Control de asistencia laboral: tipos de herramientas para checar

4 de marzo, 2024

Sea cual sea el tamaño de tu organización, llevar un control de asistencia laboral genera repercusiones positivas en múltiples áreas:

• Desde el impacto en la productividad hasta los beneficios que genera en el clima laboral. Es un aspecto básico de la gestión del recurso humano.

Dada la importancia de este factor, veamos las ideas más importantes sobre el control de tiempos. También, las herramientas que existen para optimizar el control de la asistencia. Advertencia: contenido valioso para compañías de 50 o más empleados.

¿Qué es el control de asistencia laboral?

Es común que, dada la rutina laboral, veamos muy común llegar todos los días a la misma hora a la oficina, y que empecemos a interactuar con nuestros compañeros.

Sin embargo, no todo el personal tiene la misma jornada:

Algunos pueden entrar en horarios diferentes, ya que los clientes son atendidos más tarde, o la producción empieza más temprano.

No sólo esto modifica los esquemas de los horarios de trabajo. También hay personas que ingresan unos minutos más tarde, se enferman o se ausentan sin motivos.

En consecuencia, es necesario el control de asistencia laboral. Y en una empresa con 100, 300 o incluso más trabajadores, se vuelve imprescindible este proceso.

Tiempo adicional

Otros miembros pueden permanecer más tiempo después de su horario, generando bolsa de horas extra al completar sus labores. Dichas eventualidades deben registrarse y controlarse.

Todos los colaboradores de una empresa deben cumplir con un periodo de horas específico, para considerarse que ha estado presente en su jornada laboral.

Y por cierto, las jornadas laborales se establecen con base en:

• La legislación vigente
• Los contratos colectivos de trabajo
• El tipo de actividad, la industria de la empresa y el calendario laboral del país o región donde se encuentren ubicados.

Dimensiones de la compañía

Además, el tamaño de la plantilla también influye en los turnos y el control de asistencia laboral. Por ejemplo:

En una compañía de 150 colaboradores es más factible implementar turnos discontinuos, rotativos, etc., si se quiere mantener la operación 24/7. Y eso necesita más coordinación.

Beneficios de llevar el registro de entradas y salidas del personal

Llevar el control de las entradas y salidas de tu personal ayuda a fortalecer la disciplina de tu plantilla laboral. Además, genera una cultura de trabajo que se basa en la ética y con ello se mejora el desempeño laboral.

Además, la Ley Federal de Trabajo establece la duración de las jornadas laborales y las implicaciones si esta jornada no se cumple; o, por el contrario, excede los tiempos máximos de trabajo.

Análisis

Llevar un control de asistencia laboral permite identificar si existen patrones de ausencias en nuestros colaboradores, y con ello:

• Evaluar y atender dichos comportamientos, para reducir la cantidad de faltas y ausentismo.

Como lo decíamos antes, llevar el control de las asistencias de tu personal mejora la productividad:

• Puedes generar procesos que reduzcan la cantidad de ausencias
• Sabrás con qué cantidad de personal se cuenta y podrás tomar las medidas pertinentes para sacar adelante el trabajo.

Herramientas para llevar el control de asistencia laboral

Podemos mencionar tres grandes grupos de herramientas que se pueden emplear para realizar el registro de las entradas y salidas del personal:

Hojas de cálculo (físicas o digitalizadas)

Este es el método tradicional de control y registro de las asistencias de los colaboradores. Es el que la mayoría de las PYMES emplean:

• Un formato con el registro del nombre de la persona y su hora de entrada y salida es lo más tradicional. Si nos vamos a emplear un poco de tecnología, podemos usar hojas de cálculo digitales para realizar este fichaje.

Ya sea de manera física o digital, estas herramientas para la asistencia se prestan para el error humano o para la manipulación de la información.

Atención: si le sumamos la necesidad de contar con puestos con flexibilidad laboral o en modelos de teletrabajo o híbridos, las hojas de cálculo básicas resultan ineficientes.

Biométricos

Este grupo de herramientas ganó popularidad por la facilidad de uso. Sin embargo, contar con biométricos era una opción con alto costo de instalación y mantenimiento.

Muchos de ellos empleaban la huella digital. Pero, la pandemia y el Covid-19 hizo que muchos de estos sistemas cayeran en desuso.

Aplicaciones móviles y software

Este grupo de herramientas constan de software especializados en el registro del ingreso y salida de los colaboradores.

La gran ventaja que presentan las aplicaciones es que hacen el registro y lo comparan con la jornada que debe cumplir cada trabajador.

Además, se pueden realizar registros desde diferentes ubicaciones y con diversos métodos (App, computadora, tablet en la entrada de la empresa, etc.; no solo reconocimiento facial o dactilar).

Recomendación

Una aplicación para el control de asistencia laboral que te invitamos a conocer es Sesame HR. Miles de empresas en México y Estados Unidos, Latinoamérica y Europa ya la usan:

• Es una herramienta pensada para plantillas de más de 50 empleados. No sólo registra las entradas y salidas, sino que lleva la gestión de vacaciones, retardos, personal activo en tiempo real, horas extra y varias funciones más.