Tipos y forma de utilizar las herramientas de gestión de los equipos de trabajo

14 de abril, 2025

Para abordar de forma estratégica cualquier situación laboral resulta clave conocer las herramientas de gestión del equipo. Pues, estas representan la base para tomar decisiones efectivas y potenciar el buen desempeño. 

Estar al tanto de la aplicación de estos elementos ofrece la ventaja de anticipar retos y construir equipos más eficientes. Por eso, te mostraremos los distintos tipos y la manera de utilizar estas herramientas ¡Comencemos! 

¿Qué son las herramientas de gestión del equipo de trabajo?

Las herramientas de gestión del equipo son un conjunto de métodos, procesos y soluciones tecnológicas diseñadas para facilitar y mejorar el rendimiento. Las cuales toman como pilares fundamentales los siguientes aspectos: 

• Planificación. 
• Organización. 
• Comunicación.
• Supervisión. 
• Optimización.

Estas herramientas se utilizan para garantizar que los objetivos del equipo se cumplan de forma eficaz. Donde el punto de partida es la colaboración dinámica y la comunicación efectiva entre los miembros.

Tipos de herramientas de gestión del equipo laboral

Para mejorar el orden interno, facilitar la comunicación y promover el desarrollo y bienestar del equipo, se utilizan estos 7 tipos de herramientas: 

1. Herramientas de comunicación: permiten el intercambio oportuno y dinámico de información entre los miembros del equipo. Esto a través de mensajes, chats o videoconferencias que facilitan la coordinación y la resolución de dudas. 

2. Herramientas de tareas y proyectos: ayudan a planificar, asignar y dar seguimiento a tareas y proyectos. Con el uso de este tipo de mecanismos se pueden definir objetivos, establecer plazos y monitorear el avance del equipo. 

3. Herramientas de evaluación de desempeño: permiten medir y analizar el rendimiento y las competencias de los integrantes del equipo. Esto por medio de indicadores, feedback y revisiones periódicas. 

4. Herramientas de seguimiento del tiempo: facilitan el registro y el cálculo del tiempo laboral por cada colaborador. Lo cual impulsa la definición de estrategias y medidas de ajuste para la mejora continua.  

5.  Herramienta de capacitación y desarrollo: promueven recursos didácticos y de formación que impulsan el crecimiento profesional. Esto con el objetivo de actualizar conocimientos y habilidades clave para el equipo. 

6. Herramientas de colaboración: impulsan el trabajo compartido en reportes, documentos y proyectos en tiempo real. Lo cual ayuda a que varios colaboradores contribuyan y editen información de forma simultánea.

7. Herramientas de reconocimiento y motivación: se enfocan en incentivar y valorar el desempeño de cada miembro del equipo. Esto a través de sistemas que destacan logros, premian el esfuerzo y fomentan un ambiente positivo.

¿Cuál es el impacto de los instrumentos de gestión de equipos?

Las herramientas de gestión del equipo han transformado la forma en la que las empresas administran y coordinan sus procesos internos. De hecho, su impacto se extiende en múltiples dimensiones, por ejemplo: 

• Optimización de la comunicación. 
• Centralización de la información. 
• Planificación y coordinación. 
• Seguimiento de tareas y proyectos. 
• Toma de decisiones basadas en datos. 

Gracias al uso de estas plataformas, los equipos pueden compartir información en tiempo real. Lo cual permite una coordinación más eficaz y la reducción de malentendidos. 

Además, el uso de estas herramientas permite automatizar tareas rutinarias para liberar tiempo y recursos. Que en este caso se pueden invertir en tareas estratégicas que ayuden a impulsar la productividad del equipo. 

Forma de utilizar las herramientas de gestión del equipo de trabajo

A la hora de utilizar las herramientas de gestión del equipo, hay que considerar esta secuencia de 3 pasos. 

Paso 1: elegir la herramienta adecuada según las necesidades del equipo 

Antes de usar cualquier herramienta, es vital analizar qué necesita el equipo de trabajo. Se trata de elegir aquella que mejor se adapte al tipo de trabajo, tamaño del equipo y a sus objetivos. 

Para llevar a cabo este paso de manera efectiva hay que tomar en cuenta estas 2 medidas: 

• Identificar necesidades: por ejemplo, falta de comunicación, asignación digital de tareas, control del tiempo laboral. También falta de organización o medición del desempeño de cada colaborador del equipo. 
• Evaluar al equipo: implica definir el tamaño del equipo, sus tareas y los procesos que llevan a cabo. Esto para tener un panorama claro del contexto de uso y aplicación práctica del instrumento. 

Paso 2: capacitar y establecer reglas de uso

Una herramienta solo es útil si todos saben usarla de manera correcta y de forma coherente. Por ello, es importante que el equipo de trabajo sea informado y capacitado del funcionamiento y aplicación de la plataforma o instrumento. 

Además, hay que establecer normas básicas de uso, por ejemplo: 

• Responsables de crear y asignar tareas. 
• Cuando se actualiza el estado de una tarea o proyecto. 
• Registro de asistencia. 
• Parámetros de evaluación de desempeño. 
• Canales de comunicación para el equipo. 

Paso 3: monitorear el uso y hacer mejoras 

Un paso esencial para tener un buen uso es darle seguimiento a la herramienta. Pues, esto permite detectar qué está funcionando bien y qué se puede mejorar para contribuir al logro de objetivos por parte del equipo. 

Bajo este contexto, el monitoreo de uso debe contemplar las siguientes acciones: 

• Recopilar el feedback del equipo. 
• Medir los resultados obtenidos. 
• Realizar ajustes cuando sean necesarios.

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Julian Ignacio

HR Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Julian Ignacio Tur ha desarrollado una sólida carrera en el ámbito de Recursos Humanos, con una destacada trayectoria en roles que abarcan desde la adquisición de talento hasta la gestión integral de recursos humanos.

Su experiencia de más de 10 años abarca tanto el manejo de relaciones laborales como la coordinación de beneficios y programas de desarrollo profesional, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión de personas en cada organización donde ha trabajado.

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julianignacio  

HR Content Specialist

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