Vacaciones y ausencias
Cómo calcular las vacaciones proporcionales con Sesame HR
Te explicamos cómo calcular las vacaciones proporcionales con Sesame HR. Además este software realiza otras funciones importantes de RR. HH.
¿Necesitas ayuda?
Anjolly Capponi
HR Consultant
3 de julio, 2025
Hoy en día, para calcular vacaciones de los empleados no hay mejor aliado que un software de recursos humanos. Dado que, esta herramienta permite realizar la estimación de manera automática, práctica y con precisión.
Además, la integración de un buen sistema de gestión de vacaciones ofrece una base sólida para promover el cumplimiento legal y la eficiencia operativa. Lo cual, se complementa con la toma de decisiones informadas y el desarrollo de planes de acciones dinámicos.
Por ello, te vamos a mostrar paso a paso cómo se lleva a cabo este proceso con la ayuda de la tecnología ¡Empecemos!
¿Qué son las vacaciones proporcionales?
Las vacaciones proporcionales son los días de descanso que se le deben pagar a un trabajador cuando hay rescisión de contrato.
En México el periodo vacacional que le corresponde a un empleado por un año de servicios es de 12 días remunerados. Después del segundo año, aumentan los días de vacaciones.
Hay que tener en cuenta lo anterior, para saber cómo calcular las vacaciones proporcionales.
¿Cómo calcular vacaciones en México?
Para calcular las vacaciones en México, se deben seguir las disposiciones establecidas en la Ley Federal del Trabajo (LFT), particularmente en su artículo 76.
A partir de la reforma laboral de 2023, se modificaron los días de vacaciones para los trabajadores mexicanos, aumentando progresivamente los días de descanso conforme a los años de servicio.
- Determinar el tiempo de antigüedad:
- El cálculo de los días de vacaciones depende de los años que el trabajador haya laborado para la misma empresa.
- Primer año: 12 días de vacaciones por el primer año trabajado.
- Aumento progresivo: a partir del segundo año, los días de vacaciones aumentan gradualmente. Por ejemplo, un trabajador con dos años de antigüedad tiene derecho a 14 días de vacaciones, y así sucesivamente.
2. Cálculo del salario vacacional:
Durante los días de vacaciones, el trabajador tiene derecho a recibir su salario íntegro. Además, la empresa debe pagar un 25% adicional de prima vacacional sobre el salario correspondiente a los días de vacaciones.
Ejemplo de cálculo:
Si un trabajador tiene derecho a 12 días de vacaciones y su salario diario es de $500 MXN, su pago por vacaciones sería:
- Salario de vacaciones: 12 días * $500 MXN = $6,000 MXN.
- Prima vacacional (25%): $6,000 * 0.25 = $1,500 MXN.
- Total pagado por vacaciones: $6,000 (salario) + $1,500 (prima vacacional) = $7,500 MXN.
3. Plazo para tomar vacaciones
El trabajador debe disfrutar sus vacaciones dentro de los seis meses posteriores a haber cumplido un año de servicio. Si las vacaciones no se otorgan en ese periodo, el trabajador aún tiene derecho a ellas, y en caso de terminación de la relación laboral, las vacaciones no gozadas deben ser pagadas de manera proporcional.
¿Cuándo no se le pagan las vacaciones a un colaborador?
Si un trabajador permaneció en tu empresa por un tiempo inferior a los 60 días de contrato, en este caso no tienes la obligación de calcular vacaciones para esta persona.
Y suponiendo que el acuerdo laboral se renovara, si el tiempo de labor no supera los dos meses, tampoco se le otorga este beneficio de los feriados remunerados.
Vacaciones en México
Debemos recordar que el periodo vacacional son días de trabajo en los que el trabajador no asiste a la empresa. Sin embargo, estos días de ausencia deben ser remunerados de la misma manera en que se pagan los días trabajados.
Por un año de trabajo
Si tu empleado cumplió un año de servicios en tu empresa, de acuerdo a la Ley Federal del trabajo, este tiene derecho a gozar de seis días de descanso remunerados.
De 2 a 4 años de trabajo
A partir del segundo año laborado, al trabajador se le pagan dos días más de descanso durante sus vacaciones.
Es decir:
- Por 2 años de trabajo, se conceden 14 días de descanso remunerados.
- A los 3 años, el trabajador tiene derecho a 16 días de descanso remunerados.
- Al cumplir 4 años trabajando para la empresa, la persona debe recibir un descanso remunerado de 18 días.
Después de 5 años de trabajo
A partir de los 6 años de servicios el periodo vacacional solo aumenta dos días por cada cinco.
- A los 5 años el trabajador tendrá derecho a gozar de 20 días de vacaciones.
- De 6 a 10 años de servicios, el trabajador tiene derecho a 22 días de vacaciones.
- Cuando el empleado lleva en la empresa entre 11 y 15 años, entonces se le debe otorgar un periodo de vacaciones de 24 días.
- Entre 16 y 20 años de labor, al empleado se le debe pagar 26 días de vacaciones.
- Para los que han trabajado en la misma empresa de 21 a 25 años, se les debe reconocer 28 días de vacaciones.
- Por último, si han trabajado de 26 a 30 años, les corresponden 30 días y de 31 a 35 años de trabajo serán 32 días, dando esta cifra como máxima alcanzable.
¿Cómo calcular las vacaciones proporcionales?
Siguiendo con Ana, estos son los datos que tenemos:
- Trabajó 240 días.
- Su salario era de $9,000 MXN.
Por tanto, hay que calcular cuántos días se le deben pagar como vacaciones.
Este es el procedimiento:
6/365 = 0.164 x 240 = 3.93 días de vacaciones proporcionales.
$9,000 MXN/30 días = $300 MXN
Ya tenemos dos datos importantes:
- El salario diario = $300 MXN
- Y los días proporcionales de vacaciones = 3.93.
Ahora, procedemos a multiplicar estos valores para obtener el total que se le debe pagar a Ana por los días de descanso.
3.93 días x $300 MXN = $1,179 MXN.
Entonces a Ana se le debe pagar $1,179 MXN por las vacaciones no gozadas.
Cálculo de la prima vacacional
La prima vacacional es un bono al que tienen derecho todos los trabajadores, incluso cuando presentan una renuncia voluntaria.
Para calcular la prima vacacional se tiene en cuenta:
- El sueldo diario.
- Los días de vacaciones correspondientes.
- El porcentaje correspondiente al salario de los días de vacaciones. Este porcentaje no puede ser menos del 25%.
En este caso nos ahorramos los dos primeros pasos, pues ya tenemos el dato. Ahora procedemos a calcular la prima.
$1,179 MXN x 25% = $294 MXN.
A Ana le corresponden $294 MXN de prima vacacional.
¿Cómo calcular las vacaciones proporcionales de una manera más fácil?
La empresa de bienes raíces no delegó esta tarea a una persona para que hiciera un cálculo tradicional. El encargado de recursos humanos tiene acceso al software de gestión de vacaciones de Sesame HR.
En esta herramienta se almacenó toda la información de Ana. Por lo tanto, bastó un par de clics para calcular las vacaciones proporcionales que le correspondían a Ana.
Calculo de vacaciones con un software de recursos humanos
Hoy en día, para calcular vacaciones de los empleados no hay mejor aliado que un software de recursos humanos. Dado que, esta herramienta permite realizar la estimación de manera automática, práctica y con precisión.
Además, la integración de un buen sistema ofrece una base sólida para promover el cumplimiento legal y la eficiencia operativa. Lo cual, se complementa con la toma de decisiones informadas y el desarrollo de planes de acciones dinámicos.
Por ello, te vamos a mostrar paso a paso cómo se lleva a cabo este proceso con la ayuda de la tecnología ¡Empecemos!
1. Ajustar las políticas al software para calcular vacaciones según la LFT
Antes de calcular vacaciones, lo primero que se debe hacer es ajustar en el sistema los criterios de la Ley Federal del Trabajo (LFT). De hecho, también es necesario tomar en cuenta las políticas internas que tiene definida la empresa para gestionar las vacaciones.
De acuerdo con la ley, los empleados en México tienen derecho a gozar de 12 días de vacaciones cuando tienen un año de servicio en la empresa. Además, este número de días de descanso aumenta de manera progresiva con los años de servicio.
Bajo este contexto, el software de RRHH permite configurar de manera práctica las reglas previstas para la gestión de este proceso. Es decir, que hace posible el arreglo personalizado de las políticas de acuerdo a la realidad de cada compañía.
El uso práctico y efectivo de estas plataformas digitales asegura que cada colaborador reciba las vacaciones que le corresponden por ley. Además, para el equipo de talento humano representa una herramienta valiosa que favorece la automatización de tareas repetitivas.
2. Registrar la fecha de ingreso del empleado para calcular vacaciones con precisión
Con las políticas ajustadas en el sistema, es hora de registrar de manera precisa la fecha de ingreso de cada empleado. Este paso es muy importante, ya que, los días de vacaciones dependen de los años de servicio que tenga un colaborador en la empresa.
Además, el registro efectivo permite calcular vacaciones según las disposiciones de la LFT. Lo cual, en este caso, asegura el cumplimiento normativo y también la estimación precisa y automatizada año con año.
Por otro lado, este tipo de herramientas como Sesame HR se integran con la nómina para manejar de forma centralizada los datos de los empleados. Lo que ayuda a reducir los errores o malentendidos en la gestión de pago.
Un registro digital y adecuado de datos promueve la gestión efectiva de las vacaciones de los colaboradores. Para de esta forma facilitar la transparencia y la equidad en la empresa.
3. Activar el cálculo de vacaciones automático con el software
Al tener las políticas configuradas y el registro de las fechas de ingreso de cada empleado, llega el momento de activar el cálculo de vacaciones automático. Es decir, que en este paso el software realiza la estimación con base en los criterios definidos y datos que se le han cargado.
Desde esta perspectiva, el sistema se encarga de asignar los días vacaciones de cada colaborador de forma automática cada año. Además, esta herramienta permite actualizar saldos disponibles y mantener un registro actualizado de los días tomados.
Cada gestión automática y precisa representa mayor tiempo para enfocarse en decisiones estratégicas que impulsen el bienestar del talento humano. No más cálculos manuales, ni hojas de Excel con fórmulas matemáticas complicadas de agregar.
También con la ayuda de la tecnología se impulsa una gestión de tareas más precisas en RRHH al reducir los errores humanos al calcular vacaciones. En este caso, una gestión práctica y oportuna ofrece más oportunidades de promover la efectividad.
4. Gestionar las solicitudes y aprobaciones desde la plataforma
Una vez que se tiene el cálculo de vacaciones y la asignación de días disponibles a cada empleado, el software facilita la gestión operativa. Es decir, que a través de esta herramienta el propio colaborador puede enviar su solicitud de vacaciones para su revisión y validación en línea.
Además, RRHH tiene la opción de verificar el trámite y coordinar con el jefe inmediato la aprobación o rechazo de la solicitud. Todo este proceso de comprobación se hace por medio de la plataforma y los involucrados pueden revisar el estatus.
Por otro lado, este flujo de aprobación promueve una respuesta oportuna y minimiza la cantidad de errores. Donde cada colaborador puede saber si sus vacaciones fueron validadas o no con tan solo un clic.
Software de recursos humanos como Sesame hacen posible una gestión dinámica de las vacaciones. Esto al centralizar datos, automatizar tareas y promover una comunicación efectiva entre los involucrados en el proceso.
5. Consultar reportes actualizados para verificar la gestión de calcular vacaciones
Con un buen software no solo se tiene la opción de calcular vacaciones, sino también generar reportes automáticos. Los cuales, en este caso, permiten evaluar la administración del proceso y su impacto real en la empresa.
De hecho, con estos informes de RRHH asociados a las vacaciones se tiene acceso directo a indicadores clave. Lo que hace mucho más fácil la toma de decisiones y el desarrollo de propuestas dinámicas tanto para el personal como para la compañía.
Además, tener estos reportes a la mano permite responder de forma ágil ante revisiones internas o auditorías laborales dentro de la empresa.
Características principales del gestor de vacaciones de Sesame HR
A continuación, te nombramos tres de las principales características que hacen parte del gestor de vacaciones de Sesame HR.
Envío de notificaciones
Hemos integrado una aplicación para que puedas llevarlo contigo en tu celular. De esta manera, cada que alguien presente una solicitud de vacaciones, de inmediato la App te envía notificaciones.
[if lte IE 8]>
Gestionar las vacaciones de empleados
Con nuestro software puedes:
- Llevar un control de vacaciones.
- Validar las solicitudes y ausencias de una manera sencilla y rápida.
Controlar y evitar el absentismo laboral
Te permite gestionar las razones o las causas que justifican la ausencia de tus empleados en el momento que se presentan dichas situaciones. Esta es una forma avanzada para llevar a cabo gestiones importantes de Recursos Humanos.
Tener información visual
Dentro de las funcionalidades de este gestor encuentras una sección de calendarios de vacaciones. Aquí obtienes la información visual, lo cual facilita la clasificación y orden de vacaciones y ausencias.
Asignar roles de aprobación
Nuestro gestor de vacaciones viene con cadenas de aprobación dentro del cual puedes asignar roles para que aprueben las solicitudes.
Cálculo automático de vacaciones y ausencias
El gestor de vacaciones de Sesame HR te facilita calcular los días de vacaciones proporcionales en unos cuantos clics.
Por ejemplo, en el caso de Ana todos sus datos estaban registrados en nuestro gestor. Por lo tanto, al momento de la liquidación, la empresa se apoyó en la información guardada en Sesame HR que de manera intuitiva ayuda a calcular las vacaciones proporcionales.
Un proceso de solicitud de vacaciones simplificado
Este software es la manera más sencilla que tienes para aprobar o rechazar solicitudes. Asimismo, puedes ver la cantidad de ausencias de un empleado y sus respectivas causas.
Esperamos que este artículo sobre cómo calcular las vacaciones proporcionales haya sido útil. Si quieres utilizar la herramienta de Sesame HR para la gestión de vacaciones de tus colaboradores, pide una demo gratuita.
Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.
Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.
¿Necesitas ayuda?
Soy Estrella Ponce de León, consultora de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
