Por qué las herramientas digitales mejoran la comunicación interna

9 de septiembre, 2022

Una buena comunicación interna es básica para que una empresa funcione de forma óptima. Tener vías fluidas de comunicación empresarial mejora tanto el desempeño como la productividad.

Se estima que un mal diálogo puede reducir la productividad hasta en un 15%. Por ello, es clave contar con estrategias eficaces para mejorarla.

Tener en cuenta las opiniones de los empleados y facilitar la transmisión de mensajes repercute de manera positiva.

Más aún, si dicho trato se ve beneficiado de la transformación digital. 

Por tanto, ¿quieres saber cómo mejorar la información en tu empresa? Entonces quédate y conoce las ventajas de promover una mejor comunicación. Así como el papel de la tecnología digital y qué puntos son clave en una buena estrategia.

Qué es la comunicación interna

La comunicación interna son las acciones que fomentan el diálogo entre los distintos trabajadores y áreas. Sin importar la jerarquía.

En otras palabras, se busca eliminar cualquier barrera laboral con la creación de un equipo integrado. Siempre con la idea de mejorar los resultados de la empresa.

El buen trato interno en una empresa también permite la retención de talento y motivar a los equipos. Las personas somos seres sociales que necesitamos participar y sentirnos escuchados.

Es decir, es una manera de integrar al equipo de una empresa.

Por último, una característica esencial de esta es el flujo de los datos en dos vías. Es decir, existe un mensaje por parte del emisor que requiere de respuesta por parte del receptor.

Esta comunicación bidireccional es clave para que las partes estén activas en el proceso. Sin ello, estaríamos hablando solo de información.

Ventajas de una buena comunicación interna

Una gran mayoría hemos vivido la experiencia de un mal servicio. En ocasiones, esto pasa porque el personal interno falló en su intento de comunicar datos relevantes de nuestro pedido.

Otras veces, la mala comunicación genera retrasos o fallas en la calidad de los productos.

Como hemos mencionado, para conseguir que sea fluida es necesario contar con un plan. Este debe contar con directrices concretas para informar a los empleados sobre:

• Objetivos.
• Iniciativas.
• Instrucciones.

También debe contemplar los medios para que los trabajadores puedan tomar decisiones. Así como emitir sus opiniones pertinentes.

Entre las ventajas que podemos mencionar de un plan de comunicación interna se encuentran:

1. Resolución de problemas

Una mayor comunicación entre los equipos permite resolverlos con mayor prontitud y solvencia. El intercambio de ideas genera soluciones más elaboradas y con mayor creatividad.

2. Aumento de la productividad

Conociendo los detalles de los proyectos, la gente puede participar con opiniones e ideas para terminarlos. Esto incrementa la motivación laboral de los empelados. Y, por ende, mejora el desempeño y la productividad.

3. Sentido de pertenencia

Cuando las personas se sienten escuchadas y tomadas en cuenta, se identifican con la empresa. Sentirse miembros de un equipo genera orgullo y lealtad hacia el mismo.

4. Mejora en las relaciones laborales

Se genera un ambiente armónico donde las personas de la empresa pueden relacionarse de mejor manera. Se inspira confianza y tranquilidad para resolver dudas y generar opiniones.

Cómo mejorar la comunicación interna

Llegados a este punto, ¿te interesa ver qué elementos pueden ayudar a mejorar la comunicación interna de tu empresa? Vamos allá.

Contar con un plan de comunicación

Para mejorarla, es necesario trazar un plan de comunicación. Este debe incluir estrategias concretas que determinen los mensajes y los tiempos.

Cada área funciona diferente, así como sus necesidades. Por ello, requieren de una estrategia distinta.

Todas las acciones enfocadas a mejorarla deben integrarse en dicho plan. Y este se debe implementar en cada momento de la empresa.

Compromiso entre la dirección y los trabajadores

Para una comunicación fluida es necesario que todos los miembros del equipo pongan de su parte. Es necesario que la dirección predique con humildad y fomente la participación con ideas y opiniones.

Por su parte, los trabajadores deben estar dispuestos a participar para enriquecer el diálogo.

Perfeccionar los medios de comunicación interna

Los empleados quieren sentirse escuchados. Por ello, deben analizarse qué medios de diálogo se adaptan mejor a las necesidades de la empresa. No se trata de cantidad, sino de la calidad de los mismos.

Así mismo, esta calidad también debe verse en la escucha. Escuchar implica tener en cuenta la información que los empleados nos hacen llegar para generar acciones de cambio.

¿Qué procesos se pueden mejorar? Situaciones en las que no se sientan cómodos o para mejorar el clima laboral.

Transparencia

Para generar confianza en el equipo debe existir una comunicación transparente. Esto se logra cuando cualquiera puede opinar sin miedo a represalias. Esta debe fluir de manera clara y directa.

Detonar la comunicación con la tecnología digital

En la actualidad en la que vivimos, la información está asociada con la tecnología digital. No aprovechar sus ventajas puede retrasar a nuestra empresa respecto a la competencia.

Para mejorar la comunicación interna de una empresa se necesita emplear nuevos canales de comunicación. Pueden incorporarse el uso de un:

• Chat interno.
• Blog corporativo.
• Álbum de fotos online
• Sistema de encuestas de opinión.

Todos estos medios se pueden implementar con un software de comunicación interna.

Cómo ayudan los medios de comunicación interna digitales

Este tipo de software especializado permite establecer canales de comunicación bidireccional. Estos canales son medios seguros para el intercambio de comunicación, pues los accesos son limitados.

Además, agilizan el intercambio de información para que se dé en tiempo real. Y esta se genera y recibe desde cualquier ubicación en la que se encuentren los miembros del equipo.

¿Conoces el software de Sesame HR? Está disponible para el área Recursos Humanos y tiene las funciones necesarias para una comunicación interna eficaz.

Este programa garantiza la información fluida. Y, por tanto, que los miembros del equipo se mantengan con la información al día.

Ejemplo de comunicación interna mejorada por Sesame HR

Para entender mejor los beneficios de estos software, veamos el ejemplo de una empresa mexicana.

Dicha organización de autopartes tiene varias plantas ubicadas en diferentes Estados de México. Para completar un proyecto que les asignó un cliente, requirieron armar un equipo.

¿El hecho? Que el personal se ubicaba en las diferentes plantas. Además, por la pandemia, varios de los miembros realizaban teletrabajo.

Optimizando la comunicación

El principal reto para ejecutar el proyecto era la coordinación de los tiempos de los empleados. Así como poder transmitir las ideas y coordinar la toma de decisiones.

Para ello, decidieron emplear Sesame HR como su software de confianza.

Gracias a este, los responsables del proyecto pudieron empezar a enviar comunicados internos a los miembros. Estos llegaban de manera inmediata con alertas a sus celulares.

Gestionando la organización del trabajo

Las reuniones virtuales y presenciales se programaban a través de la app. La misma permitía conocer los horarios de trabajo de cada persona, así como su disponibilidad. Ello permite establecer mejor las fechas de las juntas.

El seguimiento a los acuerdos se compartía a través de un chat interno. Aquí, todo el equipo podía comunicarse.

Con el espacio para archivos de Sesame HR, el equipo pudo compartir archivos y documentos importantes de referencia. Así, toda la información del proyecto estuvo centralizada en un mismo sitio.

Generando información

Para tomar decisiones basadas en la opinión de varios miembros, los responsables utilizaron las encuestas laborales. Con este sistema, se hacían preguntas a todos los miembros del equipo.

¿Lo positivo? Que se conocían los resultados en tiempo real. Esto agilizó el avance del proyecto.

Gracias a este programa, la empresa logró terminar el proyecto una semana antes de lo exigido por el cliente. Lo mejor de todo es que no hubo necesidad de reprocesos.

Asimismo, el entregable cumplió con las necesidades de calidad que había solicitado el cliente.

Un software mejora los resultados de una empresa

Como podrás ver, las plataformas digitales pueden ayudar de manera notoria a mejorar los resultados de una empresa.

La comunicación interna no sólo mejora la productividad. Sino que también integra a tu equipo y genera confianza entre sus miembros.

Recuerda que esta mejorará cundo se le dedique una atención especial. Sin Sin indicadores ni un buen plan de acción unificado, tu equipo no se comunicará de forma adecuada.

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