Guía de comunicación interna para la organización

31 de octubre, 2022

Para administrar de manera efectiva cualquier organización, es recomendable contar con una guía de comunicación interna.

No sólo se trata de asegurar que tus colaboradores estén informados en todo momento. Sino también que una guía de comunicación interna ayuda a promover un buen ambiente laboral y a integrar a los equipos. Al final, esto repercute de manera positiva en los resultados.

Del mismo modo que es necesario mantener la comunicación con nuestros clientes externos, es vital facilitar el contacto con los clientes internos. Esto solo se logra con buenas herramientas de comunicación dentro de la empresa.

Es importante implicar a los trabajadores en este proceso. Y nada funciona mejor que hacerlos sentir parte del proceso y del objetivo para alcanzar los resultados. Veamos a continuación, paso a paso, cómo podemos crear nuestra guía de comunicación interna.

Qué es la guía de comunicación interna de una organización

La guía de comunicación interna de una empresa es un documento que ayuda a planificar y dar seguimiento a todas las acciones comunicativas de una empresa. Esta herramienta es una especie de ruta que nos mantiene en el camino para alcanzar nuestros objetivos.

Para una adecuada gestión de la comunicación se deben establecer los objetivos, estrategias y métricas. De esta manera, los colaboradores pueden saber lo que se espera de ellos y así alcanzar sus metas, tanto personales como colectivas.

La guía de comunicación interna debe incluir todo lo que se quiere y debe decir, pero también aquellos aspectos que no se dicen. Debe ser muy específico para indicar:

• Cuáles serán los momentos en que nos comunicaremos con los colaboradores.
• Cuáles son los mejores medios para hacerlo.
• Qué acciones deben llevarse a cabo.
• Qué tipo de lenguaje y tono debe emplearse.
• Cuáles son los objetivos que se pretenden alcanzar.

Metas de la comunicación interna

Cualquier herramienta para la comunicación interna tiene como objetivo:

proporcionar a los colaboradores y a los equipos de trabajo los medios necesarios, para mantener el contacto con los demás miembros de la organización. Por ello es que recurrimos a una guía de comunicación interna, para mantener la unidad y el enfoque de dichas acciones.

Según un informe publicado por Microsoft, se ha calculado que el 65% de los empleados mexicanos sienten que en sus organizaciones falta comunicación interna.

Por lo anterior, un plan nos ayudará a visualizar de manera ordenada y estratégica nuestros esfuerzos de comunicación corporativa hacia el público interno. También, sirve para determinar todos los recursos necesarios, tanto humanos como materiales, para mantener informados a los colaboradores.

Algunos de los tantos beneficios que aporta una guía de comunicación interna empresarial:

Ayuda a unificar los mensajes

Dado que se anticipan las necesidades de comunicación, se logra dar coherencia a los mensajes. De esta manera, todas las personas reciben la misma información, evitando malos entendidos.

Fortalece las relaciones internas

Las personas que participan en la empresa se pueden relacionar de mejor manera y esto genera un clima organizacional favorable. Se genera confianza para resolver dudas y generar opiniones. De esta manera también se fomenta la participación y la creatividad.

Crea comunidad

Gracias al fomento de las relaciones entre los colaboradores, las personas se identifican con la organización. Además, el escucharlas y tomarlas en cuenta genera orgullo y lealtad hacia la misma.

Nutre a la empresa con la experiencia y puntos de vista de cada trabajador

El intercambio de ideas hace que la solución a los problemas sea más ágil. No sólo eso, las soluciones generadas son más elaboradas y creativas.

Permite implementar políticas amigables con el capital humano

Al establecer una comunicación en dos vías, se puede conocer la opinión de los colaboradores. Haciendo caso a ello, se pueden implementar políticas que vayan acorde a las necesidades y gustos de tu equipo de trabajo.

En otras palabras, ayuda a optimizar la gestión del talento humano.

Motiva al mejor desempeño de las personas

Todos los aspectos antes mencionados generan un mejor ambiente de trabajo. Ello invita a las personas a brindar su mayor esfuerzo, lo que se traduce en un incremento de la productividad.

Cómo optimizar la guía de comunicación interna

Como lo hemos venido mencionando, contar con una guía de comunicación interna es el primer paso para mejorar la gestión de la comunicación.

Pero el segundo paso, igual de importante, es implementar la misma. No podemos carecer de un plan porque las acciones no estarían integradas. Pero tampoco sirve el contar con una gran guía y luego no ponerla en práctica.

Contar con un plan de comunicación interna

Todas las acciones que se quieran implementar para mejorar la comunicación interna en tu organización deben integrarse en una guía. El fin de integrar las acciones es lograr enfocarlas hacia los mismos objetivos y lograr sinergias en su aplicación.

Por ello es indispensable que la alta dirección muestre un compromiso activo con la comunicación interna. Es necesario que se muestren respetuosos de las opiniones y abiertos a la escucha.

¿Qué acciones ayudan a mejorar la comunicación interna?

Vamos a observar las acciones principales que mejoran aspectos de la comunicación organizacional interna.

Determina el tipo de mensajes a comunicar

A manera de facilitar la estrategia de comunicación, es necesario establecer el tipo de mensajes que se desea emitir a los colaboradores. Esto requiere tiempo de planeación, porque es complicado definir la información a transmitir, receptores, tiempos e incluso creatividad.

Y es que muchas empresas se quedan solo con los mensajes de felicitación para los cumpleañeros del día. Por eso, otros mensajes pueden ser:

• Destacar los beneficios que ofrece la empresa y cómo obtenerlos.
• Recordar la filosofía organizacional y cómo mantenerla viva.
• Noticias sobre temas relevantes del sector.
• Informar sobre acciones de responsabilidad social y otras que realice la empresa.
• Instruir sobre las normas de seguridad e higiene.
• Aquella información a difundir para cumplir con la NOM 035.

Definir las necesidades específicas de cada área

No todas las áreas de la empresa tienen los mismos requerimientos de información. Algunos departamentos pueden necesitar mayor frecuencia o mayor cantidad de comunicados. Para cada uno, debes diseñar una estrategia acorde a la comunicación que deben mantener sus miembros.

Fomentar la transparencia

Tu guía de comunicación interna debe cuidar que la comunicación pueda ser clara, directa y transparente. Para que las personas sientan la confianza de decir lo que piensan, deben perder el miedo a las represalias.

Incluye medios y métodos para que las opiniones o comentarios sean anónimos, cuando los temas puedan ser delicados. Por ejemplo, una herramienta de whistleblowing o canal de denuncia.

Usar herramientas tecnológicas digitales

Sabemos que la comunicación ha sido una de las áreas más beneficiadas por la tecnología. En consecuencia, debemos hacer uso de dichas herramientas, para detonar nuestra comunicación interna.

Más adelante hablaremos con mayor detalle de la adopción de estas herramientas digitales de comunicación interna.

Cómo crear un plan o guía de comunicación interna

Veamos ahora cuáles son los pasos que se deben seguir para desarrollar un plan de comunicación interna efectivo:

1. Realiza un diagnóstico de la situación actual

Para poder aplicar las mejoras en la gestión de la comunicación interna, se debe conocer el punto de partida. Para ello, se debe evaluar el estado inicial de las acciones comunicativas.

Debes conocer la manera en que los colaboradores se están relacionando y determinar el escenario deseado.

Muchas veces, los planes de comunicación nacen debido a que no se están alcanzando los objetivos estratégicos. Por ello, también se debe plantear el punto hacia donde se quiere dirigir la organización.

La visión fresca de un consultor externo en comunicación puede ser muy útil para este primer paso. También, se pueden aplicar encuestas a los colaboradores, para conocer su sentir acerca del flujo de comunicación en dicho momento.

De manera independiente al método empleado, se deben documentar todos los resultados, para compararlos al final de la implementación de nuestro plan.

2. Determina las metas a alcanzar

Es necesario poner por escrito los logros que pretendemos alcanzar en temas de comunicación. Muchas veces estos se definen al determinar nuestros objetivos estratégicos como organización:

¿Dónde queremos ver a nuestra empresa el próximo año?

¿Cómo planeamos llegar allí?

Sólo teniendo los objetivos definidos es que podemos desarrollar la estrategia y repartir las responsabilidades.

3. Establece las acciones de comunicación interna

Después de aclarar el punto de partida y definir a dónde queremos llegar, es momento de trazar las acciones para alcanzar las metas.

En esta parte se definen los mensajes, los medios, los emisores y receptores para cada comunicado. Toda actividad o acción deberá contar con un responsable y con la asignación de recursos para su implementación.

4. Pon en marcha tu plan

La segunda parte de un buen plan o guía de comunicación interna es una buena ejecución. En este paso se debe dejar atrás la planeación y pasar a la acción. Se debe determinar una dinámica de trabajo que permita dar seguimiento a las acciones emprendidas y a recolectar los resultados de las mismas.

5. Evalúa los resultados

Para lograr la mejora continua, se debe evaluar el plan y la ejecución del mismo. Cada acción deberá ser analizada para saber si ha funcionado o no. Se debe medir tanto la acción como si se alcanzaron los objetivos específicos.

También, conviene evaluar si dichos objetivos han ayudado a alcanzar las metas estratégicas del negocio.

En este punto puedes aprovechar para aplicar una nueva encuesta que te sirva de feedback por parte de tus colaboradores. Evalúa si les ha sido fácil asimilar el proceso, o si han tenido problemas o contratiempos.

También puedes evaluar la percepción acerca de la comunicación interna.

6. Aplica los ajustes necesarios

Después de haber evaluado el plan, deberás tomar acción en aquellos temas que requieran cambios o ajustes. Recuerda que lo importante es alcanzar los objetivos de la empresa.

Estrategias de comunicación interna

En este punto, creemos conveniente hablar con mayor detalle del tipo de acciones o estrategias que se pueden implementar, para mejorar la guía de comunicación interna. La mayoría de ellas son compatibles entre sí, por lo que podrías adoptar varias de ellas.

Realizar actividades de team building

Apoyar la integración de los equipos es vital para mejorar las relaciones de los colaboradores. Actividades del tipo team building siempre generan buenos resultados, porque permiten a las personas conocerse tanto de manera personal como profesional.

Mantener activas las redes sociales internas

Una forma de mantener comunicado al equipo es empleando los medios más visitados en el mundo digital. Estos son las redes sociales. Muchas veces se les usa para generar comunicación con los clientes, pero también deben considerarse para la comunicación interna. Estas ayudan a la construcción de un sentido de pertenencia y a la generación de orgullo.

Aplicar encuestas

Los sondeos periódicos de los colaboradores son una excelente fuente de información, para comprender su estado anímico y su sentir. Además, puedes identificar los puntos débiles en la organización y reconocer aquellas políticas que tienen mayor éxito.

Diseñar programas de onboarding

Uno de los momentos donde más se requiere el fomento de relaciones y comunicación es el inicio de labores de los nuevos empleados. Dado que no suelen conocer a sus compañeros, les puede costar trabajo la integración. En consecuencia, contar con programas de onboarding es una estrategia exitosa.

Dichos programas deben contar con una serie de actividades que ayuden a que la persona se relacione con sus nuevos compañeros. Además, se deberán redactar los manuales de empleado necesarios, para que las personas comprendan sus nuevas funciones y lo que se espera de ellos.

Contar con actividades recreativas

Las actividades fuera de las horas de trabajo ayudan a reforzar y crear lazos comunitarios. Un día de campo entre colegas, un torneo deportivo o una salida al café son grandes ideas para afianzar la pertenencia.

Existen muchas otras actividades, como el contar con un buzón de sugerencias, diseñar un sistema de círculos de calidad, contar con tableros de anuncios o newsletters, etc. Lo relevante es que estructures las acciones que creas que pueden ayudar a mejorar la guía de comunicación interna de tu equipo.

Canales de comunicación interna dentro en la empresa

¿Cómo facilitar que los colaboradores se comuniquen entre sí y con sus supervisores? Es necesario implementar el uso de diferentes medios de comunicación.

Todos los medios que seleccionemos deben favorecer la comunicación en dos vías. No se trata de cantidad de medios, sino de calidad de los mismos.

Algunos de los medios que más se emplean en los planes o guías de comunicación interna son:

• Reuniones de seguimiento y de equipo.
• Juntas de seguimiento one to one.
• Video conferencias.
• Portales de empledo.
• Intranet.
• Buzón de sugerencias.
• Correo electrónico de la empresa.
• Encuestas laborales.
• Chat interno de mensajería instantánea.
• Manuales de empleado, onboarding, seguridad e higiene.
• Redes sociales corporativas.
• Newsletters, blogs y revistas internas.
• Llamadas telefónicas.

Tendencias en la comunicación interna de las empresas

Las últimas tendencias siguen mostrando que la comunicación interna es una de las principales prioridades para los directores de las empresas. El uso de las herramientas de comunicación interna adecuadas marcan el gran hito.

A continuación, mencionaremos tres estrategias que están marcando tendencia en la guías de comunicación.

1. Employee centric

Estas estrategias ponen al colaborador en el centro, para construir estrategias que les generen una experiencia positiva.

Esta experiencia positiva se construye a partir del ambiente de trabajo, la tecnología de la que dispone para realizar sus labores y de la integración de una cultura corporativa positiva.

2. Employer branding

Esta estrategia surge de la necesidad que tienen las empresas de atraer y retener el talento valioso. Lo que se busca es comunicar los valores de la empresa, tanto de manera interna como externa.

Con ello se construye la marca del empleador, para generar un prestigio y lograr que las personas quieran laborar en nuestra empresa.

3. Implementar soluciones mobile-first

Muchas empresas aún realizan su comunicación interna sólo a través de intranets, correos electrónicos, reuniones o llamadas telefónicas. Todas ellas son herramientas funcionales, pero con efectividad limitada. Por consiguiente, la implementación de herramientas de comunicación interna mobile-first se ha vuelto tendencia.

Estas aplicaciones permiten que todos los colaboradores puedan recibir información importante de la empresa de manera ágil. Esto incluye a aquellos que no se encuentran frente a un pantalla de computadora. Estas aplicaciones permiten que los mensajes se entreguen a las personas, estén donde estén.

De forma general, tales herramientas funcionan a través de una app instalada en los teléfonos celulares. Mientras exista una conexión a la red, los mensajes les llegarán en tiempo real.

App de comunicación interna: Sesame HR

Sesame HR es un software de Recursos Humanos que cuenta con las funciones necesarias para tu llevar a cabo tu guía de comunicación interna.

Los miembros de tu equipo estarán informados de todo lo que se requiera para su labor. Pero también podrán comunicarse con RR. HH. o hacer denuncias anónimas. Y al mismo tiempo, se puede llevar un control de cuestiones relacionadas con la operación diaria.

Chat interno

Una de las mejores herramientas para facilitar una comunicación bidireccional inmediata son los chats. Mediante esta función los colaboradores se pueden comunicar con los equipos de Recursos Humanos, a través de la app instalada en sus dispositivos digitales.

Portal del empleado

Con Sesame HR puedes crear un portal del empleado, seguro. En estos portales se pueden generar bases de datos que aporten información que requiera ser consultada, como datos personales de los empleados, gestión de documentos o evaluaciones, horas extra laboradas, etc.

También, se pueden integrar funciones como la solicitud de vacaciones, registro horario, evaluaciones de desempeño y otras.

Notificaciones y alertas

Gracias a este software, se pueden enviar comunicados internos a los miembros de la organización. Estos llegan a través de notificaciones a los celulares, de manera inmediata.

Si se activan las alertas, la app puede avisarte cuando se hayan excedido las horas extra de una jornada o proyecto, o si un trabajador ha olvidado registrar su horario de entrada.

Encuestas para colaboradores

Hemos mencionado varias veces la utilidad de la aplicación de encuestas, para medir el estatus de la comunicación y el sentir de los trabajadores. Al respecto, con la app de Sesame HR la elaboración y aplicación de las encuestas será una tarea sencilla.

En conclusión

Como puedes ver, diseñar una guía de comunicación interna es básico, para que tus colaboradores conozcan el papel que les toca jugar dentro del negocio.

Las acciones determinadas deben ayudarlos a colaborar y a sentirse bien, para alcanzar los objetivos corporativos. Puede que se requiera un método de ensayo y error hasta que se defina el plan adecuado. Pero con el tiempo, acabarás adoptando el más efectivo y adecuado para tu organización.

Eso sí, es muy recomendado el uso de apoyos digitales, porque la tecnología avanza y con ella las empresas. Por todo lo anterior, te invitamos a probar una demo gratuita de nuestro software Sesame HR. Además, te animamos a aprovechar los contenidos que tenemos disponibles para ti.