Guía práctica sobre cómo llevar el control de gastos en una empresa

9 de abril, 2024

Cada peso que se mueve desde la empresa es importante. Por eso, por muy pequeño que parezca un movimiento, debe estar registrado y verificado. Y en este punto es clave saber cómo llevar el control de gastos en una empresa.  

Es que, si tu compañía va sumando pequeños gastos descontrolados, esto se convertirá en una sangría que acabará dañando las finanzas generales. 

En consecuencia, ahora te invitamos a repasar los aspectos claves del control de gastos. Desde sus características hasta el paso a paso de su gestión. 

¿En qué consiste el control de gastos en una empresa?

El control de gastos en una empresa es un proceso fundamental que implica supervisar, analizar y gestionar los costos en todas las áreas de la organización. Es casi como una gestión de tareas y su propósito es maximizar la eficiencia y la rentabilidad. 

Entonces, consiste en establecer medidas y políticas para:

• Limitar el gasto innecesario 
• Identificar áreas de mejora en términos de eficiencia de costos 
• Tomar decisiones informadas sobre asignación de recursos.

Al definir cómo llevar el control de gastos en una empresa, llevarás un registro de todos los egresos e ingresos. Esto aportará claridad sobre la situación financiera de la compañía. 

Tipos de gastos

Como dueño, CEO o gerente de una empresa, es fundamental supervisar los distintos tipos de gastos que se dan. Así, para poder llevar un control efectivo, primero veamos los diferentes tipos de gastos que se generan en las empresas medianas y grandes:

Gastos de nómina

Aquí se incluyen los salarios de los empleados, beneficios, bonificaciones, comisiones, así como los costos asociados con la contratación y el mantenimiento del personal.

Gastos de operación 

Cubren los costos diarios necesarios para mantener el funcionamiento del negocio, como el arrendamiento de oficinas, servicios públicos, mantenimiento de instalaciones, suministros de oficina y seguros, entre otros.

Gastos de ventas y marketing 

Comprenden los costos asociados con la promoción y venta de productos o servicios, como publicidad, material promocional, viajes de ventas, comisiones de agentes de ventas, entre otros.

Gastos de tecnología 

Incluyen la adquisición y mantenimiento de equipos informáticos, software, sistemas de comunicación, desarrollo de tecnología y servicios en la nube, entre otros.

Gastos financieros 

Tales como intereses de préstamos, honorarios de bancos, comisiones por servicios financieros, costos de emisión de deuda, entre otros.

Gastos de producción o adquisición de mercancías

Incluyen los costos relacionados con la fabricación o adquisición de productos para la venta. Por ejemplo: materiales, costos de envío, entre otros.

Gastos de investigación y desarrollo (I+D) 

Si tu empresa avanza, querrás dar el paso hacia la innovación y desarrollo de productos o servicios:

Esto implica gastos importantes, entre los cuales pueden incluirse salarios de investigadores (para lo cual te recomendamos una buena gestión de incidencias en nómina), costos de laboratorio, prototipos, testeos, entre otros.

Gastos de capacitación y desarrollo de personal 

Incluyen los costos asociados con la formación y desarrollo de los empleados, como programas de capacitación, cursos de actualización, conferencias, entre otros.

Cómo llevar la gestión de gastos en una empresa

Para tener un buen control de los gastos en tu compañía, es importante implementar un sistema de gestión. Entonces, empieza por definir objetivos:

Piensa en lo que quieres lograr, cómo reducir costos innecesarios o generar más eficiencia. Esto te ayudará a enfocar tus esfuerzos. Además: 

Establece un presupuesto

Asigna un monto a cada categoría de gasto basado en tus objetivos. Deja espacio para imprevistos. 

Luego, compara tus gastos reales contra el presupuesto de cada mes y haz ajustes cuando sea necesario.

Identifica los gastos fijos y variables

Los gastos fijos son aquellos que pagas de manera recurrente cada mes, trimestre o año: como la renta, servicios, nómina, etc. 

Por su parte, los gastos variables dependen de la actividad de la empresa, como materias primas o publicidad. Es clave clasificarlos para presupuestar mejor.

Revisa estados de cuenta y comprobantes

Junto al contador, es importante observar los estados de cuenta bancarios. Además, conviene revisar uno por uno los comprobantes de los egresos corporativos. 

Cerciórate de que cada gasto esté justificado y autorizado. Si detectas irregularidades, es momento de poner más controles y buscar explicaciones de los responsables.

Implementa controles

Exige que todos los gastos estén autorizados y respaldados por facturas. Limita el uso de tarjetas de crédito y revisa los extractos regularmente. Automatiza pagos cuando sea posible para evitar recargos.

Analiza reportes periódicos

Genera reportes de gastos por área, proyecto o periodo para identificar oportunidades de ahorro. 

Puede ser que algún departamento esté gastando de más o que los costos de cierta campaña publicitaria no valgan la pena. Al respecto, los reportes te darán una visión integral de tus finanzas. 

En este punto conviene desarrollar una visión estratégica, es decir, del conjunto de la empresa, no solo de cada área.

Estrategias para controlar los gastos de tu empresa

Una de las claves para maximizar las utilidades de tu compañía es implementar estrategias de cómo llevar el control de gastos de una empresa. 

Entonces, como líder debes establecer políticas claras sobre los gastos permitidos y la aprobación de grandes desembolsos, entre otros. Estas pueden ser dinámicas y modificarse, según las necesidades y realidad específica de la compañía:

• Definición de gastos prescindibles: determina cuáles gastos son esenciales para las operaciones básicas de tu negocio. Renta, servicios públicos y nómina deberían ser prioritarios. Asimismo, otras erogaciones, como viajes, comidas y entretenimiento, pueden recortarse o eliminarse en tiempos difíciles.
• Revisiones mensuales: revisa cada mes los estados de cuenta bancarios y las facturas de la empresa, para detectar gastos innecesarios o excesivos. Cuando ‘pongas la lupa’ verás que no todo lo que se gasta al mes es imprescindible.

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• Políticas estrictas: define con precisión qué tipos de gastos están permitidos y cuáles requieren aprobación. Por ejemplo, limita las comidas de negocios y viajes a lo esencial. Exige recibos para todos los gastos y verifica que se apeguen al presupuesto. Habla con quienes se excedan y sanciona a quienes abusen de la confianza en el manejo de gastos.
• Automatización: utiliza un programa especializado en control de gastos para ganar eficiencia y tiempo, como Sesame HR. Este te ayudará a automatizar el seguimiento y análisis de los gastos de los empleados. Se trata de un completo software de Recursos Humanos que puedes probar gratis dando click en este enlace. 

A la larga, implementar la correcta estrategia de supervisión de gastos se traducirá en mayor rentabilidad y crecimiento sostenible de tu negocio.

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