México
Brasil
EEUU
Colombia
Chile
Costa Rica
Perú
España
Francia
Alemania
Reino Unido
Italia
Países Bajos
PortugalGestión de equipos
Tipos de herramienta de gestión de datos y cómo se implementa en la empresa
Descubre en el siguiente artículo, cuál es el tipo de herramienta de gestión de datos que se utiliza en una empresa y sus beneficios.
¿Necesitas ayuda?
Anjolly Capponi
HR Consultant
24 de abril, 2025
En una empresa, para transformar la información en decisiones estratégicas es vital contar con una herramienta de gestión de datos. Dado que, esta permite convertir un gran volumen de registros o documentos en un recurso de alto valor para la toma de decisiones.
Además, ayuda a trabajar de forma más eficiente, dinámica y ordenada con una base de datos de colaboradores. Considerando en este caso la recopilación, el análisis y almacenamiento de información clave para los procesos de la empresa.
Para tomar la delantera en la evolución digital, te explicaremos los tipos de herramientas y cómo implementarlas con éxito ¡Empecemos!
Principales tipos de herramienta de gestión de datos
En la actualidad, existen 3 grandes categorías en las cuales se pueden agrupar las herramientas de gestión de datos.
1. Herramientas de almacenamiento y base de datos
Estas soluciones son pilares básicos para guardar y organizar los distintos datos empresariales. Es decir, que ayudan a recopilar y almacenar la información de forma estructurada.
De hecho, con este tipo de herramienta cualquier empresa puede disponer de un entorno fiable de datos. Donde los colaboradores pueden centralizar y consultar sus activos de información de manera práctica y oportuna.
2. Herramientas de integración y procesamiento de datos
Su objetivo es extraer datos, depurarlos y cargarlos donde se requieran de manera ordenada. Por lo tanto, este tipo de sistema incrementa la calidad de los datos a través de reglas de validación automáticas.
Las herramientas de integración y procesamiento tienen gran potencial para consolidar de forma efectiva grandes volúmenes de información. Por ejemplo, nóminas, evaluaciones de desempeño o encuestas de clima laboral.
3. Herramientas de gobernanza, calidad y catálogo de datos
Son soluciones digitales que establecen políticas, roles y flujos de trabajo para controlar el ciclo de vida del dato. Lo cual tiene como finalidad asegurar su precisión y trazabilidad para la gestión adecuada de la información.
En otras palabras, aplican reglas de acceso, retención y calidad en cada etapa del ciclo de vida de la información. Con el propósito de garantizar la calidad y la seguridad en todo momento de los datos de la empresa.
Criterios clave para elegir una herramienta de gestión de datos
Al momento de seleccionar una herramienta de gestión de datos, hay que considerar estos criterios clave:
- Integración: la herramienta de gestión debe tener la capacidad de adaptarse al entorno corporativo presente. Esto va a permitir recopilar y analizar la información de manera más eficiente y rápida.
- Escalabilidad: debe poder manejar volúmenes crecientes de datos y cargas de trabajo variables. Lo cual se debe realizar sin comprometer el rendimiento de la herramienta.
- Calidad: es esencial contar con mecanismos integrados de calidad de datos. Pues, estos van a garantizar la confiabilidad de la información que se maneja.
- Seguridad: es muy importante que la herramienta integre medidas de seguridad para el resguardo de la información. Por ejemplo, controles de acceso para los distintos usuarios.
- Facilidad de uso: debe presentar una interfaz intuitiva para promover el aprendizaje rápido por parte de los usuarios. También para agilizar la adopción del sistema a las distintas áreas de la empresa.
3 pasos efectivos para implementar una herramienta de gestión de datos
Si queremos implementar de manera exitosa una herramienta de gestión de datos, debemos seguir estos 3 pasos:
Paso 1: definir para qué se quiere la herramienta
Antes de buscar cualquier sistema, hay que definir qué resultados se quieren lograr de ella. Por ejemplo, organizar los datos de los empleados, mejorar la calidad de información u obtener reportes más precisos.
De hecho, es necesario revisar cada proceso e identificar las bases o registros que se tiene para el levantamiento de información. Pues, esto va a ayudar a que el sistema pueda cubrir todas las necesidades que se tengan.
Paso 2: seleccionar la herramienta adecuada
Con los objetivos claros, es momento de buscar opciones de mercado que ofrezcan justo lo que se necesita. Por ejemplo, tableros de control, notificaciones, reportes o alertas automáticas.
También es importante considerar la integración de la herramienta con los demás sistemas que maneja la empresa. Además, hay que medir los tiempos de respuesta de datos y ajustar configuraciones
Paso 3: gobernanza y mejora continua
Para el uso diario y el desarrollo efectivo de los procesos es clave definir reglas claras de quién hace qué con los datos. Lo cual se integra en este caso con políticas de seguridad y niveles de autorización específicos.
Ahora, para la mejora continua, es esencial realizar capacitaciones y procesos de monitoreo del uso del sistema. De esta forma se puede evaluar cómo el sistema evoluciona con las necesidades del negocio en el tiempo.
Lleva la gestión de datos de empleados al siguiente nivel con Sesame HR
Sesame HR no solo digitaliza la base de datos de empleados, sino que la transforma en un activo estratégico. La cual permite impulsar la eficiencia operativa, la seguridad de la información y la calidad de la experiencia de cada colaborador.
Con esta herramienta, se unifican en una sola plataforma todos los datos relevantes de cada empleado. Desde información personal hasta el historial de desempeño y documentos escaneados.
Además, integra módulos de análisis avanzado que ayudan a generar reportes dinámicos de los procesos internos de RRHH. Esto con la finalidad de facilitar la anticipación de problemas y definir estrategias de acción claras basadas en datos objetivos.
Sin duda, una gestión efectiva y ágil de datos para transformar los procesos del talento humano es posible. Solicita una demo gratis aquí.
Julian Ignacio Tur ha desarrollado una sólida carrera en el ámbito de Recursos Humanos, con una destacada trayectoria en roles que abarcan desde la adquisición de talento hasta la gestión integral de recursos humanos.
Su experiencia de más de 10 años abarca tanto el manejo de relaciones laborales como la coordinación de beneficios y programas de desarrollo profesional, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión de personas en cada organización donde ha trabajado.
¿Necesitas ayuda?
Soy Dani Romero, consultor de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
