Hoy en día, saber cómo se diseña un plan de gestión de proyectos representa un recurso de gran valor para cualquier empresa. Pues, este conocimiento hace posible conectar la estrategia con la acción, y alinear al talento humano con los objetivos corporativos.
Un plan de gestión bien estructurado transforma una idea en una realidad concreta. Así que, te mostraremos cómo construirlo y convertirlo en una gran ventaja competitiva para la empresa ¡Comenzamos!
¿Qué es un plan de gestión de proyectos?
Un plan de gestión de proyectos es una guía práctica que permite definir cómo se ejecutará, supervisará y controlará un proyecto. Donde se consideran los recursos, las capacidades y los objetivos trazados por la empresa.
En otras palabras, representa un mapa que orienta al equipo de trabajo hacia el éxito del proyecto. Pues, ayuda a anticipar caminos, riesgos, recursos y funciones para lograr resultados efectivos en el tiempo definido.
Bajo este enfoque, la estructura de un plan de gestión de este tipo suele incluir los siguientes elementos básicos:
- Objetivos
- Alcance.
- Cronograma.
- Recursos.
- Gestión de riesgos.
- Presupuesto.
- Comunicación.
5 pasos clave para hacer un plan de gestión de proyectos
Al momento de hacer un plan de gestión de proyectos que sea efectivo, es necesario tomar en cuenta estos 5 pasos.
Paso 1: establecer el propósito y marco de trabajo del plan
En este primer paso es donde se define de manera clara por qué se está elaborando este tipo de documento. Es decir, qué objetivos se busca cumplir, y bajo qué principios y métodos se va a organizar su estructura.
Un plan de gestión de proyectos no es un formulario genérico, sino una guía práctica y detallada de trabajo, hecho a la medida del contexto que se tiene. Por lo tanto, se deben especificar los siguientes aspectos críticos:
- Objetivo general del plan.
- Metodología a utilizar.
- Contexto del proyecto.
Paso 2: recopilar toda la información base del proyecto
No se puede hacer un buen plan si no se conoce bien el proyecto que se quiere desarrollar. Por lo tanto, hay que reunir toda la información clave vinculada con los siguientes elementos:
- Datos generales del proyecto.
- Entregables esperados.
- Requisitos definidos.
- Limitaciones presentes.
- Actores involucrados.
En este caso, un plan de gestión bien diseñado debe adaptarse al tipo de proyecto, al entorno y a las personas que participan en él.
Paso 3: definir cómo se va a gestionar cada parte del proyecto
Aquí es donde se redacta de manera clara y ordenada el cuerpo principal del plan. Este paso incluye el desarrollo de estas partes fundamentales de un proyecto:
- Alcance: definición y validación de entregables, y cómo se van a manejar los cambios que se puedan presentar.
- Cronograma: cómo se va a elaborar y controlar el calendario de tareas.
- Presupuesto: la forma de controlar los gastos asociados y el monitoreo al uso de recursos financieros.
- Calidad: qué estándares se aplicarán y cómo se evaluará el cumplimiento de los mismos.
- Recursos: la manera en que se organizará al equipo de trabajo y cómo se gestionarán los insumos.
- Comunicaciones: qué información se va a dar, a quiénes, por qué medios y con qué frecuencia.
- Riesgos: cómo se van a identificar y evaluar los riesgos para definir medidas de acción preventiva.
Paso 4: validar y ajustar el plan de gestión de proyectos
Una vez que se tiene el borrador del plan, es hora de que sea revisado y validado por las personas involucradas. Para ello, es importante realizar estas acciones:
- Presentar el plan a las partes interesadas.
- Recopilar las observaciones y sugerencias.
- Hacer los ajustes necesarios.
- Confirmar la aprobación del plan para su aplicación.
Paso 5: documentar el plan final y garantizar su uso
Se consolida todo el trabajo en un documento que estará disponible durante toda la vida del proyecto. Pero, este plan no debe quedar guardado en una carpeta, debe estar accesible, vivo y actualizado en todo momento.
De nada sirve tener un buen plan si no se usa de la forma correcta. Por eso, hay que convertir al documento en una herramienta de trabajo real y efectiva.
Procesos para la gestión de proyectos que debes conocer
Existen 5 procesos para la gestión de proyectos fundamentales que debes conocer y estos son:
| N° | Proceso de gestión | ¿Qué se hace? | ¿Para qué sirve? |
| 1 | Inicio | Se define el proyecto y se autoriza de manera formal. | Alinear al proyecto con los objetivos corporativos trazados. |
| 2 | Planificación | Se establece el alcance, cronograma, presupuesto, riesgos y comunicaciones. | Tener una guía clara para ejecutar y controlar el proyecto de manera efectiva. |
| 3 | Ejecución | Se hace el trabajo planificado y se gestionan los recursos y la calidad del proyecto. | Desarrollar y entregar los resultados del proyecto conforme a lo planteado. |
| 4 | Monitoreo y control | Se evalúa el progreso del proyecto y se comparan los resultados para realizar los ajustes que sean necesarios. | Asegurar que el proyecto siga el plan diseñado y corregir posibles desviaciones que se puedan presentar en el camino. |
| 5 | Cierre | Se valida la entrega de resultados y se documentan de manera dinámica las lecciones aprendidas. | Concluir el proyecto de manera formal y establecer medidas de mejora para desarrollo efectivo de proyectos futuros. |
Estos procesos forman un ciclo continuo que ayuda a garantizar el éxito de un proyecto dentro de la empresa ¿Quieres gestionar el desarrollo de un plan efectivo alineado al equipo de trabajo y con los objetivos estratégicos corporativos? Solicita una prueba gratuita aquí.
