Programa de inducción: cómo crearlo en la organización

28 de febrero, 2024

¿Sabes cómo crear un programa de inducción y cómo funciona?

Si alguna vez te has preguntado cómo las compañías integran a sus nuevos miembros de equipo, de manera efectiva, estás en el lugar correcto.

Ya sea que lideres un equipo o formes parte del departamento de Recursos Humanos. En cualquier caso, este contenido será muy útil para empresas de 100 o más empleados.

Acompáñanos en este viaje hacia la construcción de un programa de inducción exitoso. ¡Empezamos!

Qué es un programa de inducción de una empresa

¿Sabías qué las organizaciones que implementan un programa de inducción adecuado mejoran la productividad de los nuevos empleados en un 70% (Brandon Hall Group)?

Un programa de inducción proporciona a los nuevos empleados la información y herramientas necesarias para comenzar de manera efectiva su labor.

Por lo tanto, hablamos de un conjunto estructurado de:

• Actividades
• Información
• Recursos diseñados para ayudar a los nuevos empleados a familiarizarse con una empresa.

Cuáles son los elementos que debe tener el programa de inducción

Un manual o programa de inducción efectivo de una empresa debe incluir una serie de elementos clave. Dichos elementos deben brindar a los nuevos empleados una comprensión sólida de la organización y su entorno laboral.

¿Qué elementos debemos incluir?

Introducción a la empresa

Información sobre:

• Historia
• Misión
• Visión
• Valores de la empresa.

Todo esto ayuda a los empleados a comprender la identidad y la dirección de la organización. Es algo crucial desde la 🤝🏼 gestión de talento humano.

Políticas y procedimientos

Detalles sobre las políticas internas, reglas y procedimientos de la empresa. Incluye información sobre:

• Códigos de conducta
• Políticas de Recursos Humanos
• Normas de seguridad y otros aspectos operativos.

Estructura organizativa

Una descripción del organigrama o estructura jerárquica de la empresa, presentando a los líderes y equipos clave.

Ayuda a los nuevos empleados a identificar a quién acudir en diferentes situaciones.

Recorrido por instalaciones

Un tour físico o virtual de las instalaciones de la empresa.

Sirve para mostrar áreas importantes como oficinas, áreas de trabajo, salas de reuniones y cualquier otra instalación relevante.

Presentación de compañeros

Introducciones a los colegas y compañeros de equipo. Útil para que los nuevos empleados se sientan más cómodos y puedan comenzar a construir relaciones y 🙌🏼 buen clima laboral.

Expectativas de trabajo

Claridad sobre las responsabilidades y expectativas del puesto de trabajo del nuevo empleado. Esto ayuda a establecer metas y objetivos claros.

Formación y desarrollo

Información sobre oportunidades de formación y desarrollo profesional dentro de la empresa. Evidencia el compromiso de la organización con el crecimiento de sus empleados.

Beneficios y compensaciones

Detalles sobre los beneficios, programas de compensación y cualquier otro incentivo ofrecido por la empresa.

Estos elementos deben adaptarse a la cultura y las necesidades específicas de la organización. Con ello, se puede crear un manual o programa de inducción integral, que ayude a los nuevos empleados a integrarse de manera exitosa.

Cómo implementar el programa de inducción

La implementación exitosa de un programa de inducción requiere una planificación cuidadosa y una ejecución bien coordinada.

Te sugerimos seguir estos pasos para implementar un programa de inducción eficaz:

1. Planear tu programa de inducción

Define los objetivos y resultados esperados del programa de inducción. Esto implica identificar los elementos específicos que se cubrirán y el tiempo necesario para la implementación.

2. Desarrollar los contenidos

Crea o recopila el material necesario para el programa:

• Presentaciones
• Videos
• Documentos
• Recursos

Asegúrate de que el contenido esté actualizado y sea relevante para los nuevos empleados.

3. Diseñar el cronograma

Establece un cronograma detallado que incluya las fechas y horas de las actividades de inducción.

Cuida que el programa se ajuste a la duración y complejidad adecuadas, para permitir una experiencia efectiva.

4. Comunicar de manera anticipada el programa de inducción

Informa a los nuevos empleados sobre el programa de inducción antes de su primer día.

Proporciona detalles sobre el horario, la ubicación y cualquier preparación necesaria.

5. Dar la bienvenida el primer día

Recibe a los nuevos empleados de manera cálida y amigable. Proporciona una visión general del programa, introduce al equipo y brinda un panorama de la cultura de la empresa.

6. Contar con diferentes actividades

Imparte sesiones informativas sobre la empresa, políticas, procedimientos, cultura y roles.

Utiliza presentaciones atractivas y participativas para mantener el interés de los nuevos empleados.

Realiza un recorrido por las instalaciones, mostrando áreas importantes y explicando la disposición física del lugar de trabajo.

Además, organiza almuerzos, reuniones informales y actividades de team building.

7. Brindar seguimiento y feedback

Establece mecanismos para recoger el feedback de los nuevos empleados sobre el programa de inducción. Utiliza esta retroalimentación para aplicar mejoras futuras.

Importante: evalúa la efectividad del programa una vez que haya concluido.

2 ejemplos de programa de inducción

Para entender mejor lo que hemos descrito, te presentamos dos ejemplos de programas de inducción de empresas ficticias.

Ejemplo 1: programa de inducción de Tech Connect

Semana primera: introducción y cultura

• Día 1: bienvenida y presentación del equipo.
• Día 2: sesión sobre la historia, misión y valores.
• Día 3: tour por las instalaciones y presentación de los recursos.
• Día 4: introducción a las políticas y procedimientos de la empresa.
• Día 5: actividad de team building y almuerzo con el equipo.

Segunda semana: capacitación técnica y herramientas

• Día 6: sesión de entrenamiento en las tecnologías disponibles.
• Día 7: introducción a las herramientas internas de desarrollo y comunicación.
• Día 8: inicio de proyectos prácticos.
• Día 9: sesión sobre seguridad de datos y protección de la información.
• Día 10: revisión de proyectos y feedback de los mentores.

Semana 3: integración y desarrollo

• Día 11: encuentro con equipos interdisciplinarios.
• Día 12: sesión sobre oportunidades de desarrollo profesional.
• Día 13: mentoría individual y seguimiento de los objetivos.
• Día 14: participación en proyectos reales junto a miembros experimentados.
• Día 15: evaluación final, feedback y cierre del programa de inducción.

Ejemplo 2: HealthWell Pharmaceuticals y su programa de inducción

Veamos como funcionaría:

Primer día: introducción y valores de la empresa

• Bienvenida y presentación del equipo de liderazgo.
• Historia y trayectoria de HealthWell Pharmaceuticals.
• Introducción a los valores de la empresa y su impacto en la industria.

Segundo día: conocimiento de productos y procesos

• Descripción de los productos farmacéuticos de la empresa.
• Presentación de los procesos de investigación y desarrollo.
• Visita guiada al laboratorio y las instalaciones de producción.

Tercer día: políticas y cumplimiento

• Revisión de las políticas de calidad y regulación.
• Entrenamiento en prácticas éticas y cumplimiento normativo.
• Introducción a los procedimientos de manejo de datos sensibles.

Cuarto día: desarrollo profesional y bienestar

• Oportunidades de crecimiento y formación dentro de la empresa.
• Programas de bienestar y equilibrio entre trabajo y vida personal.
• Presentación de programas de mentoría y coaching.

Quinto día: inmersión en el equipo y cierre

• Almuerzo con el equipo y oportunidad para conocer a compañeros y miembros del 🏢 organigrama de empresa.
• Sesión interactiva de team building y resolución de problemas.
• Evaluación del programa de inducción y retroalimentación de los nuevos empleados.

Software para llevar a cabo el programa de inducción de una empresa

En un estudio realizado por Sapling, se encontró un dato relevante con el uso de la tecnología:

78% de los profesionales de RR. HH. cree que la tecnología de onboarding ha mejorado su capacidad para integrar a nuevos empleados.

Un software de RR.HH., con funcionalidad de onboarding, puede ser una herramienta poderosa durante el programa de inducción:

Te invitamos ahora a conocer a 🚀 plataforma de Recursos Humanos de Sesame HR y las ventajas que aporta para tu programa de inducción.

Centralización de información

Sesame HR, con su función de onboarding, almacena todos los materiales y recursos necesarios para la inducción en un solo lugar.

Esto facilita el acceso de los nuevos empleados a dicha documentación importante.

En el siguiente enlace puedes ver con imágenes claras cómo actúa la funcionalidad de 👉🏼 onboarding.

Personalización

El software te deja personalizar los procesos de inducción, según:

• Puesto
• Equipo
• Necesidades específicas de cada empleado.

Se pueden configurar flujos de trabajo y tareas específicas relevantes para cada rol.

Automatización de tareas

Este software puede automatizar tareas administrativas, por ejemplo:

• Envío de recordatorios
• Recolección de formularios
• Guardado de documentos importantes de RR. HH.

Esto reduce la carga de trabajo manual y garantiza que cada paso se realice de manera oportuna.

Seguimiento del progreso

Sesame HR permite rastrear el progreso de los nuevos empleados en el programa de inducción. Los responsables de RR. HH. pueden ver qué tareas se han completado y cuáles quedan pendientes.

Comunicación y colaboración

Esta App también incluye herramientas de comunicación que facilitan la interacción entre los nuevos empleados y los miembros del equipo.

Gracias al canal de 🗣 comunicación interna los empleados estarán informados durante todo el proceso.

Feedback y evaluación

Con la funcionalidad de encuestas, puedes recopilar el feedback de los nuevos empleados sobre su experiencia de inducción. Esto ayuda a identificar áreas de mejora.

Acceso remoto

Sesame HR permite que los nuevos empleados completen la inducción de manera virtual. Permite el acceso a los materiales y se complementan tareas desde cualquier ubicación.

Análisis y mejora continua

Sesame HR proporciona datos y análisis sobre la efectividad del programa de inducción. Con sus informes de RR. HH. podrás identificar áreas de éxito y áreas que requieren mejoras.

Como ves, la funcionalidad de onboarding de Sesame HR puede simplificar la administración, seguimiento y mejora de los programas de inducción:

Así podrás garantizar que los nuevos empleados tengan una experiencia positiva y estén listos para contribuir al éxito de la empresa.