Sistema de nómina: qué es y cómo escoger uno

7 de junio, 2023

Cuando hay que pagar a los empleados, un sistema de nómina es la herramienta que simplifica este proceso, haciendo que todo sea más sencillo. En este sentido, ayuda a ahorrar tiempo mediante la automatización de tareas repetitivas.

Al adoptar este tipo de ayuda, logras que tu organización sea más eficiente, ya que se agiliza el proceso de nómina. Por lo tanto, se trata de una inversión con un resultado práctico para los gerentes, managers y empleados.

¿Qué es el sistema de nómina?

El sistema de nómina es un programa que automatiza las tareas correspondientes a la nómina.

Se trata de una herramienta tecnológica que, ya sea que esté alojada en la nube o de forma local, realiza el cálculo del salario de tus empleados con todas sus variables, incidencias en nómina y deducciones correspondientes.

¿Cómo optimizar un sistema de nómina?

A continuación, te brindamos algunos consejos que te ayudarán en el proceso de optimización.

Encontrar una herramienta automatizada

Según una investigación hecha por McKinsey & Company, un 84% de los directores ejecutivos afirman que el crecimiento de una organización depende en gran medida de la innovación.

Lo que en realidad afirman estos CEOs es que una empresa que se queda quieta, no avanza. Esto sucede cuando se emplean métodos obsoletos para realizar las actividades de la organización. Entonces, si no se adoptan medidas innovadoras, la empresa no mejora.

Con esto en mente, cuando busques un software de nómina asegúrate de que sea fácil de implementar y que realice el proceso de una forma rápida, confiable y eficaz.

Nóminas fáciles de entender para empleados

Es muy importante que tus empleados entiendan todos los detalles que aparecen en sus nóminas. De lo contrario, muchos de estos conceptos pueden crear confusión en ellos.

Según un informe publicado en el sitio Mitrefinch, el 21% de los encuestados afirmó que los conceptos en sus nóminas eran confusos.

Los usuarios autorizados en el manejo del software deben entender todos los detalles que abarca una nómina, para que no haya confusiones. Y así, garantizar que cada empleado tenga la información clara.

Capacita al personal en el sistema de nómina

La falta de capacitación del personal es una de las principales razones que impiden que la nueva tecnología se adapte bien al lugar de trabajo.

Así que una buena estrategia es entrenar a tus colaboradores de forma regular. De este modo, se disminuyen los errores humanos y la resistencia al cambio por parte de los empleados.

Recuerda que muchas veces se sienten incómodos al estar frente a algo desconocido. A ti, como líder, también podría pasarte, de ahí la importancia de la formación.

¿Es muy usado el sistema de nómina en México?

En la actualidad, en México así como en el resto de los países, las empresas prefieren llevar procesos automatizados, gracias a las ventajas que generan. Por lo tanto, el sistema de nómina en México también hace parte de esa preferencia por la automatización.

En consecuencia, las organizaciones mexicanas invierten en herramientas que les ayudan a optimizar las tareas de nómina y pagos. Pues entienden que esta es una ayuda crucial para mejorar la productividad y el crecimiento de sus negocios.

¿Cómo funciona un sistema de nómina integral?

Antes de elegir un sistema de nómina, analiza primero cuáles son las necesidades de tu empresa y qué opciones se adaptan mejor a ella. 

No obstante, estas son algunas funciones clave que debe incluir un buen software de nómina.

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Fácil de usar

Un sistema de nómina de calidad debe contar con una interfaz sencilla e intuitiva, lo cual facilita su uso. Además, con esta característica, es más sencillo para los usuarios aprender su funcionamiento. 

Asimismo, estas herramientas deben ser organizadas para que los usuarios encuentren fácil la información que necesitan.

Personalizable

Sabemos bien que cada empresa es diferente, pues cada una tiene sus peculiaridades y preferencias. Por lo tanto, un sistema de nómina personalizable se adapta a las necesidades específicas de tu empresa, lo cual es crucial para su éxito.

Si la nueva herramienta resulta complicada o difícil de entender para los encargados de nómina, es probable que eviten usarla y, en su lugar, busquen otras alternativas. Por ende, el propósito de aprovechar las ventajas del software queda disipado.

Lo ideal es que el software de nómina permita modificar los siguientes aspectos:

• Información del empleado
• Frecuencias de nómina
• Ajustes de impuestos
• Períodos de pago
• Métodos de pago
• Horas extras
• Confiable

No vale la pena invertir tiempo ni dinero en un sistema de nómina poco confiable. Pues en vez de ser una solución genera dolores de cabeza y frustración, tras lo cual vas a preferir seguir haciendo estos procesos de forma manual.

Cuando busques un sistema de nómina asegúrate de indagar un poco más y conocer las experiencias de otros usuarios con la herramienta.

Características de un sistema confiable:

• Maneja datos con precisión y seguridad
• Es poco probable que cometa errores
• Tiene procesos de respaldo
• Ofrece un soporte al cliente cuando es necesario.

Es bueno que antes de hacer una compra solicites una prueba gratuita. De este modo, podrás tomar una mejor decisión y elegir la opción más adecuada para tu negocio.

Capacidades robustas de generación de informes

Uno de los aspectos más importantes de un buen sistema de nómina son los informes precisos. Por lo tanto, el software debe tener la capacidad de generar informes detallados sobre distintos aspectos relacionados con los empleados:

• Ganancias
• Deducciones
• Impuestos, entre otros.

Si estos informes se elevan al nivel de people analytics, es decir, al análisis conjunto de la suma de trabajadores, entonces podrás obtener una gran ventaja. Esto, debido a que obtienes datos con valor de uso, para tomar mejores decisiones.

Asimismo, debe proporcionar informes acerca de las finanzas de la empresa, como son los gastos de nómina e impuestos pagados.

Estos son algunos aspectos que deben incluir los informes:

• Ingresos de empleados por departamento.
• Horas extras y tiempo de vacaciones acumulado.
• Historial de salarios e impuestos de empleados.
• Lista de empleados con su respectiva información fiscal.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de nómina?

Un sistema de nómina mantiene la información segura y minimiza el riesgo de robo de datos. Asimismo, mantiene a los trabajadores al día con respecto a las políticas de nómina de la organización.

También tiene otros beneficios. Vamos a verlos:

Ahorro de tiempo

El ahorro de tiempo es el mayor beneficio que proporciona un sistema de nómina. Esto se debe a las capacidades que tiene dicha herramienta para la automatización de tareas básicas de nómina.

Un software de nómina almacena la información de tus colaboradores y realiza cálculos automáticos de salarios e impuestos. Además, te ayuda a cumplir con las exigencias de la Ley Federal del Trabajo. Útil, ¿verdad?

Menos errores

Para muchos negocios, el proceso de la nómina puede transformarse en una hoja de cálculos sin fin, debido a todos los factores que hay que analizar.

Al hacerlo de forma manual, se realizan los cálculos uno por uno, para llegar a la prenómina y luego a la nómina como tal. Por ejemplo, el tiempo trabajado, las horas extras, hasta los tiempos de ausencia… Una cantidad de acciones y cálculos manuales que quitan tiempo.

Dada la magnitud del trabajo de dichas operaciones matemáticas, se abre una inmensa brecha para errores costosos. Es decir, si cometes un simple error en un decimal o colocas un número fuera de lugar, esto da lugar a estragos financieros en la empresa.

La solución es un sistema automatizado

Por fortuna, el sistema de nómina elimina todos estos errores. Por lo tanto, te ayuda a evitar pérdidas o confusiones financieras en la organización.

En tal sentido, al contar con esta herramienta tienes la tranquilidad de estar realizando los pagos a tus colaboradores de forma puntual y precisa. ¡Eso ya es ganancia! Y por el lado legal, cumples con tus obligaciones como empleador. 

Además, te evitas costosas sanciones producto de una contabilidad inexacta. Pues este sistema te brinda la seguridad de hacer pagos exactos, tanto en salarios como en impuestos.

Por otro lado, el departamento de Recursos Humanos y de contabilidad acaban siendo más productivos, al no perder tiempo corrigiendo errores de nómina. 

Fácil personalización

Un software de nómina te permite realizar cambios internos de forma simple y rápida. Incluso, después de haber realizado deducciones y retenciones puedes hacer modificaciones necesarias sin tener que solicitar ayuda externa.

Y otra ventaja es que al ser un sistema en la nube, los usuarios autorizados tienen la oportunidad de actualizar la información desde cualquier lugar. Una gran ventaja.

¿Son confiables los actuales sistemas de nómina de empleados? 

La gestión de nómina puede llegar a ser una tarea complicada para pequeñas empresas. Hay muchos factores que se deben tener en cuenta.

Lo bueno es que hoy en día esta tarea se puede simplificar de una manera radical con el uso de un software. Con la ayuda de un programa digital tienes la seguridad de hacer una gestión de nóminas eficiente:

Este tipo de herramientas son la solución ideal para realizar cálculos de pagos y deducciones, más fácil que nunca.

Por ejemplo, el software de Sesame HR te ayuda en la gestión de incidencias de nómina, una tarea que puede generar confusión y pérdida de tiempo cuando se realiza de forma manual.

Como hemos visto, un sistema de nómina no es un lujo sino una necesidad de las empresas. Por eso, si aún no tienes uno, te invitamos a probar el software de Sesame HR, el cual te ayuda con la exhaustiva tarea de gestión de incidencias en nómina, entre otros.