Checador de entradas y salidas: todo lo que debes saber sobre su uso

18 de junio, 2021

Controlar las horas exactas que laboran tus trabajadores es fundamental para poder pagar su salario. Además, se necesita para cumplir con las disposiciones legales. Entonces, para poder llevar el recuento de las horas laboradas, un checador de entradas y salidas es una de las herramientas más útiles.

Imagínate un mundo en el que nunca más tuvieras que preocuparte de controlar las horas de los empleados. Con un reloj checador digital o checador de horas de trabajo, puedes controlar:

• Cuándo llegan tus empleados
• Cuándo se van
• Cuántas horas regulares han trabajado
• Cuántas horas extras han hecho.

También es ideal para controlar:

El tiempo libre remunerado, los días de baja por enfermedad y los días de vacaciones. Incluso, puedes utilizarlo para generar informes sobre la asistencia.

En resumen, un checador de horas de trabajo digital es imprescindible para cualquier empresa competitiva. Sigue leyendo y obtén consejos sobre cómo elegir este sistema.

¿Qué es un checador de entradas y salidas?

Un checador de horas de trabajo, también conocido como sistema de control de asistencia, es un dispositivo que registra la hora a la que un empleado empieza y termina de trabajar.

Esta información puede utilizarse para generar informes de asistencia, útiles para gestionar la plantilla.

En la actualidad, muchas empresas utilizan un checador de entradas y salidas para gestionar el tiempo y la asistencia. Esto se debe a que es una forma eficaz y precisa de controlar las horas de los empleados. También ayudar a identificar a quienes llegan tarde o se ausentan del trabajo.

¿Por qué es tan importante llevar el control de asistencia de tus trabajadores?

Existen varias formas de pagar a alguien que ha realizado un trabajo:

• Por servicios
• Por comisión
• Por tiempo.

En las empresas, la que se suele usar para pagar a los trabajadores es la última: por tiempo.

Entre más horas pasa un trabajador en la empresa, más salario debe recibir al final. Pero, existe un límite al tiempo que una persona puede estar trabajando, y depende también de la jornada.

Jornadas

Hay tres tipos de jornada en México: diurna, mixta y nocturna.

En la jornada diurna no pueden excederse las 8 horas laborales, en la mixta 7,5 y en la nocturna 7. Todo esto está especificado en la Ley Federal del Trabajo.

Si se exceden los tiempos, los trabajadores deben de recibir horas extras, que se pueden llegar a pagar al doble o incluso al triple.

Debido a todas estas variaciones, y para poder cumplir con la ley, es que se tiene que llevar el checador de horas de trabajo o control de asistencia. Si no, podría ser complicado saber si:

• Alguien ha trabajado horas extras
• Si le faltan horas para terminar su jornada
• O cuánto salario debería recibir al final del mes.

Antecedentes

Antes, llevar este control de asistencia era complicado. Debía hacerse de forma manual y se estaba sujeto a errores humanos.

Sin embargo, con las herramientas de la actualidad es mucho más sencillo. Entre estas herramientas se encuentra el reloj checador o checador de personal.

El reloj checador de horas de trabajo digital sirve para registrar las entradas y salidas de tus colaboradores, de forma automática. Esto le facilita mucho el trabajo al departamento de recursos humanos. Existen dos tipos:

• Físicos
• Digitales.

Si estás buscando un reloj checador, debes conocer primero qué tipo de relojes se adaptan mejor a tu empresa. Para saber esto, a continuación se describe cada uno.

Checador de entradas y salidas físico

Como su nombre lo dice, son físicos y se colocan en las entradas y salidas de la empresa.

Cuando se usan estos dispositivos, el trabajador llega a la empresa, se registra y de forma automática el reloj almacena su hora de entrada. El checador de horas de trabajo físico cuenta con distintas maneras para registrar las entradas y salidas:

• Tarjetas: el empleado desliza una tarjeta en el reloj checador y automáticamente este reconoce qué empleado es y a qué hora entra o sale.
• Huella: aquí, el empleado coloca su huella y, al igual que en los relojes de tarjeta, se registran sus datos y sus horas de entrada y salida.
• Sistemas biométricos: esta forma de registrar la asistencia es la más nueva. Cuando se usa un equipo de este tipo, el trabajador pone su cara frente al reloj y este lo reconoce.
• Reloj checador por WhatsApp: con esta opción no necesitas descargar un sofware externo, ya que directamente desde WhatsApp puedes tener el registro de asistencia de los empleados.

Hay relojes checadores que funcionan por sí solos o que necesitan de un software externo.

Una desventaja del reloj checador físico, es que tiene un límite de almacenamiento de empleados, que varía dependiendo del modelo que se adquiera. Además, para generar reportes no es tan intuitivo.

Checador de entradas y salidas digital

El checador de horas de trabajo digital es una aplicación a la que el empleado suele acceder desde una computadora o desde su smartphone. Desde esta misma aplicación, el empleado es capaz de registrar su asistencia.

Relojes digitales, incluidos en una plataforma de Recursos Humanos como Sesame HR, cuentan con la función de geolocalización. Esta indica el lugar en el que un empleado se registró y le manda recordatorios en caso de que se le haya olvidado hacerlo.

Los relojes checadores digitales pueden enlazarse con relojes físicos y tienen la ventaja de que es más fácil e intuitivo generar reportes. Además, el checador de horas de trabajo digitalizado pueden calcular de forma automática las horas extra laboradas.

Resultados y rentabilidad del checador de horas de trabajo

Invertir en un checador de horas de trabajo digital es una de las mejores inversiones que puedes hacer. Te ayuda a deducir los salarios y a cumplir con todas las leyes actuales.

Este sistema es una excelente herramienta para el manejo de empleados. Es fácil de usar y aporta un registro preciso de los tiempos de entrada y salida.

Además de registrar los horarios de trabajo, el checador de horas de trabajo puede calcular el total de horas trabajadas durante la semana. Luego almacena todos los datos en la nube.

Es importante llevar un registro preciso con este tipo de sistemas, pues evita problemas potenciales que puedan surgir al intentar administrar el personal.

Por ejemplo, si los empleados no están reportando sus horas de forma correcta, esta información se reflejará en el reloj checador digital. Esto da a los gerentes información actualizada para administrar mejor.

Ventajas de utilizar checador de entradas y salidas

Utilizar un checador de personal y un registro de asistencia en tu empresa tiene muchas ventajas.

Más precisión

En primer lugar, el checador de horas de trabajo digitalizado es más preciso que los métodos de registro tradicionales.

No pueden ser engañados por empleados que intentan checar por sus amigos, y no pueden ser manipulados por gerentes deshonestos.

Esto significa que tu nómina será más precisa, lo que puede ahorrarte dinero a largo plazo.

Facilita la gestión de tiempo

Otra ventaja de utilizar un software de reloj checador es que es más fácil gestionar la asistencia de los empleados.

Puedes ver rápido y fácil qué empleados llegan tarde, se ausentan o han llamado para decir que están enfermos.

Esto facilita la gestión del personal y garantiza que todo el mundo esté donde tiene que estar cuando tiene que estar.

Características de un reloj checador digital

Si estás buscando un sistema de registro de asistencia, deberás tener en cuenta las características que son importantes para ti y tu empresa.

Algunas de estas son:

• Facilidad de uso: asegúrate de que el sistema para checar es fácil de configurar y utilizar. No querrás que tus empleados pasen más tiempo tratando de averiguar cómo utilizarlo que trabajando.
• Control preciso del tiempo: el reloj checador debe ser capaz de realizar un seguimiento de las horas de los empleados con precisión para que pueda informar con precisión las horas trabajadas y pagar a los empleados correctamente.
• Seguimiento de los empleados: tiene que realizar un seguimiento de la asistencia de los empleados para que pueda ver quién llega tarde, se marcha antes de tiempo o se toma descansos no autorizados.
• Herramientas de informe: debe venir con herramientas de informes para que hacer análisis del personal en cuanto a puntualidad, horas extras, etc. Ideal para gestionar su plantilla mejor, en especial en compañías de 100 o más colaboradores.

Beneficios de contar con un software checador de horas de trabajo

Imagina tener un checador de horas de trabajo digitalizado que mantenga los registros actualizados y disponibles en tiempo real, desde el celular o la computadora..

Si usas un reloj checador digital, puedes pasar con facilidad de la hoja de papel a un sistema de registro de asistencia digital.

En Sesame HR contamos con el software de control de asistencia fácil de usar para los empleados, es intuitivo para el personal administrativo. Una solución diseñada para compañías mexicanas con más de 100 colaboradores.

Ventajas de gestión

Todo lo anterior ofrece muchos beneficios, como:

• La reducción del número de horas extra y atrasos
• Un mejor control sobre las ausencias inesperadas.
• Además, el software te ayuda a cumplir con los requisitos laborales a nivel federal y estatal.

Por último, el reloj checador digital nos permite rastrear mejor la productividad de los empleados, pues también incluye gestor de tareas. Este aporta información detallada sobre horarios laborales, ciclos y cumplimiento.

Esta información resulta útil para planificar mejor el trabajo en equipo, así como para identificar las áreas en las que se puede mejorar la productividad del equipo.