2 de julio, 2025

Hoy en día, las estrategias para administrar el tiempo en recursos humanos representan medidas de gran alcance para cualquier empresa. Pues, este conjunto de acciones impacta en la calidad del trabajo, el bienestar del equipo y en el valor que aporta cada colaborador al logro de objetivos.

Además, si no se tiene un enfoque sólido para administrar el tiempo laboral, el peligro de caer en la reactividad es muy alto. Lo cual, a su vez, coloca en riesgo la efectividad de los procesos y la capacidad real de cubrir las demandas del negocio.

Una solución clave para evitar este escenario es apoyarse en herramientas digitales que permitan distribuir mejor las cargas de trabajo, dar seguimiento a las actividades y priorizar lo importante. Con el gestor de tareas de Sesame HR, el equipo de Recursos Humanos puede organizar sus responsabilidades diarias, asignar tareas por prioridad, automatizar recordatorios y visualizar el progreso en tiempo real. Todo desde una sola plataforma.

Por ello, te mostraremos 5 estrategias clave que desde Recursos Humanos llevarán la administración del tiempo de trabajo al próximo nivel ¡Empecemos!

Qué es la administración del tiempo

La administración del tiempo es el proceso de organizar las tareas y objetivos en un lapso determinado. Por ello, el uso de estrategias para administrar el tiempo en recursos humanos es de mucha importancia.

Pero no solo la gestión humana precisa de estos métodos. En sí, todas las compañías y todas sus áreas. Los métodos para administrar el tiempo en la empresa son variados y no todos encajan en las necesidades de un departamento.

Con esto, te menciono la siguiente premisa. El tiempo, al ser limitado, debe gestionarse con eficacia, para lograr lo que se ha propuesto. Las estrategias para administrar el tiempo en Recursos Humanos son variadas. Si quieres saber más, sigue bajando

Cómo nace la gestión del tiempo

En sí no hay nada preciso en la internet acerca de cómo se crea la gestión del tiempo. Se dice que a principios del siglo XX comenzaron a nacer los primeras ideas en todo el mundo. Ahora bien, los métodos para administrar el tiempo en la empresa son variados.

Según la web infoautonomos.com, en la administración del tiempo como método y concepto resalta la ideada por David Allen. En sí, al inicio se llamó método GTD (de las siglas de Getting Things Done).

Y sí, esta es una de las estrategias para administrar el tiempo en Recursos Humanos. Por ejemplo, el método GDT se basa en la idea de que una persona debe liberarse mentalmente de las tareas pendientes.

Cómo inciden los buenos métodos para administrar el tiempo en la empresa

Los métodos para administrar el tiempo en la empresa inciden de manera positiva, sin lugar a duda. Lo importante, es que se cuente con estrategias adecuadas que permitan ser eficientes y ágiles.

Ahora bien, cuando se aprende a gestionar el tiempo se mejora el foco y la concentración. Por ello, las estrategias para administrar el tiempo en Recursos Humanos son importantes. Permiten centrarse en lo prioritario.

La importancia de la gestión del tiempo

Aprender a gestionar el tiempo permite trabajar con rapidez y concentración. Con ello se origina que la jornada laboral sea efectiva y con mejores resultados. Por eso, veremos los puntos importantes de los métodos para administrar el tiempo en la empresa.

Genera un mejor reporte de productividad y eficiencia
Se logran los objetivos en menor tiempo
Aumenta la credibilidad profesional
Bajan los niveles de estrés
Mejora la toma de decisiones
Genera confianza en el trabajo
Evita la procrastinación.

Metodologías para la gestión del tiempo

Para la escuela de negocios Mare Nostrum, existen cinco métodos para administrar el tiempo en la empresa. Para ellos, aunque se considera un concepto sencillo si de definición y palabra hablamos, no lo es. De hecho, llevarlo a cabo es complicado y delicado.

Por ello, aunque existan varios métodos para administrar el tiempo en la empresa, es bueno analizar y encontrar el que mejor se adapte.

TimeBoxing

Esta es una de las estrategias para administrar el tiempo en Recursos Humanos. Sirve para mover las actividades de una caja a otra y así priorizar y finalizar los trabajos pendientes.

GTD

Este es uno de los métodos para administrar el tiempo en la empresa. Sirve para hacer una lista de las tareas pendientes y colocarles etiquetas. En sí, estas te ayudarán a tener más claro qué hacer y cuándo hacerlo.

Trabajo urgente
Trabajo que ya no necesitas hacer
Trabajo que tendrás que hacer tarde o temprano

Allen planteó que es mejor concentrarse en las tareas que se están realizando y ser más eficaz.

Método Pomodoro

Este se ha convertido en uno de los métodos más usados. De hecho, es parecido al Timeboxing y trata de ejecutar las tareas en un lapso de 25 minutos. Es decir, contempla cinco minutos de descanso después de cada tarea y un último de 20 minutos.

No lo dejes para mañana

El nombre lo dice solo. Este es uno de los métodos para administrar el tiempo en la empresa que toma en cuenta lo urgente.

También lo difícil como prioridad, así que te recomiendo que al llegar a la oficina encárgate de las tareas complejas.

Ley Pareto

Esta es una de las estrategias para administrar el tiempo en Recursos Humanos más populares.

También llamado el principio 80/20, busca ejecutar primero las tareas sencillas. Lo cierto es que el 80% de los resultados provienen del 20% de las acciones.

Qué estrategias se pueden utilizar para administrar el tiempo?

Existen múltiples estrategias que pueden ayudar a gestionar mejor el tiempo dentro de RRHH, pero algunas de las más efectivas incluyen:

1. Inicia las estrategias para administrar el tiempo en RRHH con la digitalización y automatización

Para empezar con buen pie una buena administración del tiempo desde RRHH es necesario considerar la digitalización y la automatización. Dado que, si no lo hacemos, nos vamos a ahogar en un montón de tareas repetitivas que no aportan valor al logro de objetivos trazados.

En la actualidad existen distintas soluciones digitales como Sesame HR que marcan una gran diferencia en la gestión del tiempo. De hecho, implementar este tipo de tecnología no solo nos libera de tareas repetitivas, sino que también nos permite enfocarnos en transformar la experiencia del empleado y fortalecer la cultura corporativa.

El control de la asistencia, la gestión de turnos y demás procesos internos se potencian con el uso de estas herramientas. Al automatizar, abrimos espacio para escuchar mejor a las personas, para diseñar experiencias personalizadas y para acompañar de forma activa al cambio.

2. Aplica las metodologías de priorización entre las estrategias para administrar el tiempo en RRHH

Uno de los grandes desafíos que tiene la administración del tiempo es aprender a distinguir entre lo que es urgente y lo que es importante. Por eso, es necesario aplicar metodologías claras sobre la priorización tanto de tareas como de procesos.

En otras palabras, separar bien las cosas y de forma inteligente para ocuparnos en lo que aporte valor de verdad cuando se trata de alcanzar objetivos. No es solo hacer una lista de tareas, sino establecer un criterio bien delimitado para decidir en qué invertir el tiempo y el esfuerzo.

Por ejemplo, la matriz de Eisenhower o la técnica del ABC tienen un gran potencial para abordar este tema de forma adecuada. Esto si consideramos que esta metodología ayuda a clasificar las tareas y planificar cada paso del día de trabajo de forma efectiva.

3. Incluye las técnicas de enfoque para gestionar el tiempo de forma adecuada

Entre las estrategias para administrar el tiempo en RRHH es muy importante considerar la concentración y el enfoque como puntos clave. Dado que, la dinámica diaria suele estar cargada de interrupciones y demandas constantes y lograr momentos de trabajo profundo, a veces se transforma en todo un reto.

Existen diversas técnicas que pueden ayudar a lograr este cometido de manera sencilla y efectiva. Por ejemplo, la técnica de Pomodoro que implica trabajar por intervalos de 25 minutos de alta concentración, seguidos de breves descansos, para ayudar a mantener el enfoque y evitar la fatiga mental.

También están las técnicas de time blocking que buscan bloquear en el calendario tiempos específicos para tareas importantes. Al reservar estos espacios, se trata de proteger al máximo el tiempo de las urgencias del día a día y se garantiza que los proyectos estratégicos no queden rezagados.

4. Impulsa la productividad con la asignación efectiva de tareas

Si queremos gestionar bien el tiempo desde RRHH es necesario repartir las cargas de forma efectiva. Para ello, lo primero que debemos tomar en cuenta es que no todas las tareas tienen el mismo peso ni requieren el mismo nivel de esfuerzo.

La idea en este caso es analizar qué tareas puede y debe hacer cada persona, en función de su perfil y posición dentro de la empresa o el proyecto definido. También es muy importante considerar sus fortalezas y su nivel de responsabilidad dentro de la dinámica establecida.

De hecho, este análisis se puede potenciar en gran medida con el uso de herramientas de gestión de tareas que sean prácticas de utilizar. Las cuales permitan centralizar y planificar las tareas para su asignación al personal y monitoreo dinámico en el tiempo.

5. Cierra las estrategias para administrar el tiempo en RRHH con la evaluación continua y la mejora de procesos

La dinámica laboral dentro de una empresa cambia día con día, por eso, entre las estrategias para administrar el tiempo en RRHH es clave considerar la evaluación y mejora continua. En este contexto, es necesario revisar cómo se ha distribuido el tiempo en las distintas tareas y procesos, también hacer estas 3 preguntas básicas:

¿Cuánto tiempo se sigue invirtiendo en tareas manuales?
¿Qué procesos dentro de la empresa generan cuellos de botella?
¿Qué tareas no están aportando el valor esperado para lograr objetivos?

Además, es muy valioso recopilar la percepción del propio equipo de trabajo y la valoración ágil de indicadores para mejorar. Pues, en más de una ocasión, una encuesta de clima laboral ha revelado problemas ocultos como: tareas duplicadas, reuniones innecesarias o herramientas que no funcionan bien.

Flexibilidad vs Rigidez en el control del tiempo

Llegar de manera efectiva a las estrategias para administrar el tiempo en Recursos Humanos pueden ser complicado. Por ello, siempre se entra en el debate en si ser rígidos o no en el cumplimiento de las tareas.

O por el contrario ser flexibles y dar autonomía para ejecutar las mismas. Cualquiera de las dos estrategias para administrar el tiempo en Recursos Humanos implica tener un control.

De hecho, te menciono que nuestro software Sesame HR, con sus funcionalidades de gestión de horarios, está diseñado para ello.

Y, ¿por qué lo menciono? Es simple, parte de los métodos para administrar el tiempo en la empresa es el control que debemos tener sobre los empleados y lo que hacen.

Herramientas para la gestión del tiempo

Ahora bien, ya que tienes arriba las estrategias para administrar el tiempo en Recursos Humanos, quiero mencionarte algunas herramientas. Toma notas.

Sesame HR y sus funcionalidades de gestión de tiempo en la empresa
Google Calendar, para organizar tus citas y reuniones
Evernote, para evitar no perder información.

Son muchas las opciones. Sin embargo, escoge las que se adapten a tus necesidades. De hecho, hay muchas estrategias para administrar el tiempo en Recursos Humanos que son gratuitas, o con periodos de prueba (como Sesame HR).

¿Por qué es clave administrar el tiempo en Recursos Humanos?

Una gestión eficiente del tiempo en el área de Recursos Humanos no solo mejora la productividad, también transforma la forma en que se organiza y funciona toda la empresa. Cuando el equipo de RRHH dedica menos tiempo a tareas operativas, puede enfocarse en lo que realmente importa: cuidar del talento, impulsar el desarrollo profesional y construir una cultura organizacional sólida.

Con Sesame HR, es posible lograr una administración del tiempo más estratégica. Nuestra plataforma ayuda a automatizar procesos clave como la asignación de tareas, el seguimiento del desempeño o el control horario, lo que le permite a su equipo centrarse en acciones de alto valor. Desde la planificación hasta la ejecución, cada segundo cuenta. Por eso, contar con herramientas digitales como el Gestor de tareas de Sesame HR marca una gran diferencia en el rendimiento y la eficiencia del área.

Optimiza la gestión del tiempo con el Gestor de tareas de Sesame HR

Administrar el tiempo en RRHH no solo se trata de buenas intenciones, también implica contar con herramientas que hagan posible ese control. En este sentido, el Gestor de tareas de Sesame HR es un aliado clave para distribuir mejor las actividades, ahorrar tiempo y mejorar el rendimiento del equipo.

Con este módulo, es posible asignar tareas con claridad, visualizar quién hace qué y en qué momento, establecer fechas límite, dar seguimiento a los avances y reducir al mínimo los olvidos o duplicidades. Además, la plataforma permite colaborar en tiempo real, mantener una trazabilidad de cada acción y detectar cuellos de botella antes de que afecten los resultados.

El Gestor de tareas también se integra con otras funcionalidades de Sesame HR como el control horario, el seguimiento del desempeño o la gestión de ausencias, lo que permite tener una visión integral de la carga laboral y ajustar la planificación según las necesidades reales del equipo.

Así, Recursos Humanos puede dejar de lado el caos de las hojas de cálculo y enfocarse en lo verdaderamente estratégico: potenciar al talento humano y elevar la productividad desde una organización más eficiente.

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Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

tiagosantos

HR Content Specialist

Mejores estrategias para administrar el tiempo en Recursos Humanos