¿Qué es una ficha de trabajo, para qué sirve y cómo se elabora?

11 de mayo, 2023

¿Aún no tienes claro qué es una ficha de trabajo? Entonces, debes saber que este es un recurso esencial para las operaciones diarias y tareas administrativas de una organización.

Además, ayuda a capturar y analizar datos valiosos. Estos sirven para la toma de decisiones en la empresa, en aspectos como reclutamiento o estrategia de gestión, entre otros.

Acompáñanos en este artículo, te mostramos todo lo que debes saber sobre esta herramienta.

¿Qué es una ficha de trabajo?

Quizás, escuchamos mucho hablar de este tema en el entorno laboral, y aún así no sabemos bien qué es una ficha de trabajo. Pues se trata de un documento utilizado por las empresas, para hacer un seguimiento del progreso de un proyecto o actividades específicas.

Por lo general, su uso consiste en el registro de información. Por ejemplo, materiales utilizados, horas de trabajo necesarias y costos de producción.

En un principio, las tarjetas de trabajo eran más simples y sencillas. Hoy en día, estas fichas se han integrado a los sistemas digitales. Por lo tanto, permiten rastrear en tiempo real el progreso de los trabajos.

Digitalización, clave

La digitalización de las fichas de trabajo reduce muchos desafíos para el negocio. Por esta razón, es importante que los empleados de tu empresa estén capacitados para el uso de sistemas tecnológicos modernos.

Según un informe del Foro Económico Mundial:

las organizaciones consideran que el 40% de los trabajadores requieren una capacitación para adquirir nuevas habilidades. Esto se debe a que, en un futuro los negocios digitales se basarán en gran parte en habilidades blandas. Por ejemplo, la resolución de problemas analíticos y pensamiento crítico.

¿Aún tienes dudas de qué es una ficha de trabajo? Entonces, es conveniente que sepas que si no utilizas este recurso, lo más probable es que el trabajo en tu negocio tenga más retrasos. Veamos más sobre el tema.

Tipos de fichas de trabajo

Para entender mejor qué es una ficha de trabajo es apropiado conocer cada una de sus categorías.

De almacenamiento de datos

Y avanzando en este tema de qué es una ficha de trabajo, tenemos la categoría de almacenamiento de datos. Como su nombre lo indica, almacena datos estructurados, bien sean tipo numéricos, porcentual o textual.

Esta ficha es utilizada por muchas empresas para gestionar su información contable y fiscal:

• Gastos fijos
• Gastos variables
• Gastos imprevistos
• Gastos discrecionales
• Estadísticas.

Contiene una amplia serie de funciones para realizar cálculos estadísticos agregando fórmulas personalizadas: división, multiplicación, suma y resta. ¿Entiendes todo lo que este tipo de ficha le aporta a tus operaciones y gestión humana?

Presentación de informes

Comprender cada uno de estos tipos nos aporta una visión más amplia de qué es una ficha de trabajo.

La hoja de trabajo de presentación de informes ofrece una ventaja adicional:

permite presentar la información recogida en un plano más visual, mediante gráficos o tablas.

Pronósticos

Ahora, ¿qué es una ficha de trabajo de pronosticación? Pues bien, estas fichas son utilizadas para proyectar los planes a futuro de la organización. Por ejemplo, los datos de rendimiento de un período específico, que sirven de ayuda para predicciones futuras en base a ese historial.

Seguimiento

Estas fichas son más comunes para monitorear el avance de los proyectos, debido al registro y seguimiento preciso de tareas correspondientes a los proyectos en curso.

Por lo tanto, incluye aspectos como la participación del personal, sus funciones individuales, los plazos de entrega y los resultados alcanzados hasta el momento.

¿Para qué sirve la ficha de trabajo?

No sólo basta con saber qué es una ficha de trabajo, también es importante saber para qué sirve.

La hoja de trabajo incluye herramientas útiles para la gestión de pequeños y medianos comercios. Además, tiene funciones avanzadas que permiten transformar una ficha en una base de datos de clientes, empleados y movimientos financieros.

De este modo, no sólo se registran las ventas sino que se proyectan los ingresos a futuro, dentro de la planificación empresarial. Por ello, contienen la siguiente información.

Datos del cliente

Al tener información importante sobre tus clientes como sus nombres, domicilios y números de contacto, puedes crear bases de datos flexibles y fáciles de gestionar.

Además, puedes almacenar datos adicionales según sea conveniente. Por ejemplo, las compras que hace un cliente en un período específico.

A estas bases de datos les puedes agregar nuevas columnas para nueva información, según vayan cambiando las necesidades de la organización.

Esta información también la puedes organizar de acuerdo a características específicas. Por ejemplo, clientes que viven en un determinado lugar o poseen unos hábitos específicos de compra.

Operaciones básicas de contabilidad y finanzas

Avanzando en la comprensión de qué es una ficha de trabajo, encontramos que es un recurso ideal para llevar a cabo la gestión contable. Incluso, es una opción más práctica por encima de programas integrales que monitorean las finanzas de negocios, debido a su facilidad de uso.

Por otro lado, tienes la opción de crear un libro mayor para el registro de ingresos, gastos e información de ventas. Además de gestionar inventarios, rastrear presupuestos y hacer cálculos para hallar montos totales (de facturas, finiquitos, contratos, etc.) o porcentuales.

Datos de empleados y nóminas

A lo largo de este artículo vamos comprendiendo mejor qué es una ficha de trabajo. En este punto, tenemos que las hojas de trabajo son una ayuda para las empresas hacer seguimiento del tiempo que trabajan los empleado,s mediante una clasificación por turnos o departamentos.

Administrar las instalaciones

Saber qué es una ficha de trabajo nos permite entender más fácil sus funciones.

Por lo tanto, cuando se trata de gestionar los recursos físicos de la empresa, la hoja de trabajo es muy conveniente para crear horarios y turnos, en un archivo que se comparte con el personal.

En este documento aparece el nombre de los empleados que han solicitado reservar algún recurso, por ejemplo, una sala de conferencias.

Proyecciones y ventas

¿Qué es una ficha de trabajo cuando hablamos de planificación y ventas? Pues bien, es un recurso que ayuda a los negocios a organizar sus datos en gráficos o tablas, para crear un informe o llevar a cabo una presentación comercial.

Por lo tanto, puedes representar tus datos en una imagen visual gracias, a los diferentes estilos de gráficos:

• Circulares
• Barras
• Líneas.

Asimismo, es posible incorporar análisis de regresión utilizando un gráfico de líneas. De este modo, se proyectan desarrollos a largo plazo en base a la información actual.

¿Cuáles son las partes de una ficha de trabajo?

Ahora que ya tenemos una mejor comprensión de qué es una ficha de trabajo, veamos sus componentes.

Descripción del trabajo

La descripción es la primera pieza de una hoja de trabajo. En este apartado se describe de forma precisa y detallada el trabajo o la tarea a realizar. Por lo tanto, se tienen en cuenta las actividades que deben realizarse, el material y el equipo que se necesita.

Fechas de inicio y terminación

Además de entender qué es una ficha de trabajo, es importante saber cómo gestionar cada una de sus partes. Por ejemplo, un elemento esencial de este recurso son las fechas de inicio y terminación.

En esta sección se debe proporcionar la fecha en que debe iniciar el trabajo y la fecha en que debe terminarse. De este modo, se garantiza que el proyecto o tarea se termine a tiempo.

Persona asignada

Poco a poco vamos entendiendo mejor qué es una ficha de trabajo, así como sus partes esenciales.

En este sentido, siguiendo con el orden, el siguiente componente hace referencia a la persona asignada para hacer el trabajo. Por lo tanto, es importante incluir el nombre del responsable de completar la tarea o trabajo.

Progreso

El siguiente componente es el campo de progreso. En esta sección se registra de forma detallada y precisa el progreso de la tarea. De ahí que debe constar el porcentaje del trabajo realizado y si ha habido algún problema.

¿Cómo se elabora una ficha de trabajo?

Hoy día encontramos formatos de fichas ya listas para agregar información. Ahora, si quieres crear tu propia ficha de trabajo, ten en cuenta lo siguiente.

Trabajo

Cuál es el trabajo que se va a realizar, lo recomendable es una tarea por ficha.

Tipo de ficha

Aquí se define para qué fin se va a utilizar la ficha, si es para hacer seguimiento, pronósticos o presentar informes.

Datos relevantes

Se proporciona información importante que hace parte del trabajo o tarea.

Responsable

Hasta el momento hemos visto qué es una ficha de trabajo y vimos que uno de sus componentes principales es la persona asignada. Por lo tanto, se debe colocar el nombre del responsable de completar el trabajo.

¿Qué es una ficha de puesto de trabajo en Recursos Humanos?

Hasta aquí ya nos queda más claro qué es una ficha de trabajo. Ahora, en relación a Recursos Humanos, la ficha de puesto de trabajo contiene una serie de procedimientos para realizar un trabajo.

Estas tarjetas son útiles para la gestión de equipos, capacitar al nuevo talento o como recordatorio de tareas poco frecuentes.

Asimismo, una ficha puede incluir estimaciones del tiempo, cronograma para asignar recursos y métodos de rastreo del avance de los trabajos. También, datos para calcular la prima vacacional, aumentos, entre otros.

Esperamos haberte ayudado a entender qué es una ficha de trabajo. Te invitamos a que sigas en el blog de Sesame HR, leyendo nuestras publicaciones útiles para la gestión de equipos.