Manejo de personal: 25 claves para llevar tu gestión a otro nivel

25 de abril, 2023

Las prácticas en el manejo de personal y el liderazgo evolucionan con el paso del tiempo. Los responsables de esta gestión suelen ser los equipos del área de Recursos Humanos. Al ejecutar esta labor, lideran y conducen el comportamiento organizacional de cada empresa.

Por ello, los departamentos de Recursos Humanos tienen un lugar relevante en la estrategia de los negocios. El éxito de las empresas depende de los equipos que las conforman y de cómo son dirigidos.

Para ello, es importante que conozcamos más sobre las nuevas técnicas existentes de gestión de personal. Conocerlas nos ayudará a guiar mejor a nuestros equipos, alcanzar los resultados y construir fuertes ventajas competitivas.

Te invitamos a continuar en este artículo, verás lo útil que te resulta para gestionar cada área del organigrama de empresa.

¿En qué consiste el manejo de personal?

La administración de personal es la gestión de las relaciones que se generan entre los colaboradores y la empresa. Esto conlleva un gran abanico de actividades, que van desde la contratación de las personas, la integración de los equipos y el desarrollo de los mismos.

Para lograr el buen funcionamiento de las empresas, se requiere que el manejo de personal sea optimizado. Para ello, se busca agilizar y estandarizar las actividades que se requiere implementar. Esto debe permitir organizar, y simplificar, los procesos relativos a las relaciones entre las personas.

El objetivo final de todas estas acciones debe ser aumentar la eficiencia de los trabajadores. También, del mismo departamento de recursos humanos. En consecuencia, también se debe mejorar la productividad de la organización.

Claves para la gestión de personal

Si quieres mejorar tu práctica profesional en el manejo de personal, a continuación te presentamos 25 claves que te ayudarán. La combinación de ellas te encaminará al éxito dentro de tu organización.

Tener los objetivos definidos y con indicadores

Para que se alcancen los resultados, los miembros de una plantilla deben conocer las tareas que les corresponden y sus objetivos. De esta manera podrán enfocar su tiempo y esfuerzo en conseguir lo que se espera de ellos.

En consecuencia, es importante medir y analizar el desempeño del equipo, para aplicar los ajustes necesarios. Un software con portal del empleado, por ejemplo, ayuda mucho en esta labor.

Contar con roles claros y definidos

El trabajo en equipo exige la coordinación adecuada de las personas que lo conforman. Cada integrante debe asumir un rol específico y tener claro el objetivo del conjunto, para trabajar en la misma dirección.

Contar con claridad en cuanto al proceso, hace que la gente conozca el camino para lograr el éxito; de hecho, disminuye los roces entre las personas. También implica mayor rapidez para aprender y menor resistencia al cambio.

Ofrecer retroalimentación constante

Para un buen funcionamiento de los equipos de la empresa se requiere que sus trabajadores conozcan lo que hacen bien y lo que necesitan mejorar. Para ello, se requiere que los jefes y supervisores aprendan a brindar retroalimentación.

El responsable de la administración de personal deberá reunirse con los supervisores y los empleados, para fomentar la comunicación constante y fluida. En estas reuniones debe ofrecerse un feedback constante.

Contar con un reloj checador digital

Cuando se trabaja con un grupo de personas, la disciplina es la que puede ayudar a generar un orden en el trabajo. Para alcanzarla, se requiere de herramientas que permitan medir el desempeño de las personas. Así, un reloj checador digital es un gran aliado para el manejo de personal.

Con los relojes checadores puedes medir el tiempo que las personas han laborado en sus puestos de trabajo. Con ello puedes medir la jornada laboral y saber quiénes no la están cumpliendo. Mejor aún si el reloj cuenta con lectores biométricos.

Facilitar la buena comunicación interna y el buen clima

La toma de decisiones correctas se hace más fácil cuando se agiliza y acelera el intercambio de comunicación. Esta comunicación debe fluir entre compañeros, con los directivos y con los agentes externos, como clientes y proveedores.

La comunicación debe generar también un espacio de confianza, donde todos los miembros se respeten entre sí. Esto debe ayudar a aumentar el compromiso y a que se respire un ambiente de cordialidad. Es ideal cuando la comunicación se sustenta con las herramientas tecnológicas adecuadas.

Inspirar al equipo de trabajo

Cuando haz cumplido con el punto anterior, los medios de comunicación hacen que sea más fácil el compartir todo lo que sucede con cada miembro del equipo. Esto es primordial para mantener a la plantilla actualizada respecto al cumplimiento de objetivos.

Mantener esta actualización es importante, porque toda empresa tiene un propósito que cumplir. Y la ilusión de alcanzarlo debe inspirar a sus empleados, para creer en lo que hacen y que lo pueden lograr.

Técnicas como el coaching ontológico ayudan a potenciar las capacidades individuales, para sumarlas al propósito colectivo.

Uno de los objetivos del manejo de personal es recordar a los trabajadores cuál es la misión de su trabajo. Con ello se debe lograr un entorno laboral donde las personas quieran trabajar. Esto sirve tanto al momento de contratar como a la hora de retener al talento.

Emplear People Analytics para el manejo de personal

El uso de herramientas digitales trae muchos beneficios, de manera especial en el ahorro de recursos y tiempo. Pero también ayuda al momento de la generación de datos y el análisis de los mismos.

Gracias al uso de estas plataformas digitales se puede generar una gran cantidad de datos. Si se emplean funcionalidades como people analytics, el análisis de la información se convierte en una ventaja competitiva.

Y es que el análisis con people analytics te permite detectar tendencias, anticipar problemas y tomar decisiones más acertadas. Adelantarte a los problemas te ayudará a evitar escenarios negativos que vayan en contra de los objetivos del negocio.

Nivelar la asignación de tareas

Para que no surjan conflictos entre los colaboradores, es sano tener cargas de trabajo balanceadas y asignar las tareas a los talentos adecuados. Para mejorar la gestión de las tareas es aconsejable contar con un software especializado en esta función.

Con estos sistemas puedes organizar las tareas de trabajo de manera que podrás balancear las cargas de trabajo. Además, podrás medir el rendimiento laboral con herramientas de productividad.

Cuando hay un reparto equilibrado de tareas, al final la evaluación de desempeño será más justa.

Desarrollar el talento

Siempre será más económico potenciar y mimar al personal con el que se cuenta que invertir dinero en contratar de nuevo y empezar el proceso desde cero.

De ahí la importancia de generar espacios para que el talento pueda desarrollarse. Se debe motivar y retar al personal, para que ellos se involucren. De esta manera se puede garantizar el crecimiento del negocio.

Llevar un buen control de vacaciones

La asignación y gestión de los días de vacaciones suele ser una de las tareas complejas del manejo de personal. Mientras más personas laboren en la organización, mayor cantidad de datos a considerar.

Ayudarse de un software gestor de vacaciones es una gran idea. Los trabajadores pueden solicitar sus vacaciones desde una app en cualquier lugar que se encuentren. Los responsables reciben las solicitudes y son notificados en tiempo real.

Se pueden generar calendarios de vacaciones de modo visual. También se pueden configurar las cadenas de aprobación, el cálculo de los días a disfrutar y planificar con mayor claridad las jornadas de trabajo.

Romper con las rutinas

La rutina ayuda a crear procesos continuos y a generar una maestría en la ejecución, pero puede causar monotonía. El cambio puede suponer mejorías y para motivarlo se debe salir de la zona de confort.

Reconocer que los procesos se pueden mejorar es difícil pero necesario, más cuando los procesos generan resultados. Inspeccionar lo que no marcha bien es el inicio del cambio y anima al personal a hacer lo mismo.

Fomentar la colaboración

Desarrollar la habilidad del trabajo en equipo entre nuestros colaboradores es muy importante en los modelos de trabajo actuales. Además, con las herramientas digitales de las que podemos disponer, la colaboración suele ser más efectiva.

Para fomentar la colaboración se pueden desarrollar dinámicas de trabajo en equipo. Estas ayudan a fortalecer la manera de trabajar entre los diferentes miembros del grupo.

Manejo de personal con encuestas de clima laboral

Ya hemos mencionado la importancia de desarrollar un buen clima laboral. Pero el bienestar del clima lo deben determinar los trabajadores de la empresa. Para medirlo deberás aplicar una encuesta de clima laboral.

Los resultados de la encuesta deben convertirse en planes de acción, que ayuden a mejorar el ambiente de trabajo. Si esta acción la conviertes en un sistema, tendrás un método de mejora continua para tu manejo de personal.

Seleccionar a los mejores perfiles

Al momento de buscar a las personas que ingresarán a nuestras empresas, no basta con seleccionar los perfiles más capaces de modo técnico. Además de tener buenos trabajadores, debemos buscar personas que encajen con nuestra filosofía y con perfiles diversos.

Esto permite que la estructura se vaya complementando y se generen espacios de trabajo, que logren soluciones creativas para las empresas. Cuanto más diferentes somos, más nos requerimos. Las empresas ganan diversidad, metodologías diversas y resultados diferentes al resto.

Escuchar a los colaboradores

Para mejorar el manejo de personal debemos crear mecanismos y medios que permitan escuchar las opiniones de nuestro equipo de trabajo. No basta con la comunicación directa, ya que muchas veces no es posible rescatar la opinión sincera de las personas.

Las encuestas y buzones de sugerencias internos son una excelente herramienta para complementar los  medios de escucha. Cuando se hayan obtenido dichas opiniones, los responsables de recursos humanos deben tomar acción, para mostrar que los trabajadores han sido escuchados.

Aportar herramientas digitales de manejo de personal

Lo hemos dicho ya en varios puntos, pero las herramientas de administración de personal aportan muchas ventajas. Para minimizar las tareas del departamento de Recursos Humanos, puedes implementar el uso de un portal del empleado. Un ejemplo de este tipo de software es Sesame HR.

Los trabajadores podrán acceder desde cualquier lugar y hacer peticiones y consultar datos como:

• Revisar su histórico y su evolución en la organización.
• Consultar las políticas, organigrama y procedimientos de la empresa.
• Solicitar vacaciones y permisos laborales.
• Reclamar devoluciones de gastos.
• Comprobar sus documentos, como nóminas o contratos.
• Registrar los cursos tomados o revisar la capacitación pendiente.

Ofrecer un buen plan de carrera

El ofrecer un buen plan de carrera requiere de saber escuchar a los trabajadores. Las personas ya no sólo requieren de tener una buena remuneración. Ahora buscan estructuras empresariales que les permitan ser y donde puedan disfrutar de la vida.

Invertir en el desarrollo del liderazgo

Más que gerentes y jefes, debemos contar con líderes que coordinen a sus equipos y los motiven de modo personal. Para ello, se requiere que ellos brinden información clara y estructurada, que fomenten el trabajo en equipo y que asuman la responsabilidad. Esto es clave en el manejo de personal.

También, es necesario que aprendan a delegar, estimulen la creatividad y la participación. Es importante que sepan brindar retroalimentación y reconocer en público a quien realiza un buen trabajo.

Enfocar las acciones al manejo de personal estratégico

Cuando tienes implementadas herramientas digitales de administración de personal, puedes enfocar al equipo de recursos humanos a la gestión estratégica. Su objetivo deberá ser aumentar el rendimiento de los colaboradores y la competitividad de la compañía.

Algunas de las acciones que pueden emprender son:

• Mejorar el proceso de selección de personal.
• Estructurar un sistema salarial equitativo, competitivo y motivador.
• Construir una «employer Branding» robusta que ayude en la retención del talento.
• Acompañar a los individuos en su desarrollo personal y profesional.

Estandarizar el sistema de nómina

El pago de la nómina es una tarea minuciosa y que requiere de alta concentración para no cometer errores. Los mismos suelen generar inconformidades con los empleados, que van mermando la relación con la empresa.

Contar con un sistema que lleve el registro de las incidencias de nómina va a facilitar y mejorar el cálculo de la misma. Al tener centralizadas todas las incidencias, el responsable del cálculo podrá emitir una prenómina en tiempo real. Y, solicitar las autorizaciones previas a la emisión de la misma.

Basar el manejo de personal en la meritocracia

La meritocracia tiene que ver con el desempeño laboral y los logros de las personas. Por lo tanto, lo ideal es medir de modo permanente dicho desempeño y premiar el trabajo bien hecho.

Lo anterior requiere una cultura de rendición de cuentas; pero también de bonos y promociones transparentes basados en los resultados obtenidos.

Estimular una buena calidad de vida laboral

Nuestro sistema de manejo de personal debe transmitir una búsqueda constante de una vida feliz y equilibrada. Para ello de deben fomentar los momentos en familia, los buenos hábitos, como hacer ejercicio o mantener una dieta sana, y otras actividades similares.

Cuando los trabajadores tienen una mejor calidad de vida son más productivos. Otras opciones son incorporar beneficios que impulsen la calidad de vida, como acceso a actividades deportivas o programas de salud.

Implementar nuevos modelos de trabajo

Muchos trabajadores han experimentado ya los modelos híbridos y de home office. Y también las empresas aprendieron a tomar el control de los mismos, basados en la Ley de Teletrabajo. ¿Por qué no ofrecer de modo continuo estos modelos?

Un estudio de PWC muestra que el 87% de los trabajadores prefieren estos modelos remotos de trabajo. Sin embargo, sólo un 31% de los ejecutivos considera optar por estas metodologías.

Para ello se requiere tener apertura al cambio y modificar tanto los espacios como los procesos de trabajo. No sólo las metodologías remotas son solicitadas. También, el horario flexible es parte de las demandas actuales de los trabajadores.

Fortalecer el endomarketing

La estrategia del endomarketing o marketing interno va en línea con el employee experience. Esta estrategia busca que el colaborador sea considerado como un cliente más de la empresa.

Para ello, se aplican iniciativas para comprender al empleado. Entendiendo sus necesidades, se busca motivarlo, fidelizarlo y satisfacerlo, disminuyendo la rotación de personal.

Lo que importa es cómo se siente el trabajador en su ambiente laboral. Cómo se generan estrategias que mejoren su experiencia profesional. Esto repercute de manera positiva en el compromiso y el rendimiento productivo de las personas.

Motivar a los empleados con buenas decisiones

Un colaborador que percibe transparencia en los procesos y siente que lo escuchan es consiente de las decisiones que deben tomarse. Cuando el empleado nota que la empresa se implica en cada proceso y cuenta con las herramientas necesarias, se motiva para brindar lo mejor de sí.

Centrarnos en elevar el potencial de los trabajadores nos ayudará a que estos se conviertan en los mejores embajadores de nuestra empresa.

Steve Cardigan, experto en manejo de personal, dice: «La gente no quiere que le contraten, quiere que la inspiren. Creo que la gente hoy en día quiere una aventura, no una carrera».

Conclusión

Como podemos ver, cualquier gestión es compleja y gratificante en partes iguales. Pero cuando hablamos del manejo de personal toma una importancia y relevancia mayor. Dirigir a las personas no es tarea fácil, ya que siempre habrá algo que mejorar a ojos de los colaboradores.

La invitación es a rodearte de buenos profesionales, a saber escuchar a otros directivos y conocer los éxitos y fracasos de sus empresas. Pero, sobre todo, escuchar a los compañeros propios, para conseguir gestionar de modo óptimo los recursos humanos de nuestras empresas.

Esperamos haberte generado buenas ideas. Por eso, sigue leyendo otros contenidos de referencia sobre apasionante mundo de los Recursos Humanos. Explora nuestra sección de blog y recursos para aprovechar materiales de aplicación útil en tu empresa.