México
Brasil
EEUU
Colombia
Chile
Costa Rica
Perú
España
Francia
Alemania
Reino Unido
Italia
Países Bajos
PortugalGestión de equipos
Cómo hacer y gestionar desde RRHH un nuevo registro laboral interno
Descubre en el siguiente artículo, cómo se realiza un registro laboral interno de los empleados en las empresas.
¿Necesitas ayuda?
Juan Carlos Puerta
HR Consultant
19 de mayo, 2025
¿Tienes claro cómo crear y mantener actualizado un registro laboral interno sin perderte entre hojas de cálculo, carpetas físicas o correos sueltos? Si al leer esto ya te vinieron a la mente archivos dispersos, formatos mal llenados o documentos “en revisión”, entonces es momento de repensar cómo lo estás haciendo.
El registro laboral interno es mucho más que un trámite: es el corazón documental del área de Recursos Humanos.
Por qué importa tanto el registro laboral interno
Aunque a veces se le subestima, el registro laboral interno es la base de toda relación laboral dentro de la empresa. Es el espacio donde se guarda la información vital del colaborador: desde su contratación hasta los movimientos que ha tenido dentro de la organización. Sin este registro claro y bien gestionado, cualquier proceso se vuelve lento, riesgoso y poco confiable.
La información correcta, en el momento correcto
Un buen registro laboral interno te permite responder con rapidez ante auditorías, inspecciones, solicitudes internas o cualquier proceso legal. ¿Te pidieron un comprobante de salario? ¿Un historial de puestos ocupados? ¿La carta de aceptación de un reglamento?
Todo debe estar ahí, organizado, actualizado y disponible. Además, contar con un registro estructurado ayuda a tomar decisiones estratégicas.
No es un archivo muerto, es una herramienta viva
Olvida la imagen del archivo polvoso en la oficina del fondo. El registro laboral interno debe ser dinámico. Cada vez que ocurre un evento relevante en la vida laboral del empleado, este documento debe reflejarlo. Si no se actualiza, deja de ser útil. Y si no se consulta, pierde su valor.
RRHH tiene que asegurarse de que este registro no sea un castigo administrativo, sino una herramienta de gestión moderna y efectiva.
Cómo crear desde cero un registro laboral interno bien estructurado
Vamos a lo práctico. Si vas a construir un registro laboral interno desde cero o necesitas reinventar el que ya tienes, necesitas estructura. Y no, no hace falta complicarlo.
Define qué información debe incluir
Antes de abrir una plantilla o software, piensa: ¿qué datos necesitas que estén sí o sí? Aquí te compartimos una estructura base que puedes ajustar según el tamaño y tipo de tu empresa:
- Datos personales del trabajador
- Fecha de ingreso y tipo de contrato
- Puesto actual y trayectoria interna (movimientos de puesto o área)
- Historial salarial (inicial, aumentos, ajustes)
- Horario laboral y tipo de jornada
- Periodos de vacaciones, incapacidades y permisos
- Evaluaciones de desempeño y retroalimentaciones
- Constancias de capacitaciones o certificaciones
- Acciones disciplinarias, reconocimientos y cualquier novedad relevante
Recuerda: más que cantidad, importa la calidad de la información. Solo guarda lo necesario, pero hazlo bien.
Elige un formato eficiente y fácil de actualizar
Puedes empezar con una hoja de cálculo si estás en una empresa pequeña. Pero si ya tienes más de 20 personas en tu equipo, lo recomendable es que uses una herramienta especializada.
El registro laboral interno debe poder consultarse fácilmente, actualizarse sin errores y respaldarse automáticamente. Hoy en día, sistemas como Sesame HR permiten crear fichas completas de cada trabajador con solo unos clics.
Evita formatos complejos o rígidos que nadie sepa llenar. Lo ideal es que cualquier persona del equipo de RRHH pueda actualizar el registro sin depender del “experto en Excel”.
Crea una política clara de actualización
¿Cada cuánto se actualiza? ¿Quién lo hace? ¿Qué se guarda y qué no? Sin reglas claras, los registros se llenan de errores, omisiones y archivos duplicados. Define un protocolo de actualización periódica y asocia cada evento a una acción.
Si alguien firma un nuevo contrato, se actualiza. Si hay un aumento, se documenta. La actualización no es opcional. Es lo que mantiene con vida al registro laboral interno.
Cómo gestionar y mantener útil el registro laboral interno
Una vez que tienes tu registro en marcha, toca hacerlo parte del día a día. No basta con haberlo creado. Lo importante es que se use, se consulte y te ayude a trabajar mejor.
Capacita al equipo de RRHH para usarlo con criterio
No todo es técnica. También hace falta criterio. ¿Qué se debe incluir y qué no? ¿Cuándo basta con una nota y cuándo se necesita un documento respaldatorio?
Asegúrate de que quienes gestionan el registro tengan claro cómo hacerlo con orden, ética y profesionalismo. Lo que escribimos y archivamos tiene consecuencias legales y emocionales. Ser cuidadosos con el lenguaje y el tono también es parte del trabajo.
Involucra al trabajador con transparencia
Una gran forma de fortalecer el uso del registro laboral interno es permitiendo que el propio trabajador tenga acceso a su información. Esto puede incluir un portal donde pueda ver su historial, descargar documentos o actualizar datos personales.
Esto no solo ahorra tiempo, también genera confianza. La información del colaborador no debe ser un misterio para él. Al contrario: debe ser una herramienta compartida.
Usa los datos del registro para tomar mejores decisiones
Imagina tener en un solo lugar el historial completo de un trabajador: desempeño, formación, ausencias, promociones, evaluaciones, reconocimientos. ¿Te das cuenta del potencial que eso tiene para liderar con inteligencia?
Del papel al propósito
El registro laboral interno no es un trámite. Es una herramienta de gestión poderosa si se diseña con lógica, se actualiza con disciplina y se integra a los procesos del área de Recursos Humanos. Ya no se trata solo de cumplir con requisitos, sino de liderar con información clara y bien organizada.
¿Te gustaría dejar atrás los formatos desordenados y tener un registro laboral automatizado, centralizado y seguro?
Solicita una prueba gratuita de Sesame HR y descubre cómo puedes transformar tu gestión documental en una experiencia ágil y ordenada. Que tus registros trabajen contigo, no en tu contra.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.
Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.
¿Necesitas ayuda?
Soy Anjolly Capponi, consultora de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
