Control de vacaciones de los colaboradores: ¿cómo puedo digitalizar esta gestión?

22 de marzo, 2024

Llevar un adecuado control de vacaciones de los colaboradores es una tarea detallada y compleja.

Siempre se pueden presentar problemas como: empatar las vacaciones con las ausencias no planeadas, falta de organización en la asignación de descansos o el uso de sistemas obsoletos.

Entonces, para que la gestión de vacaciones no se salga de las manos, en la actualidad podemos disponer de herramientas digitales que facilitan el proceso. Soluciones que resultan muy útiles para empresas de 100 o más colaboradores.

Por ello, en este artículo queremos sembrar la idea de que es momento de dejar atrás las hojas de cálculo viejas; aquellas con las que muchas empresas aún administran las vacaciones. Es hora de pasar al uso de software especializados en dicho control, te mostraremos por qué.

¿Qué es el control de vacaciones?

El control de vacaciones se refiere al proceso mediante el cual una organización o empresa gestiona y supervisa las solicitudes de vacaciones de sus empleados.

Este control se lleva a cabo para asegurarse de que la gestión de vacaciones se realiza de manera justa y equitativa, teniendo en cuenta las necesidades de la empresa y de los empleados.

Dicho control de vacaciones implica establecer políticas y procedimientos claros para solicitar y aprobar los días vacacionales. Estas políticas suelen incluir información sobre:

• La cantidad de días de vacaciones a los que tienen derecho los empleados.
• Las fechas en las que pueden tomarse las vacaciones.
• Los requisitos para solicitarlas.

Gestión importante del área de RR. HH.

Cuando un empleado desea tomar vacaciones, por regla general debe presentar una solicitud con antelación, especificando las fechas deseadas.

A continuación, el departamento de recursos humanos o el supervisor evaluarán la solicitud. La aprobarán si es factible y no perjudica las operaciones de la empresa.

En algunos casos, puede haber restricciones o limitaciones en la cantidad de empleados que pueden tomar vacaciones al mismo tiempo. En especial durante períodos ocupados o estacionales.

El control de vacaciones también implica mantener registros precisos de los días ya tomados por cada empleado; para asegurarse de que se cumplan las políticas establecidas y llevar un seguimiento del saldo de días de vacaciones disponibles.

Esto es muy importante para evitar que los empleados tomen más días de vacaciones de los que les corresponden.

¿Cómo se hace el control de vacaciones de una empresa?

El control de vacaciones de una empresa se lleva a cabo mediante un conjunto de pasos y procedimientos. A continuación, te mostramos un proceso típico de gestión de vacaciones:

1. Establecer políticas y procedimientos: la empresa debe desarrollar políticas claras sobre las vacaciones. Debe incluir la cantidad de días de vacaciones a los que los empleados tienen derecho, las fechas en las que pueden tomarse las vacaciones, los requisitos para solicitarlas y cualquier otra regla relevante.
2. Comunicación interna: las políticas y procedimientos de vacaciones deben ser comunicados a todos los empleados de manera clara y accesible. Puede realizarse mediante:
   • Manual del empleado.
   • Reuniones informativas.
   • Correos electrónicos
   • Software de recursos humanos
   • Otros canales de comunicación interna.
3. Solicitud de vacaciones: cuando un empleado desea tomar vacaciones, generalmente debe presentar una solicitud por escrito o mediante un sistema de gestión de recursos humanos.
4. Evaluación de la solicitud: el departamento de recursos humanos o el supervisor revisarán la solicitud de vacaciones y evaluarán su viabilidad.
5. Aprobación o rechazo: una vez evaluada la solicitud, se comunicará al empleado si su solicitud de vacaciones ha sido aprobada o rechazada.
6. Registro y seguimiento: es importante mantener registros precisos de las vacaciones utilizadas por cada colaborador. Esto implica registrar:
   • Las fechas de inicio y finalización de las vacaciones.
   • El número de días utilizados.
   • El saldo de días de vacaciones disponibles.

Importancia de las vacaciones en el desempeño laboral

Las vacaciones son el tiempo perfecto para que los colaboradores cuiden su salud física y mental.

Gracias a que se interrumpen las tareas cotidianas, los empleados pueden oxigenar sus cerebros y espíritu; refrescarse, desconectarse y recargar energía para continuar con las labores habituales.

Está comprobado que tomarse un descanso laboral ayuda a que las personas puedan reincorporarse a sus labores con más energía.

Beneficios del tiempo vacacional

Todo lo anterior puede provocar un impulso para mejorar:

• La creatividad personal, ya que convivir en ambientes distintos a los habituales ayuda a observar la realidad desde perspectivas diferentes.
• La toma de decisiones, porque el salir de vacaciones disminuye los niveles de estrés. Con ello, se puede ser más asertivo, evitando posibles errores que dificulten el desempeño de los colaboradores.
• La productividad, ya que el descansar despeja y relaja la mente. Así, se puede potenciar el desempeño al estar más concentrado, dispuesto y satisfecho.

La Ley Federal de Trabajo establece que en México todo trabajador tiene derecho a ciertos días de vacaciones, dependiendo su antigüedad en la empresa. Recuerda que estos días fueron aumentados en la Reforma de vacaciones dignas del 2023:

Asegúrate de tener una política de empresa actualizada y que responda a esta normativa.

Características que debe tener un buen gestor de vacaciones

Gestionar las vacaciones de una organización no es una tarea fácil. Se tienen que realizar varias actividades de manera minuciosa para conjuntar la información de cada una de ellas:

• Se requiere estudiar las necesidades organizativas y de personal de cada área en los diferentes meses del año.
• Deben establecer políticas como número de días, tiempo previo para solicitarlas, prioridades en la elección, etc.
• Cuadrar las fechas con cada miembro de los diferentes equipos.
• Plantear un calendario que apruebe tanto recursos humanos como la dirección.

Para apoyar estas acciones, existen programas digitales. Así, un gestor de vacaciones digital debe cumplir con ciertas características para que sea eficiente:

Aunque la prioridad es agilizar las tareas administrativas del sector de recursos humanos, también debe proveer una visión más detallada del absentismo en tiempo real.

Entre sus características se encuentran las siguientes:

Ley Federal del Trabajo en el gestor de vacaciones

Sin lugar a dudas, este punto es indispensable en todo planificador de vacaciones, para que sea factible su uso en una empresa seria.

Entonces, el primer punto es revisar que cumpla con la Ley Federal del Trabajo vigente. 

Tipos de ausencias

Es importante que se pueda diferenciar el tipo de ausencia que tiene cada empleado. Por ejemplo, si el trabajador se ausenta por retribución de horas extras, enfermedad, vacaciones o días festivos.

De esta manera el departamento de recursos humanos tendrá una visión general de los empleados disponibles en cada sección, en tiempo real. Esta información es importante para la planificación y asignación de tareas durante dicho período.

Agilizar proceso de solicitudes y validaciones

Otra característica esencial de un software de recursos humanos eficiente es que permite agilizar el proceso de solicitud y aprobación de días.

Para ello debe existir una clara relación entre el software y los convenios de la empresa, para determinar los días de vacaciones que le corresponde a cada empleado.

En el caso de los días festivos, es posible que varíen de una región a otra. Por esta razón, es preferible que el gestor cuente con varios calendarios, especialmente si la empresa trabaja con empleados que viven en diferentes zonas geográficas.

Proceso de solicitudes

Desde el punto de vista del empleado, es esencial que el sistema sea intuitivo para solicitar vacaciones u otro tipo de ausencias. Para que este trámite sea ágil es mejor recibir las notificaciones en el mismo instante que el empleado las envió.

De igual manera se espera que exista una pequeña capacitación de la empresa para el uso correcto del mismo.

Además, para facilitar el proceso de validación, el superior podrá contar con un calendario actualizado con todo el personal disponible en cada equipo de trabajo y mejorar el control de vacaciones.

Informes 

Los managers podrán contar con informes que les permitirán llevar un control diario de su equipo de trabajo. La finalidad de dichos informes automáticos es contar con datos pertinentes en cualquier momento del día.

Pero, lo más importante es que no sume a la cantidad de tareas administrativas de recursos humanos.

¿Cómo mejorar el control de vacaciones?

Contar con un software de gestión de vacaciones es una parte importante para llevar una adecuada administración de ausencias, pero no lo es todo.

La clave se encuentra en definir una política clara de vacaciones. Para ello se deben tener presente estos consejos:

• Los convenios colectivos de la empresa deben cumplir con la Ley de Trabajo.
• Definir cuántos empleados pueden tomar vacaciones al mismo tiempo sin que esto afecte a la productividad de la empresa ni provoquen sobrecargas a los empleados.
• Especificar un tiempo de antelación para solicitar las vacaciones o días de descanso. Para evitar conflictos, se debe establecer un orden de prioridades.
• Determinar los usuarios con rol de administradores que podrán validar las peticiones de días de descanso.

¿Cómo digitalizar el control de las vacaciones y ausencias?

¿Te ha pasado que se han otorgado vacaciones a tus empleados quedando algún proceso falto de personal?

¿Desconoces los días que le corresponden o que se le deben a cada trabajador?

¿El equipo de recursos humanos emplea mucho tiempo en la gestión de vacaciones?

Para resolver estos problemas, o para agilizar el control de vacaciones, un gestor de vacaciones es la mejor opción.

Se trata de un software de recursos humanos que permite administrar las vacaciones y las ausencias de todos los empleados.

Vacaciones sin Estrés: Gestiona el Tiempo Libre de tu equipo con Sesame HR

Permite a tu equipo solicitar y aprobar días libres fácilmente, mantén un registro preciso y garantiza una distribución equitativa del tiempo de descanso y de los recursos

¿Ya conoces el software para el control de vacaciones de Sesame HR?

Sesame HR es una plataforma en la que podrás compartir calendarios y agendas. Así, la planificación, el control de vacaciones y ausencias es más fácil y eficiente.

Se puede llevar el cálculo de los días que corresponden a cada trabajador en función de sus horas de trabajo.

Empleando la misma plataforma, los colaboradores pueden solicitar su periodo de vacaciones y conocer el estatus de la solicitud. Mientras que las diferentes gerencias pueden contar con roles de aprobación de las solicitudes.

No importa si son 100 ó 500 empleados, el programa agilizará todo el proceso para cada uno, liberando así mucho tiempo del equipo de RR. HH.

Visualiza procesos y gestiones

Sesame HR incluye un gestor de vacaciones muy visual. La aplicación es muy sencilla de utilizar y muy útil tanto para los empleados como para los jefes de equipos.

Como perfil de empleado puede:

• Calcular los días de vacaciones que le corresponde
• Enviar las justificaciones de ausencias
• Ver las respuestas de sus superiores en tiempo real, entre otros.

Además, para los jefes de equipo de trabajo, Sesame HR ofrece una plantilla visual de empleados con información relevante del absentismo y el control de vacaciones.

En ella se ve, con diferentes colores, las ausencias, solicitudes y días pendientes de vacaciones de todos los empleados en general. Incluso, al acercar el mouse a un perfil puedes obtener más información de dicho empleado en particular. 

Además, se incluyen los mencionados informes automáticos, que ayudan a disminuir los absentismos laborales, y tener una visión general de los mismos frente a una planificación eficiente.

Anímate a probar los beneficios del software de gestión de vacaciones de Sesame HR, tu equipo de RR. HH. y la plantilla te lo agradecerán.