Gestión de equipos
Software para gestión de capital humano: qué es y cómo funciona
Contar con un software para gestión de capital humano puede detonar grandes beneficios para tu empresa y digitalizar tus procesos del área.
26 de julio, 2024
La tecnología y los humanos somos más poderosos juntos. Por ello, contar con un software de capital humano puede detonar grandes beneficios para tu empresa.
Y es que la digitalización de las compañías se ha ido extendiendo a lo largo de todas las áreas, incluyendo RRHH. En organizaciones de 50 o más empleados, esto es aún más evidente.
Conocer y entender este proceso te permitirá adaptarte mejor y aprovechar las ventajas que traen las nuevas tecnologías.
Definición de capital humano
Un estudio de KPMG nos reveló que un 70% de los profesionistas reconoce la necesidad de abordar la transformación digital:
- Sin embargo, sólo un 14% de los departamentos se han atrevido a invertir en inteligencia artificial.
Entonces, el capital humano son todos los conocimientos, habilidades y actitudes que tienen los colaboradores de una organización.
Debemos entender al capital humano como todos los recursos, tangibles e intangibles, que al ser empleados le pueden generar un valor adicional al negocio.
Diferentes conceptos
En muchas ocasiones se suele usar el término de capital humano como un sinónimo de recursos humanos. Si bien son conceptos similares, existen diferencias a mencionar.
Por otro lado, el capital humano se enfoca en las habilidades y la formación que las personas poseen.
En qué consiste el software de capital humano
Entendido el concepto de capital humano, el software de capital humano para la gestión, tiene como objetivo obtener lo mejor de cada trabajador.
Para que el capital humano maximice el valor económico reflejado en los resultados de la empresa se vale de:
- Valores y creencias personales
- Las habilidades con las que cuenta
- La formación que vaya adquiriendo
- Experiencia y trayectoria que han logrado
- Su salud física y mental
- Redes y conexiones personales
- Su capacidad para vincularse con otros, colaborar y trabajar en equipo.
Cuando la capacidad productiva de la empresa se deposita en las personas, se vuelve relevante la formación y las habilidades que sus miembros poseen.
Qué es un software de capital humano
Un software para gestión de capital humano es un sistema que integra todas las aplicaciones de gestión de Recursos Humanos bajo una misma plataforma.
Por lo tanto, estamos hablando de plataformas muy potentes que te permiten integrar diversas funciones del área de Recursos Humanos.
Algunas de ellas suelen ser:
- Selección y reclutamiento de personal
- Cálculo de nómina
- Gestión de jornadas y horarios laborales
- Procesos de onboarding
- Canales de comunicación
- Evaluación de desempeño laboral
- Gestión de documentos
- Informes y analítica.
Cómo funciona un software para gestión de capital humano
Existen dos grupos de software que permiten la digitalización de RRHH:
- Los primeros son conocidos como pure-play y se especializan en un único elemento o función.
- Los segundos son sistemas todo en uno que administran todo el ciclo de vida del trabajador.
Software de capital humano pure-play
Este tipo de software tiene un enfoque muy concreto. Por ejemplo, podemos mencionar los sistemas para gestionar el cálculo de la nómina.
Estos sistemas suelen contar con integraciones para conectarse con otras herramientas empresariales. Además, aportan funcionalidades muy específicas para cada proceso.
Software de capital humano todo en uno
Por el otro lado tenemos el tipo de software para gestión de capital humano todo en uno:
- Este tipo de aplicaciones gestionan las funciones de todo el departamento de recursos humanos desde un mismo lugar.
Dichos sistemas tienen mayor sentido cuando las empresas requieren mantener el control de varios procesos o varias ubicaciones:
- Permiten centralizar toda la información de recursos humanos y son los que hemos descrito como HRMS.
Qué aporta el software para gestión de capital humano a las empresas
Un software para gestión de capital humano ayuda a integrar, automatizar y optimizar los procesos internos del área de recursos humanos.
Esto puede generar ahorros de hasta un 40% del tiempo dedicado a tareas administrativas.
Mejora la productividad
La productividad de las empresas es impulsada al implementar este tipo de software. No sólo es un resultado que vivirán las áreas de recursos humanos, sino toda la organización.
Por ejemplo, el contar con un mejor control horario gracias a la digitalización de RRHH:
Las tareas de recursos humanos se harán de modo más sencillo, y también la organización obtendrá una mayor disciplina en cuanto a asistencias y retardos.
Aumenta el compromiso de los colaboradores
En la actualidad, es muy importante potenciar el compromiso de nuestro equipo con la empresa.
Un software para gestión de capital humano les brinda un pronto acceso a su información, son un canal de comunicación y agilizan los trámites con la organización.
Protege los datos de la empresa
El hecho de que toda la información se centralice y almacene en la nube, aporta una mayor seguridad a los datos:
No es tan fácil robar dicha información, frente a la que está en un Excel o archivero físico.
Los datos se llegan a encriptar, y el acceso a los mismos se hace a través de usuarios controlados mediante contraseñas y otros sistemas de identificación.
Facilita el cumplimiento de la normatividad vigente
La Ley Federal del Trabajo (LFT) contempla una serie de normas y leyes que regulan las relaciones laborales en México.
Estas herramientas facilitan el cumplimiento de las mismas:
- Primero, porque automatizan reglas y procesos
- Segundo, porque generan evidencias y documentos para referencias posteriores.
Aporta mejor información para la toma de decisiones
Como hemos dicho, un software para gestión de capital humano completo debe contar con herramientas de People Analytics.
Gracias a esta funcionalidad se pueden interpretar los datos generados y para detectar tendencias que ayuden en la toma de decisiones. Además, la información se puede generar en tiempo real.
Así, las decisiones pueden ser más acertadas y tomarse con mayor prontitud para evitar futuros problemas.
Características del software de capital humano
Ya hemos hablado de lo que es un software para gestión de capital humano y de cómo funcionan. También, hemos mencionado los beneficios que puede aportar su implementación en las empresas.
Al respecto, Sesame HR es un software para capital humano integral. Automatiza todas las funcionalidades de recursos humanos y centraliza la información.
Entre las principales funcionalidades que puedes digitalizar con Sesame HR se encuentran:
Gestor documental
De entrada, puedes eliminar todos los espacios físicos en recursos humanos para guardar documentos y archivar expedientes.
Con Sesame HR puedes digitalizar todos los documentos y generar una sola base de datos.
Reclutamiento y selección de personal
Uno de los procesos más complejos es el de la búsqueda y selección del talento adecuado.
Sesame HR te permite automatizar cada etapa:
- Publicación de vacantes
- Recepción de currículums
- Gestión de expedientes de candidatos
- Selección y bienvenida.
Como todo el proceso se encontrará centralizado, será fácil conocer el estatus del mismo.
Proceso de onboarding
La primera impresión importa y nunca tendrás segundas oportunidades para generar la adecuada:
Sesame HR cuenta con esta funcionalidad, para crear un checklist de actividades para el plan de incorporación de tu empresa.
Con esta función puedes automatizar los procesos de incorporación de nuevo personal.
Portal del empleado
Contar con una ventanilla única para atender a tus colaboradores es de gran ayuda. Mejor aún cuando dicha ventanilla funciona 24/7.
Tus colaboradores podrán gestionar con la app de Sesame HR:
- Trámites de vacaciones
- Permisos
- Justificantes médicos, etc.
Organigrama digital
Sesame HR te permite contar con un organigrama visual con dicha estructura. Así se pueden identificar funciones, responsables, nuevas incorporaciones y otras consultas.
Workflows
Para diferentes procesos se requiere de tareas administrativas que con esta aplicación podrás resolver. Tales son las notificaciones, programar reuniones o comunicados, etc.
Control de asistencia
Sesame HR también funciona como un reloj checador digital.
Con esta información se lleva el control del tiempo laborado para identificar los retardos, las horas extra y otras incidencias que afecten el cálculo de la nómina.
Gestión de jornadas y tareas
La gestión de tareas te permite identificar las mismas por proyecto y asignarlas a los miembros de un equipo.
También puedes dar seguimiento al avance y administrar las cargas laborales.
Evaluación de desempeño
Poder evaluar el desempeño de los trabajadores se vuelve complejo por la cantidad de información que debe ser recopilada y analizada.
Pero con Sesame HR la tarea se vuelve sencilla. Con esta herramienta podrás medir cualquier aspecto del desempeño.
Evaluación de desempeño
Poder evaluar el desempeño de los trabajadores se vuelve complejo por la cantidad de información que debe ser recopilada y analizada.
Pero con Sesame HR la tarea se vuelve sencilla. Con esta herramienta podrás medir cualquier aspecto del desempeño.
Sesame HR frente a otras plataformas de RRHH
El mercado de software de RRHH incluye soluciones de muy distinto alcance. Algunas están pensadas para gestionar nóminas de pequeñas empresas. Otras, como Sesame HR, han sido construidas para abordar la complejidad de organizaciones enterprise con miles de empleados, múltiples países y procesos de RRHH sofisticados.
API REST completa
Sesame HR dispone de una API documentada que permite integraciones bidireccionales con cualquier sistema externo. Esto es un requisito indispensable en entornos enterprise donde los datos de RRHH deben fluir hacia ERPs, sistemas de Business Intelligence o plataformas de payroll.
People Analytics avanzado
La toma de decisiones en RRHH enterprise requiere datos. Sesame HR ofrece dashboards y métricas en tiempo real sobre absentismo, rotación, productividad y clima laboral.
Automatización de flujos de trabajo
Los procesos de onboarding, offboarding, revisiones de desempeño o solicitudes de ausencia pueden automatizarse con flujos configurables, reduciendo la carga administrativa.
Seguridad y cumplimiento normativo
Sesame HR cumple con el RGPD y ofrece herramientas para la gestión del registro horario conforme a la legislación laboral española y europea.
Soporte enterprise dedicado
Las grandes organizaciones necesitan más que un chat de soporte. Sesame HR ofrece acompañamiento en la implantación y soporte prioritario para clientes enterprise.
Sesame AI: Inteligencia Artificial aplicada a la gestión de RRHH
Sesame HR ha integrado capacidades de inteligencia artificial en su plataforma bajo la denominación Sesame AI. Esta capa de IA permite a los equipos de RRHH acceder a insights, automatizar tareas repetitivas y tomar decisiones más informadas.
Sesame AI puede analizar los datos de la plataforma y generar insights sobre patrones de absentismo, riesgo de rotación o tendencias de desempeño. Los empleados pueden interactuar con Sesame AI mediante lenguaje natural para consultar su saldo de vacaciones, conocer las políticas de empresa o realizar solicitudes. La IA también puede automatizar tareas repetitivas como la clasificación de solicitudes, la generación de informes o el envío de recordatorios.
Para las organizaciones enterprise, Sesame AI representa una oportunidad de escalar las capacidades del equipo de RRHH sin aumentar el headcount. La IA puede encargarse de las tareas de análisis y seguimiento, liberando a los profesionales de RRHH para tareas de mayor valor estratégico.
El futuro de los RRHH enterprise en México: Por qué la IA y la automatización son imprescindibles
La gestión de recursos humanos en las organizaciones enterprise está experimentando una transformación profunda impulsada por la inteligencia artificial y la automatización. Las empresas que no adopten estas tecnologías en sus procesos de RRHH perderán competitividad en la atracción y retención de talento.
Entre las tareas de RRHH que se están automatizando destacan el screening de candidatos en procesos de selección, la generación de contratos y documentos laborales, el cálculo de variables salariales e incidencias, el seguimiento del onboarding de nuevos empleados, el análisis de resultados de encuestas de clima, y la detección de patrones de absentismo y riesgo de rotación.
La IA permite analizar grandes volúmenes de datos de RRHH para identificar patrones que serían imposibles de detectar manualmente: qué perfiles tienen mayor riesgo de abandonar la empresa, qué equipos tienen problemas de clima laboral o qué formaciones tienen mayor impacto en el desempeño. Sesame HR está invirtiendo activamente en la integración de capacidades de IA y automatización en su plataforma.
Sesame HR para logística y transporte en México: control de jornada en equipos móviles
Las empresas de logística y transporte gestionan equipos que no trabajan en una oficina fija. Conductores, operarios de almacén, repartidores y técnicos de campo necesitan herramientas de RRHH adaptadas a su realidad: fichaje desde el móvil, gestión de turnos rotativos y visibilidad en tiempo real para los responsables.
Sesame HR permite a los empleados fichar desde su smartphone utilizando geolocalización, lo que permite verificar que el fichaje se realiza desde el lugar de trabajo correcto. Esta funcionalidad es especialmente útil para equipos de reparto, técnicos de campo o conductores que inician y terminan su jornada en ubicaciones distintas.
Los almacenes logísticos operan en turnos rotativos 24/7. Sesame HR permite planificar estos turnos de forma visual, publicarlos automáticamente a los empleados y gestionar los cambios con mínima intervención administrativa.
Los directores de operaciones de empresas logísticas necesitan saber en todo momento cuántas personas están trabajando, dónde y si se están cumpliendo los horarios planificados. Sesame HR proporciona esta visibilidad en tiempo real desde un dashboard centralizado.
Sesame HR para el sector salud en México: gestión de RRHH en entornos críticos
El sector sanitario —clínicas, hospitales, residencias de mayores, centros de salud— tiene exigencias muy específicas en la gestión de recursos humanos: turnos de 24 horas, gestión de guardias, control de titulaciones y certificaciones, y cumplimiento estricto de ratios de personal.
Sesame HR permite crear plantillas de turnos adaptadas a la casuística sanitaria y gestionar las guardias de forma eficiente. La plataforma también permite almacenar y gestionar titulaciones y certificaciones del personal, configurando alertas automáticas cuando una certificación está próxima a vencer.
La gestión de bajas por enfermedad es especialmente crítica en sanidad. Sesame HR permite gestionar las bajas en tiempo real y facilitar la búsqueda de sustitutos con el perfil adecuado. La plataforma genera automáticamente la documentación necesaria para cumplir con las obligaciones de registro horario específicas del sector sanitario.
Sesame HR para el sector construcción en México: RRHH en obra
La industria de la construcción presenta retos únicos en la gestión de recursos humanos: personal distribuido en múltiples obras, alta temporalidad, necesidad de acreditar formaciones en prevención de riesgos y convenios colectivos complejos.
Muchas obras tienen conectividad limitada. Sesame HR permite el fichaje offline desde la aplicación móvil, sincronizando los datos cuando el dispositivo recupera la conexión. Esto garantiza el registro horario incluso en entornos con infraestructura tecnológica limitada.
La ley exige que todos los trabajadores de la construcción cuenten con la formación en prevención de riesgos laborales adecuada a su puesto. Sesame HR permite registrar y controlar estas formaciones, emitiendo alertas cuando están próximas a caducar. La plataforma también facilita la gestión de contratos temporales y la diferenciación entre empleados propios y personal de empresas subcontratadas.
Sesame HR para el sector educativo en México: Gestión de personal docente y administrativo
Los centros educativos —colegios, universidades, academias, centros de formación— tienen una estructura de personal muy particular: docentes con horarios variables, personal de administración y servicios, y una elevada temporalidad asociada al calendario académico.
Sesame HR permite configurar el calendario laboral de cada centro educativo, incluyendo los períodos lectivos, las vacaciones escolares y los días festivos locales. El registro de la jornada laboral es obligatorio también en el sector educativo: Sesame HR permite a los docentes registrar su entrada y salida de forma sencilla desde cualquier dispositivo.
Las bajas del personal docente requieren una respuesta rápida para garantizar la continuidad del servicio educativo. Sesame HR facilita la gestión de las sustituciones, manteniendo un registro actualizado del personal disponible y sus titulaciones. La plataforma centraliza toda la documentación del personal del centro: contratos, titulaciones, acreditaciones, formaciones.
Transformación digital y uso de software de capital humano
Según Microsoft, el 88% de los ejecutivos consideran que sus inversiones en la digitalización de la empresa ha valido la pena:
Entonces, la implementación de un software de capital humano sin duda generará un buen impacto. Y en empresas mediana y grandes, aún más.
El ahorro de tiempos, la reducción de costos y el aumento en la seguridad serán elementos tangibles de la mejora.
Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.