Portal del empleado: qué es, funciones y objetivos de uso

3 de agosto, 2022

Un portal del empleado es una herramienta que facilita la comunicación interna en las organizaciones. Otro de sus beneficios es la óptima administración del recurso humano.

Permite digitalizar las relaciones entre los empleados y la empresa garantizando una comunicación fluida.

Así, el portal del empleado es una manera diferente de gestionar la información adaptada a los medios actuales de comunicación.

Una cuestión importante que quizás se esté preguntando. ¿Qué aspecto permite optimizar esta herramienta?

• La notificación de novedades.
• La solicitud de trámites.
• Procesos comunes que desempeña el área de recursos humanos.

¿Quieres saber más sobre los portales del empleado? Te invitamos a seguir leyendo para conocer más acerca de este asunto. Veamos sus funciones y los beneficios que pueden aportar a tu compañía.

¿Para qué sirve un portal del empleado?

Un portal del empleado es una herramienta de gestión de Recursos Humanos que se utiliza para proporcionar a los empleados acceso a información y funciones relevantes a su empleo. Algunos de los beneficios de un portal del empleado son:

1. Acceso a información personal: los empleados pueden acceder a su información personal como su:
   • Nómina.
   • Días de vacaciones y permisos.
   • Historial de salario.
   • Información de contacto.
   • Otra información personal importante.
2. Gestión de nómina: los trabajadores pueden revisar y descargar sus recibos de pago y hacer ajustes a su información fiscal.
3. Comunicación: el portal del empleado puede facilitar la comunicación entre los empleados y los departamentos de recursos humanos, permitiendo que los empleados envíen solicitudes, informen sobre cambios de dirección o de cuenta bancaria, o incluso soliciten vacaciones.
4. Gestión de beneficios: los colaboradores pueden acceder a información sobre beneficios como seguros médicos, planes de pensiones, descuentos y recompensas, y otros programas de bienestar.
5. Formación y desarrollo: los empleados pueden acceder a recursos de formación y desarrollo como vídeos, artículos, manuales, y otros materiales que ayudan a mejorar habilidades y conocimientos.

En general, un portal del empleado ayuda a mejorar la eficiencia y la transparencia en la gestión de los Recursos Humanos de una organización, y proporciona a los empleados un fácil acceso a información y servicios relevantes para su trabajo y desarrollo profesional.

Una historia de portal de empleado y comunicación interna

Para entender mejor cómo funciona esta herramienta explicaremos la historia de Claudia.

Claudia es una exitosa profesionista de recursos humanos. Hace cinco años que trabaja para una empresa maquiladora. Asimismo, hace tres la nombraron responsable del área de gestión del talento.

En su dirección ha implementado diferentes acciones para mejorar las relaciones entre los colaboradores y la empresa.

Implementó el uso de lectores biométricos en la entrada de las plantas. ¿El objetivo? Llevar un mejor control del registro de entrada y salida del personal.

Generó un proceso de gestión de ausencias a través de los jefes inmediatos. Este proceso mejoró el control tanto de las asistencias como de la asignación de vacaciones.

Para mejorar la comunicación estableció varios medios de comunicación internos.

Colocó buzones de sugerencias en la entrada al comedor y en las zonas asignadas de recreación. También activó el uso de grupos internos en redes sociales Estos generan un boletín interno que se publica cada 15 días.

Portal del empleado y problemas en la gestión de RR.HH.

La dirección del área de Claudia se topó con el gran reto de la contingencia sanitaria del 2020. Primero, el tener que parar operaciones y mantener al equipo comunicado.

Después, el regreso paulatino con medidas sanitarias. Y por último, el adecuar todo al teletrabajo.

Para Claudia y su equipo, el principal reto fue mantener la comunicación corporativa y el control del trabajo. Se implementó software que permitía la telecomunicación para las reuniones a distancia.

También se buscó la manera de agilizar los procesos en los diferentes equipos.

Por si el reto de la pandemia no fue suficiente, en marzo del 2021 surgió una nueva complicación. Justo al inicio del mes, una descarga eléctrica afectó la memoria de un servidor que mantenía información de la empresa.

En dicho deterioro, el equipo de recursos humanos perdió información de una tercera parte de los expedientes de los colaboradores.

Una noche después de una larga jornada, Claudia salió con unos amigos a tomar una copa para desestresarse.

Tras oír esta historia, uno de sus amigos de Claudia le recomendó buscar un software de recursos humanos. En específico le recomendó implementar un portal para colaboradores.

Portal del empleado: un software para la comunicación interna

Claudia hizo la búsqueda entre diferente software hasta que encontró el adecuado para su empresa. Lo que descubrió fue que muchas de sus estrategias se potenciaron ante la ejecución del portal del empleado.

El portal para colaboradores ha llegado para mejorar la comunicación de los empleados con diferentes áreas de la empresa.

Implementarla también ayuda a recuperar el control y la comunicación con las personas que teletrabajan o laboran en modalidad híbrida.

En primer lugar, el uso de este software de recursos humanos permitió a los trabajadores checar las entradas y salidas. ¿La ventaja? Que lo pueden hacer desde cualquier ubicación. Así pues, ya no era necesario el uso de biométricos.

También permitió que los colaboradores gestionaran la solicitud de vacaciones, permisos o simplemente comunicarse con sus jefes.

Todo esto, a través de la plataforma con formatos digitales. Esto eliminó los errores y omisiones humanas.

Tareas a realizar con un software de RRHH

Por otro lado se reactivó el reparto del boletín interno con una distribución digital. Lo mismo pasó con el buzón de sugerencias, permitiendo a los empleados emitir una opinión en cualquier momento.

Adoptó nuevas prácticas como el enviar de manera electrónica copia del contrato de trabajo a todos los colaboradores nuevos.

También implementó encuestas laborales para los empleados recién ingresados. Esta es una manera de ir conociendo su sentir y su percepción en sus primeros días de trabajo.

Otro de los beneficios fue la gestión de documentos y de información del personal en la nube. Esto le dio mayor seguridad para evitar un problema más como el de marzo del 2021.

La historia de Claudia es real. Y quizá, en algún momento de la misma te hayas sentido identificado. Un portal de empleado puede ayudarte en tu gestión de recursos humanos.

¿Cómo saber si tu empresa necesita un portal del empleado?

Un portal para colaboradores optimiza cualquier labor del equipo de recursos humanos.

Sin embargo, existen algunos indicadores puntuales que reflejan la necesidad de implementarlo:

• Burocracia en los procesos: sucede si los trámites internos requieren mucho papeleo o existe tardanza en la respuesta a las solicitudes.
• Alto uso de recursos como tiempo y dinero en acciones aisladas que no permiten enfocarse en objetivos más estratégicos.
• Falta de comunicación entre los colaboradores o los responsables de los equipos y sus miembros.
• Base de datos de empleados no actualizadas o con riesgos en su almacenaje.
• Lentitud en la toma de decisiones por falta de información o de actualización de la misma.

Ventajas de contar con un portal del empleado

Es entendible que automatizar y digitalizar estos procesos revoluciona cualquier área de trabajo.

Esto aporta grandes beneficios al área de recursos humanos. ¿Cuáles? Automatizar sus procesos para enfocar al equipo en tareas más estratégicas como la gestión del talento.

Algunas de las funciones que puedes ganar con un portal de empleado son:

Simplificación de la gestión documental

Este tipo de software de recursos humanos reduce las cargas administrativas de los departamentos de RR.HH.

Según el tipo de herramienta seleccionada se puede:

• Disminuir el trabajo.
• Reducir el papeleo para ahorrar tiempo.
• Canalizar el tiempo en actividades estratégicas.

¿Qué valor tiene que un colaborador envíe un correo a recursos humanos para saber si tiene aún días de vacaciones? En este caso, un portal de empleado responde a cada colaborador con esta duda de manera personal.

Un canal de comunicación bidireccional

Estos medios mejoran la comunicación laboral agilizando la información generada entre la empresa y los trabajadores.

La gran ventaja es que este medio es bidireccional. ¿Qué quiere decir esto? Que la comunicación fluye en ambas vías.

Estandarización de procesos

Es común que existan más de dos versiones en que la gente realiza las actividades. Al automatizar los procesos se estandarizan optimizando el tiempo de todos.

Mantener el control

Contar con un canal de comunicación multi vía permite estar informado de las actividades de los colaboradores. ¿La parte positiva? Que se puede hacer desde cualquier ubicación.

Cada persona podrá saber si alguien se encuentra dentro de su jornada laboral.

Mayor seguridad de los datos almacenados

Al mantenerse en la nube, el portal de empleado es la solución para reducir el riesgo de pérdida de datos.

No sólo se trata de respaldar la información en la nube, sino que también se expongan a ojos ajenos. Estas plataformas permiten controlar los accesos a los diferentes tipos de documentos.

Mejora la experiencia del empleado

Este tipo de programas aportan una mayor autonomía a tus colaboradores. Por ejemplo, ya no será necesario que un supervisor le solicite información por cada periodo.

De esta manera, la herramienta se encarga de enviar recordatorios frecuentes.

También puede tener acceso a información personal de manera más ágil:

• Trámites como la solicitud de vacaciones.
• Constancias laborales.
• Recibos de nómina.

Esto aporta una sensación de confianza y compromiso al colaborador. Pero, ¿cómo lograr esta situación? Permitiendo a los empleados gestionar su información y trámites de manera autónoma.

Ahora que conoces lo que es un portal de empleado y sus principales funciones, te toca decidir si implementarás una plataforma de este tipo.

El software de portal del empleado de Sesame HR

Te invitamos a conocer y comparar Sesame HR. Con esta plataforma podrás obtener todos los beneficios mencionados en este artículo.

Este software es fácil de usar gracias a sus interfaces intuitivas y a sus distintas opciones de accesibilidad.

Los empleados también pueden comunicarse desde cualquier espacio a través de la aplicación móvil. Además, maneja un sistema de permisos para gestionar a cada colaborador.

Sesame HR permite tanto guardar como gestionar la información en la nube. También se puede solicitar la firma digital a los colaboradores para diferentes documentos como contratos o permisos.

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre software de recursos humanos, plantillas o guías útiles, continúa en nuestra sección de recursos.