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Cómo gestionar una plataforma de base de datos de empresa
Descubre en el siguiente artículo cómo se gestiona desde el departamento de RRHH la plataforma de base de datos de los empleados.
¿Necesitas ayuda?
Estrella Ponce de León
HR Consultant
21 de mayo, 2025
¿Eres de los que sigue navegando entre archivos dispersos, carpetas sin nombre y documentos duplicados o tienes el control total de tu plataforma de base de datos?
Si al buscar información de tus colaboradores sientes que estás jugando una partida de adivinanzas, es momento de replantear cómo estás manejando tus datos internos. Gestionar bien la información no es solo un tema técnico: es una estrategia de liderazgo desde Recursos Humanos.
Qué es una plataforma de base de datos
Cuando hablamos de una plataforma de base de datos, no nos referimos a una hoja de Excel cargada de columnas infinitas que nadie se atreve a tocar. Estamos hablando de un sistema estructurado, dinámico y seguro que permite almacenar, organizar y acceder a la información más valiosa de la empresa: la de tu gente.
No es solo para programadores: es una herramienta para líderes
Muchas veces se cree que estas plataformas son exclusivas del área de TI. Pero la realidad es que Recursos Humanos necesita tener el control de su propia base de datos de personal. Con ello no depender de terceros para consultar datos básicos como fechas de contratación, movimientos salariales o evaluaciones de desempeño.
Una plataforma de base de datos bien gestionada desde RRHH permite tomar decisiones rápidas, reducir errores, automatizar procesos y mejorar la experiencia de los empleados.
Más allá del almacenamiento: acceso inteligente a la información
La diferencia entre una base de datos común y una plataforma bien gestionada está en el uso. Si no puedes filtrar por área, por fecha, por desempeño o por permisos especiales, entonces no tienes una herramienta útil, solo una bodega de datos sin lógica.
Un buen sistema de base de datos te permite responder en segundos preguntas clave como:
- ¿Cuántas personas fueron promovidas en el último año?
- ¿Quiénes están por cumplir su periodo de prueba?
- ¿Qué empleados no han actualizado su expediente?
Pasos para implementar una plataforma de base de datos funcional
Adoptar una plataforma de base de datos no se trata de instalar un software y cruzar los dedos. Se trata de construir una estructura lógica, amigable y funcional que acompañe la operación diaria y el crecimiento del negocio.
Diagnostica el estado actual de tu información
Este primer diagnóstico te permitirá definir qué conservar, qué corregir y qué eliminar. Una base de datos limpia desde el inicio te ahorra muchos dolores de cabeza más adelante.
Estructura la base con lógica organizacional
Una plataforma de base de datos no se construye copiando y pegando. Necesitas una arquitectura clara. Puedes agrupar la información en módulos como:
- Datos personales y de contacto
- Información contractual
- Trayectoria interna
- Historial de formación y evaluaciones
- Permisos, vacaciones y ausencias
- Documentación legal y fiscal
El truco está en que cada sección tenga campos específicos, obligatorios cuando corresponda, y que todo esté interconectado. Así, si cambias el puesto de un colaborador, de forma automática se relacionan sus nuevas funciones, salario y ubicación.
Elige una plataforma que se adapte a RRHH (no al revés)
Muchas veces se comete el error de elegir una solución técnica demasiado compleja o pensada para otra área. Elige una plataforma de base de datos diseñada para Recursos Humanos.
Una muy recomendable es Sesame HR, que ya viene adaptada a tus necesidades: fichas de empleados, control de permisos, firmas digitales, reportes automatizados, etc.
Cómo mantener y aprovechar la plataforma de base de datos día a día
Una vez implementada, tu plataforma de base de datos debe convertirse en el eje de toda la operación de RRHH. Pero para que funcione, tiene que mantenerse viva. Si no se actualiza ni se consulta, se convierte en un archivo bonito que nadie usa.
Establece políticas claras de actualización
Define quién debe ingresar o modificar datos, en qué momentos y bajo qué condiciones. Por ejemplo, cada nuevo contrato debe cargarse en un plazo de 48 horas. Cada cambio salarial debe registrarse antes del siguiente corte de nómina. Cada salida debe marcarse con fecha y motivo.
Una base de datos confiable es una base de datos actualizada. Si eso no está claro para todo el equipo, tu sistema perderá valor con el tiempo.
Automatiza procesos para evitar errores manuales
Las mejores plataformas permiten automatizar acciones: desde la generación de alertas por vencimiento de documentos, hasta el envío automático de formularios o recordatorios.
La automatización reduce el error humano, mejora la eficiencia y asegura que la información fluya de forma constante y estructurada. Además, te libera para que puedas enfocarte en tareas más estratégicas.
Usa la base para generar reportes y tomar decisiones
¿De qué sirve tener todos los datos del mundo si no los usas? Tu plataforma de base de datos debe permitirte generar reportes personalizados, analizar tendencias y tomar decisiones con base en datos.
Ejemplo: si notas que el ausentismo en un área específica aumentó en los últimos tres meses, puedes investigar causas, intervenir con acciones específicas y evaluar resultados en tiempo real.
Sin base de datos, no hay estrategia de talento
Tener una plataforma de base de datos no es un lujo. Es una necesidad para cualquier empresa que quiera liderar con información, anticipar escenarios y optimizar su gestión de personas. Cuando RRHH tiene el control de sus datos, puede trabajar con foco, rapidez y claridad.
No se trata solo de guardar información, sino de saber usarla para que tu empresa avance. Y para lograrlo, necesitas una herramienta que te acompañe en el proceso.
Para ello, solicita una prueba gratuita de Sesame HR y descubre cómo una plataforma intuitiva y potente puede ayudarte a gestionar la base de datos de tu personal. Porque cuando tus datos están en orden, tu equipo también lo está.
Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH
Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.
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Soy Anjolly Capponi, consultora de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
