Canal de denuncia: qué es y por qué deben implementarlo las empresas

1 de agosto, 2022

La cultura de la denuncia en empresas es clave para prevenir problemas como estafas, robos, corrupción y demás asuntos de recursos humanos. Es aquí donde aparece el canal de denuncia o whistleblowing como herramienta que aporta anonimidad al empleado a la hora de interponerla.

Canal de denuncias es un programa o software que permite comunicar, de manera confidencial, las actividades y conductas irregulares o inadecuadas que puedan suponer un incumplimiento del Código de Conducta y/o la posible comisión de un delito penal, de forma digital y sencilla.

El canal de denuncias en una empresa debe escuchar a los empleados y sus denuncias o informaciones. Estas pueden estar relacionadas con el incumplimiento del Código de Conducta o con actos de corrupción. 

Antes de entrar en materia, ¿qué tal si conocemos qué son los códigos de conducta?

¿Qué es un Código de Conducta en una empresa?

El Código de Conducta o código ético es el manual que establece cuáles son los comportamientos no tolerados. Este marca cómo se debe actuar dentro de una empresa.

Es por eso que no cumplirlo puede propiciar riesgos de corrupción o soborno.

La demanda laboral es un derecho que tiene el trabajador cuando se comete una irregularidad contra su persona. También puede ser contra la empresa. Este también se lleva a cabo cuando el empleado es despedido de forma injustificada por su patrón. 

Pero, ¿cuándo es considerado un despido injustificado? Cuando el trabajador es expulsado sin haber realizado ninguna infracción recogida en la Ley Federal del Trabajo.

De esta forma, el trabajador puede interponer una demanda laboral si considera que ha sido despedido sin justificación.

¿Qué debe garantizar un canal de denuncia?

Para entender mejor qué es un canal de denuncia y cómo debe funcionar vamos a aportar un ejemplo.

Imaginemos que Sofía se entera de que su compañero de trabajo Santiago está robando dinero de la empresa. Y no solo eso, sino que lleva haciéndolo desde hace semanas.

¿El problema? Que Santiago es su mánager. Esta situación intimida a Sofía, pero al final se decide a informar de forma anónima.

A la hora de incorporar un este canal, una empresa ha de tener en cuenta una serie de aspectos. Así, una empresa debe:

• Establecer un proceso de recepción, atención y estudio de las informaciones. Cumplir esto es clave antes de implementar el canal de denuncia.
• Ser imparcial a la hora de recibir las denuncias. También contar con responsables con buena reputación en la empresa.
• Promover la cultura de la denuncia haciendo hincapié en la confianza y el anonimato.
• Llevar un seguimiento constante de su actividad.
• Estudiar cada caso de forma individual y rechazar los falsos o interpuestos con mala fe.

Situaciones a evitar en una empresa

Con todo esto expuesto, también queda claro qué no debe hacer una empresa. Es una mala práctica no asegurar la confidencialidad o no otorgar respuestas apropiadas.

Asimismo, la empresa ha de comprometerse a aplicar sanciones sobre los responsables. Por otro lado, la organización debe evitar poner en la gestión de informes a personas con mala reputación dentro de la misma.

Modalidades de canal de denuncia

Para permitir las denuncias, la empresa ha de facilitar a Sofía distintos canales de denuncia para interponerla. Así pues, para constituir el este canal es recomendable ofrecer a los empleados varios canales para informar:

• Vía telefónica.
• A través de e-mail.
• Por plataforma digital.

De este modo, Sofía elige denunciar a través de una llamada telefónica. Entonces, le traslada la situación de corrupción a la persona encargada de atender estas peticiones.

A pesar de haber dado el paso prefiere mantener su anonimato, por lo que no aporta información sobre su identidad.

Según varios estudios, el modo de denuncia más utilizado por los trabajadores es el teléfono. De la misma manera, la mayoría no mencionan su identidad.

Es por ello que, desde hace unos años, empresas mexicanas han incorporado servicios externos de denuncia anónima. Para garantizar su correcta función, esta debe estar bajo supervisión constante.

El canal de denuncia también permite informar sobre casos de:

• Falta de diversidad por discapacidad.
• Abuso sexual.
• Discriminación por orientación sexual

¿En qué casos es útil el canal de denuncia?

A este mecanismo también se le conoce como línea de denuncia o whistleblowing y sirve para detectar y reportar actuaciones inadecuadas. Recalcar que estas han de suceder dentro de una empresa, aunque también pueden pasar con clientes.

Existen una serie de beneficios, tanto para el trabajador como para la empresa, al contar con un canal de denuncia:

• Entabla y facilita las líneas de comunicación interna entre los trabajadores. Esto permite conocer irregularidades o la infracción de las políticas de la empresa. Todo ello de forma anónima y segura.
• También de forma anónima, los empleados pueden denunciar problemas con el área de recursos humanos.
• Permite instaurar un entorno de compromiso corporativo. Esto también genera un ambiente de confianza en la empresa.
• Cumplimiento del código ético de la empresa.

Cabe destacar que los asuntos de recursos humanos y los abusos de poder son los hechos más denunciados.

Tipos de demandas más comunes

Datos del estudio Global Profiles of the Fraudster aportan datos muy interesantes sobre cómo son detectados los engaños:

• El 44% son por denuncias anónimas o demandas formales.
• Un 22% se conocen por la revisión de la dirección.
• Por otro lado, un 14% se conocen por casualidad, y el otro 14% por auditorías internas.

Esta información aporta una curiosidad. ¿Cuál? Que las demandas descubiertas por casualidad comparten porcentaje con los detectados por auditorías internas.

Esto no debe suceder en una empresa, pues el porcentaje de casualidad debería ser mínimo.

Al fin y al cabo, estos exámenes internos se realizan para identificar estos problemas. Es decir, las demandas deben descubrirse por casualidad.

Por tanto, estos datos reflejan la necesidad de herramientas como el canal de denuncia para detectar estas situaciones.

Como acabamos de mencionar, los motivos que pueden acabar en una denuncia laboral son varios. Aún así, el más común es el despido injustificado.

Ahora sí pasemos a ver cuáles son las causas principales:

Anulación del contrato por la falta de pagos

El trabajador rompe con su contrato con motivo de que su patrón no le ha pagado los sueldos pertinentes.

Impago de las horas extras

En este caso, el empleado denuncia que el patrón no le ha pagado las horas extras. Recordemos que estas son las horas de más que un trabajador realiza en su jornada laboral.

Falta del reparto de las utilidades

Esto ocurre cuando el trabajador reclama su derecho a participar en las utilidades que obtiene la empresa.

Cuidado en el manejo de datos y el anonimato del informante

La empresa siempre deberá asegurar el anonimato en cualquier fase de la denuncia.

Esta debe estar en manos de personas responsables y con reputación dentro de la empresa. Es trabajo de la empresa decidir cómo recibir la denuncia:

• Aceptar o rechazar informes anónimos.
• Tomar o no los datos de la parte denunciante.
• Cómo asegurar la confidencialidad al informante. 
• Cómo actuar ante denuncias falsas.

Antes de implementar un canal de denuncias interno, la empresa debe decidir si su gestión será interna o externa. En caso de ser interna, esta se le asigna a un área de la empresa.

Por otro lado, también existe la opción de tener un canal digitalizado. ¿Cómo? Contratando un software que asegure la protección de los datos y el anonimato del informante. Sea cuál sea, la confidencialidad es obligada. 

Digitalizar el canal de denuncia

Destacar la existencia de software de canal de denuncia. Estas herramientas permiten gestionar las irregularidades de forma anónima y confidencia.

Esta es una solución digital que agarra información de los diferentes canales de denuncia: llamada telefónica, email o informe presencial. Puede que te preguntes cuáles son los beneficios de digitalizar el canal de denuncias. Pues bien, veamos:

• Preserva el anonimato.
• Gestiona la información hasta iniciar una investigación.
• Realiza un seguimiento a cada acción que se realice durante el proceso.

Estos programas se exponen como una herramienta de anticorrupción y anti soborno. Esta es una solución rápida para una empresa y su código ético.

De esta forma, un canal de denuncia digital ofrece funcionalidades como:

• Presentar denuncias de forma anónima.
• Automatizar los flujos de trabajo.
• Generar informes en tiempo real.

Garantizar protección a los trabajadores

Aún habiendo denunciado de forma anónima y con seguridad, Sofía acaba siendo despedida sin justificación ninguna.

Tras informar empezó a notar comportamientos poco habituales hacia su persona. En este caso, la empresa no ha cumplido con su deber del anonimato ni de la seguridad de denunciar.

Es decir, no le ha protegido de la corrupción. Y más allá, se ha convertido en víctima de un despido injustificado.

Es clave que una empresa asegure la protección a sus trabajadores ante la corrupción o irregularidades. Si esta no es capaz de asegurarlo no podrá avanzar en materia de prevención y lucha contra la corrupción.

En estos casos, el empleado debe sentir que no va a sufrir represalias al presentar una denuncia.

Por ello, la empresa debe asegurarle que ese hecho no repercutirá en su salario u oportunidades de desarrollo.

Contar con un clima laboral de confianza es clave para los trabajadores. Es decir, que puedan informar o interponer una queja sin miedo a perder el puesto o sufrir otras consecuencias.

Por otro lado, si el empleado decide interponer una queja, la empresa ha de actuar de forma correcta. ¿Cómo? Investigando e indagando sobre la situación denunciada.

Canal de denuncia: demanda individual y colectiva

Las denuncias laborales de los trabajadores pueden interponerse de forma individual o colectiva.

La diferencia es sencilla. La individual sucede cuando un único empleado interpone la denuncia. Por otro lado, en la colectiva, la entrega un sindicato que representa al grupo de trabajadores.

En algunos casos, estas demandas laborales son inapropiadas al actuar el trabajador con malos modos. Asimismo, también puede ser el patrón quién proceda así. Esto no se sabrá hasta que se realice el juicio.

Estos problemas y malentendidos tienen fácil solución. ¿Cuál? La transparencia del patrón a la hora de comunicar el despido al trabajador.

De esta forma, ha de garantizar que el motivo del despido esté amparado por la Ley Federal del Trabajo.

Es fundamental tener un control sobre el registro de asistencia del trabajador. También de otros aspectos que reafirmen la buena relación laboral entre el trabajador y el patrón.

¿Cuando es obligatorio el canal de denuncias?

La puesta en marcha en 2017 de la Ley General de Responsabilidades Administrativas (LGRA) marcó un antes y un después.

Esta norma ha situado a México como uno de los países pioneros a la hora de implementar el canal de denuncia interno.

Así, las empresas mexicanas deben hacer frente a situaciones de corrupción y malas conductas. Esto permite fortalecer la cultura organizacional de la empresa.

Contexto legal de la norma en México

El artículo 25 de esta misma ley ratifica la obligación de incorporar el canal de denuncias en las empresas.

¿Esto qué significa? Que la línea de denuncia o whistleblowing se ha convertido en una necesidad para las empresas públicas y privadas. Ha dejado de concebirse como una herramienta adicional.

A partir de qué tamaño de las empresas debe tenerse

Una vez explicada toda esta información surge una duda. ¿Pueden todas las empresas instaurar un canal de denuncias interno?

En caso de micro y pequeñas empresas, primero se les aconseja fortalecer la comunicación con la dirección general. ¿El objetivo? Que los empleados se sientan protegidos ante cualquier represalia.

Esto les otorga seguridad y tranquilidad a la hora de denunciar o informar de una forma más cercana. Ya sea de manera presencial, por correo electrónico o por llamada telefónica.

Entonces, ¿cómo pueden anunciar estas empresas las líneas de contacto de este canal? Por ejemplo, una idea es colocar un mensaje visible en sus canales electrónicos.

Canal de denuncia de Sesame HR

Con la funcionalidad del canal de denuncias de Sesame HR puedes proteger la identidad de tus colaboradores y, además, evitarás la pérdida de información.

Con Sesame HR, los empleados pueden escoger si presentan una denuncia personal o anónima, respetando su privacidad.

Cada denuncia quedará registrada con un único ID lo que permitirá identificar su caso y hacer el seguimiento de su estado. De esta manera, solo el responsable o encargado de acceder al programa, sea el mánager o del área de Recursos Humanos, podrá entrar a gestionar las denuncias.