Incidencia en nómina: cómo comprender qué es con cinco ejemplos

11 de julio, 2022

La incidencia en nómina es conocida cada vez que se realizan modificaciones en las percepciones de algunos colaboradores como, pagos extra o descuentos por inasistencia.

Estas deben ser reportadas al responsable del cálculo de la nómina.

Qué se considera una incidencia en nómina

Una incidencia en nómina es todo aquel cambio que puede afectar el pago de la nómina. Por lo general, se relacionan con inasistencias, pagos de incentivos o bonos adicionales, descuentos varios y otros.

Las incidencias afectan el pago que recibe cada colaborador en el periodo de nómina determinado.

Por lo regular, es el área de recursos humanos la que recopila esta información y se le hace llegar al responsable de la nómina para que aplique los cambios.

Dado el impacto que genera en la remuneración de los colaboradores, esta tarea debe realizarse de manera correcta.

Algunas de las incidencias en nómina más comunes son:

• Faltas justificadas o injustificadas.
• Retardos.
• Bolsa de horas extras.
• Vacaciones.
• Aplicación de incapacidades.
• Comisiones, compensaciones o gratificaciones.
• Pagos de premios de productividad.
• Descuentos por préstamos o anticipos de sueldo.
• Registros de finiquitos o incapacidades.

Como podrás notar, algunas de las incidencias se pueden conocer con anticipación como las vacaciones o el pago de bonos.

5 ejemplos de incidencias en nómina

Llevar una adecuada gestión de las incidencias en nómina puede ahorrar mucho tiempo e incluso dolores de cabeza.

Como las incidencias afectan el pago de las remuneraciones de los colaboradores, realizar un registro correcto, te ayudará a garantizar un cálculo correcto de la nómina.

A continuación, vamos a detallar en qué consisten 5 ejemplos de lo que puede ser una incidencia de nómina:

Nuevos empleados contratados

Cuando un nuevo trabajador se incorpora a nuestra plantilla laboral, se debe crear y dar de alta su contrato.

Esta incidencia requiere de una inversión de tiempo, aplicación inmediata, firmas y actualización de toda la ficha del trabajador con todos los datos que se puedan contar del mismo.

Actualizaciones de contrato

No sólo cuando se da de alta un nuevo contrato, sino cuando se hacen modificaciones al mismo, como cambios en el nivel salarial, representan una incidencia en nómina.

Compensaciones extra

Llevar un control de las horas trabajadas por cada persona es esencial hoy en día. Si hablamos de horas extras, debemos tener en cuenta que el control y pago de las mismas, genera una incidencia en nómina para cada empleado.

También se puede llevar el registro de proyectos y avances en los mismos. Cuando las empresas tienen parte del sueldo de manera variable en formato de bonos o comisiones, esta funcionalidad es muy útil para llevar el registro del logro de objetivos.

Control de incapacidades

Las incapacidades de cualquier índole implican cambios en la nómina, ya que parte del pago lo realizará el IMSS. Llevar este control con tu software para incidencias en nómina o prenómina permite hacer los descuentos requeridos para que el cálculo de la nómina sea más fácil de generar.

Registro de inasistencias o impuntualidad

También las inasistencias generan cambios en la nómina ya que se deben descontar los días que el trabajador haya faltado. Esto también ocurre con los retardos.

Si el empleado no es puntual, la empresa lo podrá penalizar, llevando un estricto control horario y demostrando sus registros de ingreso tarde para reportarlo como una incidencia en la nómina.

Gestión de las incidencias

Ya que las incidencias en nómina afectan la remuneración percibida por los colaboradores, es importante contar con una adecuada gestión de las mismas.

Un mayor porcentaje de las incidencias disminuyen el pago de nómina. Y si un trabajador siente que se le está perjudicando de manera incorrecta, solicitará la aclaración correspondiente.

Teniendo esto en cuenta, los beneficios de contar con una correcta administración de las incidencias en nómina son:

1. Cálculo y pago correcto de la nómina.
2. Se reduce la presentación de complementarias en el cálculo de los impuestos en materia laboral.
3. Se evitan multas y sanciones en caso de auditorías fiscales.
4. Mayor conformidad de los trabajadores con sus pagos.
5. Se cuenta con evidencias en casos de litigios laborales.

¿Cómo controlar las incidencias en nómina?

Como habrás podido notar, existen repercusiones relevantes ante una mala gestión de las incidencias en nómina.

Hacer esta labor de manera manual, empleando notas adhesivas, formatos escritos o reportes en Excel se puede prestar a pérdidas de información o errores en la captura.

La mejor manera de realizar esta tarea es empleando un software especializado en prenómina o incidencias en nómina.

Estas plataformas permiten generar una base de datos de empleados automática a partir del registro de cada eventualidad. Esto elimina errores y permite un seguimiento a detalle de cada suceso.

Los responsables de nómina pueden acceder a reportes que les permite detectar cada incidencia en nómina y complementar su registro con los informes médicos o formatos de autorización necesarios.

En caso de ser necesaria una aclaración o frente a una auditoría, los encargados pueden descargar la información o generar reportes para los fines que se requieran.

La tecnología especializada te va a permitir ahorrar tiempos y disminuir el trabajo requerido para tener un cálculo adecuado de tu nómina y la conformidad de tus colaboradores en sus pagos recibidos.

Ventajas de contar con un gestor de payroll o incidencias en nómina

A continuación, te mostramos ocho ventajas que puedes obtener con un gestor de Payroll o de incidencias en nómina en una empresa:

1. Cálculo de prenómina y nómina según el periodo que se requiera.
2. Entrega de layout de pago para el banco.
3. Reportes de nómina.
4. Entrega de recibos y nómina con RFC y nombre del empleado.
5. Realización de pólizas contables para el registro de las nóminas.
6. Emisión y timbrado de Recibos de nómina individual.
7. Cálculo de finiquitos, liquidaciones, PTU y demás variables.
8. Procesos y formatos estándar, que facilitan y automatizan todos los cálculos.

Digitaliza el registro de incidencias en nómina

Sesame HR es un software de recursos humanos que permite llevar una gestión eficiente de las incidencias en nómina o prenómina.

Con esta plataforma podrás tener la información de las incidencias en tiempo real, además de tener almacenados todos los datos e un sólo lugar, seguros y protegidos.

Y si lo necesitas, podrás generar reportes y descargar la información de prenómina para enviarlos a auditorías o a tu maquila de nómina.

Gracias a Sesame HR, podrás reducir las cargas administrativas del área de recursos humanos, aumentando su productividad y dándole más tiempos a tareas de cuidado del empleado.

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre software de recursos humanos, plantillas o guías útiles, continúa en nuestra sección de recursos.