Canal de denuncia interna o whistleblowing: cuándo es obligatorio tenerlo

10 de octubre, 2022

Numerosas empresas en México y en el mundo han aumentado el uso de un canal de denuncia. Esta herramienta funciona como una estrategia de comunicación interna para responder a riesgos de conductas impropias.

Ahora, es más fácil denunciar las infracciones legales cometidas dentro de la empresa. Pero, ¿cuál es el elemento clave para que este canal funcione? Brindar la seguridad al denunciante de que no habrá represalias.

De este modo, el 67% de las empresas en México cuentan con algún tipo de sistema de denuncia confidencial. Lo que pocos saben, es que existe cierta obligación legal en su uso.

Asimismo, fomentar una cultura de denuncia interna en las empresas ayuda a prevenir malas prácticas de negocio. Podemos tener una herramienta para erradicar:

• Fraudes.
• Robos.
• Corrupción.
• Acoso.

Así como cualquier problema relacionado con el recurso humano.

En qué consiste un canal de denuncia

Es un mecanismo de comunicación empresarial para detectar posibles malas conductas. Su objetivo es que las personas puedan reportarlas, así como cualquier anomalía en la empresa.

También funciona para reportar una interacción externa irregular con clientes.

Como hemos dicho, la principal propiedad de este canal de denuncia es la garantía del anonimato del denunciante. Sumado a esto, las denuncias deben gestionarse de manera imparcial.

Por tanto, se debe investigar cada caso antes de emprender acciones.

Qué es whistleblowing

La traducción literal de whistleblowing es hacer sonar el silbato. Esto, en el mundo empresarial simboliza la alerta o denuncia de un empleado. Ya sea ante una infracción o anomalía cometida en la empresa.

Para establecer una estrategia en tu compañía, debes contar con un canal de denuncia en empresas. En este sentido, es crucial generar un clima de confianza para que los empleados no teman perder su trabajo ni sufrir otros problemas.

El whistleblowing no es sólo un canal de denuncia. También se requiere implementar un proceso y una estructura. Para con estas, investigar los hechos y deslindar obligaciones.

La efectividad de esta herramienta está probada a nivel mundial. Así, el 44% de la detección de fraudes se hace a través de quejas y denuncias anónimas. Este porcentaje es muy superior al 14% que se logra a través de las auditorías internas.

¿Cuándo debes añadir un canal de denuncia?

México es un país que se relaciona con el alto índice de casos de corrupción. Estos se caracterizan por el alto sufrimiento de la empresa. Para evitarlo, debes contar con este canal de denuncia interno.

Dichos casos de infracción grave no sólo se presentan en el ámbito del gobierno. Asimismo, en las empresas son frecuentes los fraudes y otros malos manejos.

En 2017, entró en vigor la Ley General de Responsabilidades Administrativas (LGRA). Con esta norma, México ha avanzado en la implantación de mecanismos para frenar conductas no éticas.

Aunque la LGRA es obligatoria para los servidores públicos, menciona lo que las empresas privadas deben de tener.

El artículo 25 de la ley, afirma que como parte de un programa de integridad se debe contar con un canal de denuncia.

Motivos para integrar un canal de denuncia

De acuerdo a la misma regulación, se debe hacer para:

• Temas de prevención de lavado de dinero.
• Reportar manejos extraños de clientes.
• Situación de riqueza inusual de un empleado.
• Reportar sospechas de fraudes.
• Presencia de conductas que no estén alineadas al código de conducta y ética.

Por lo tanto, la obligación es sólo para las empresas que buscan establecer relaciones con el ámbito del gobierno. Sin embargo, la puesta en marcha del canal de denuncia aporta beneficios a cualquier organismo público o privado.

La figura del whistleblower en la denuncia laboral

Este es otro término asociado a los procesos de denuncia laboral y se le da a los denunciantes.

Por lo general, el whistleblower se asocia con empleados implicados con la buena operación de una empresa.

O con cumplir el reglamento interior. Eso sí, también debes considerar a terceros como clientes. Así como a proveedores que pudieran denunciar algún ilícito.

Implicarse en estas situaciones de denuncia es un riesgo para el implicado. Pues le puede acarrear problemas personales. De ahí, la importancia de que la denuncia sea anónima.

Factores que dificultan las denuncias

Existen conductas no éticas como:

• Corrupción.
• Acoso laboral.
• Violaciones de derechos humanos.
• Cohecho.

Destapar estos casos es una necesidad para no permitirlos y para que tengan efectos penales. Por ello, aunque exista un riesgo, debes establecer protocolos que apoyen esta cultura de denuncia.

Qué es el compliance laboral

Es el proceso que garantiza la aplicación de buenas prácticas de trabajo en las empresas. Su objetivo es prevenir y gestionar los riesgos asociados a la omisión de las normas. Tanto de reglamentos externos como internos.

Por lo tanto, se busca que se cumplan las normas fijadas por los gobiernos. Como puede ser la vigilancia de la NOM 035.

También, incluye la implementación de normas internas como un Reglamento Interior de Trabajo.

Beneficios del compliance laboral

Bien aplicado, ayuda a prevenir, conocer y resolver problemas laborales. Debes considerar las propuestas sugeridas y proyectos enfocados en la seguridad de los empleados.

Una de sus funciones es prever cualquier acto ilícito que viole la normativa dentro de las empresas. Por ello, el canal de reportes es una herramienta a incluir en los programas de compliance laboral.

Recursos para establecer un canal de denuncia

Existen diferentes mecanismos para establecer estos canales internos. Por ejemplo, podemos mencionar el uso de:

• Email.
• Teléfono.
• Redes sociales como WhatsApp o Telegram.
• Plataformas digitales expertas.

Hay empresas que incluso llegan a contratar a terceros para gestionar los canales de denuncia. Y así, brindar el anonimato a los denunciantes.

Como empresa, lo ideal es facilitar tu plantilla distintos canales para denunciar. De acuerdo con un estudio realizado por KPMG:

El 65% de los denunciantes en México prefieren hacerlo por teléfono. Además, el 73% no mencionan su identidad.

Sin embargo, esta preferencia a usar el teléfono está sujeta a que es el canal de denuncia más empleado por empresas. A pesar de ser un buen medio, no garantiza del todo el anonimato del denunciante.

Veamos una herramienta que puede generar mejores resultados para implementar tu canal.

Sesame HR: un software para establecer tu canal de denuncia

Para favorecer la transparencia y la cultura de denuncia, lo mejor es un software de comunicación y Recursos Humanos.

Sesame HR es una plataforma que otorga un espacio anónimo de denuncia. Y lo hace tanto para empleados, como para proveedores y clientes.

Este protege la identidad del whistleblower. Así pues, el denunciante puede elegir presentar la denuncia con sus datos personales o de forma anónima.

Para identificarla, se emplea un sistema de identidad único. Este ID sirve para acceder al canal de denuncia y seguir los casos.

¿Qué debe hacer el denunciante?

Puede adjuntar pruebas de sus denuncias que apoyen el fin de la demanda. Estos pueden ser documentos o fotos. También, pueden recibir alertas para conocer el avance del caso y saber que se está revisando.

El usuario responsable del sistema es el único que puede gestionar las denuncias. Este supervisor es asignado en el sistema, y es quien sigue los casos abiertos. También es quien puede enviar las alertas a los implicados.

Beneficios de usar Sesame HR como tu canal de denuncia

Te hemos contado que la vía telefónica es el canal más usado por empresas y empleados que denuncian. Pero existe una desventaja. Al poder conocer de quién es la voz, se reduce la eficacia del medio.

El uso de WhatsApp o Telegram como canal de denuncia es muy versátil. Pues cualquiera puede tener acceso desde su teléfono personal.

Sin embargo, debes considerar que los datos enviados a través de las redes sociales son públicos. Esto puede afectar el anonimato también.

El problema del email y la ventaja de Sesame HR

Por otro lado, el email tiene la ventaja y desventaja de dejar rastro de la denuncia. Además, se puede rastrear la IP de origen de quien ha enviado la denuncia.

En comparación con estas herramientas, Sesame HR presenta ciertas ventajas extras para establecer tu canal:

• Mantiene una estricta privacidad que protege al informante y al acusado.
• Ayuda a detectar los posibles actos ilícitos, siendo más eficiente que las auditorías internas.
• Estimula la confianza y fomenta la cultura de denuncia en tu equipo a través de una comunicación segura.
• Permite que los clientes tengan voz en los procesos de compliance de tu empresa.

¿Te interesa saber más sobre este y otros temas relacionados? Entonces, no dudes en seguir visitando nuestro blog de Recursos Humanos. Aquí, podrás disipar muchas de tus dudas. Recuerda, ¡en Sesame HR estamos para ayudarte siempre!