevantes
7. Información de desarrollo profesional:
   • Capacitaciones recibidas
   • Programas de desarrollo profesional en los que ha participado
8. Evaluaciones de desempeño:
   • Resultados de evaluaciones periódicas del desempeño
   • Retroalimentación y comentarios proporcionados por los supervisores
9. Información de permisos y licencias:
   • Licencias especiales (maternidad/paternidad, estudios, etc.)
   • Permisos médicos o de salud
10. Documentación legal:
    • Copia del contrato de trabajo
    • Copia de la cédula de identidad o pasaporte
    • Otros documentos legales requeridos (por ejemplo, visa de trabajo)

Es importante destacar que la gestión de datos personales debe cumplir con las leyes y regulaciones de protección de datos vigentes en México.

Sesame HR: software ideal para tu base de datos de recursos humanos

Un software especializado en Recursos Humanos se puede gestionar tanto en el diseño como el mantenimiento de tu base de datos de los empleados.

Sesame HR es una aplicación que te ayudará a elaborar la base de datos de manera fácil y rápida.

Además, al tratarse de un software integral, Sesame HR te permitirá hacer más eficientes tus procesos de Recursos Humanos, unificando toda la información en una sola plataforma.

Para poder explicarte las funciones que tiene la aplicación, iremos detallando su funcionamiento, a partir de las necesidades específicas que pueden tener los departamentos de Recursos Humanos.

¿Cómo digitalizar la base de datos de recursos humanos?

María es la responsable del área de RR. HH. de su empresa, donde laboran más de 200 colaboradores. Ha escuchado acerca de las bondades de contar con un software de Recursos Humanos y ha decidido implementar Sesame HR, considerándolo como la mejor opción para su organización.

De entrada, ella ya tenía una base de datos de recursos humanos armada en una hoja de cálculo. Sus primeras inquietudes eran el tener que capturar registro por registro de todos los colaboradores.

Pero, la primera grata sorpresa fue que Sesame HR le permitió personalizar los campos que podía subir. Es decir, ella decidió qué campos eran relevantes para su base de datos.

Así, definió las categorías de datos personales, laborales y otros datos. Además, el sistema le permitió subir todos sus datos de manera masiva.

Otra funcionalidad que se le hizo interesante a María fue que pudo digitalizar todos los documentos de los trabajadores.

Alta de nuevos empleados

Una vez que empezó a trabajar con Sesame HR, María descubrió la facilidad con que se pueden dar de alta nuevos trabajadores.

De uno en uno, se introducen los datos de las nuevas posiciones y las fotografías de las personas. De esta manera, se pueden consultar sus datos con facilidad.

María también subió a la plataforma el organigrama de la empresa. De esta manera, pudo obtener en un tablero digital una representación visual de la estructura organizacional.

El gerente de Operaciones llamó a María para solicitar los datos de contacto de una persona, que había entrado al departamento de corte.

María pudo hacer la búsqueda, filtrando por departamento y luego dando clic al nombre de la persona, para tener acceso inmediato a sus datos.

También, un supervisor llamó a María porque había visto a una persona que no ubicaba en un área restringida. Como sólo tenía el dato del puesto que ocupaba, hicieron el filtro de la búsqueda por ese dato.

Encontraron a la persona y pudieron ver al jefe inmediato de la persona, su puesto, departamento y centro de trabajo.

Con ello, pudieron identificar cuál era su rol y saber que sí podía estar en aquella zona restringida.

La database y la salida de trabajadores

Con la operación del día a día, a María se le presentó el primer caso de una persona que renunció a la empresa. ¿Qué iba a pasar con su base de datos para mantenerla actualizada?

Descubrió que Sesame HR le permite deshabilitar usuarios o eliminarlos. Al seleccionar la primera opción, observó que los datos permanecían en la base de datos pero no se consideraban como activos.

La opción más radical es la de eliminación, ya que el registro junto con todos los datos del trabajador se borraban.

Combinación con el registro de jornada laboral

Como hemos dicho, Sesame HR permite gestionar diversas funciones de Recursos Humanos. Una de ellas es el registro de entradas y salidas de la jornada laboral.

Antes de la adopción de la aplicación, María pasaba varias horas de trabajo generando un reporte para los gerentes operativos. Así les informaba de las horas laboradas por cada trabajador.

También, tenía que reportar las ausencias y las horas extra. Este reporte servía para la generación de la nómina.

Pero con Sesame HR, la tarea se hizo más rápida y simple. En una pestaña llamada fichajes, María ahora puede ver los registros de entrada y salida de cada trabajador.

Los puede analizar por día, semana o mes. También, puede seleccionar el periodo de tiempo a visualizar.

Otras facilidades de la app

Sesame HR permite generar el registro desde cualquier ubicación, la información estaba disponible.

El gerente lo encontró muy útil, porque no sólo pudo saber quiénes habían hecho el registro en días pasados. Además, María le pudo mostrar en tiempo real quiénes se encontraban laborando en dicho momento.

En consecuencia, este jefe administrativo estaba contento del desempeño laboral de sus colaboradores. Así es que les mandó un mensaje de felicitación por la plataforma, a través del sistema de notificaciones.

El mensaje llegó en el momento y causó una excelente impresión en el personal. Fue un aporte al clima laboral.

La función de People Analytics de Sesame HR

Sesame HR cuenta con una poderosa herramienta de análisis digital llamada People Analytics. Con esta función configurada con poderosos algoritmos, la plataforma tiene la capacidad de analizar grandes cantidades de datos.

Gracias a estos análisis, People Analytics puede detectar tendencias, comportamientos y patrones.

Esta función la empleó María partiendo de su base de datos de recursos humanos, combinándola con los resultados que obtuvo de una encuesta. Esta encuesta también la realizó con la ayuda de Sesame HR.

Con dicha información pudo detectar cierto descontento en el área de empaques, ya que se habían aplicado algunas modificaciones que no gustaron al equipo.

Informes a partir de la base de datos de recursos humanos

Otro beneficio que ganaron María y su equipo es que los informes que preparaban para su reuniones de resultados ahora se realizan de modo automático.

También encontraron una gran versatilidad, ya que los informes de RRHH son modulares y se pueden personalizar, con los indicadores que más le interesen a la empresa.

Con ello, también pudieron generar informes para auditorías internas, información de las horas laboradas para calcular la nómina, y para el registro de bonos de puntualidad y cumplimiento de objetivos.

Así como la historia de María, tu empresa también puede generar ahorros y volverse más productiva. Te invitamos a solicitar una demo gratuita de Sesame HR.

Así verás a detalle cómo puedes beneficiarte de gestionar tu base de datos de recursos humanos con este gran software.