Gestión de solicitud de vacaciones: ¿Cómo se realiza?

3 de julio, 2025

¿Sabías que la gestión de solicitud de vacaciones tiene un alto impacto en los procesos del talento humano? Así es, una gestión eficiente en este caso fortalece la planificación operativa, el clima laboral y la confianza del personal.

De igual forma, comprender todo lo referente al tema de la gestión de vacaciones es crucial, no solo desde un enfoque funcional, sino también estratégico. Pues, este trámite es una expresión de la necesidad humana al descanso y de respeto hacia los derechos laborales adquiridos.

Por eso, te explicaremos cómo llevar este proceso de forma clara y precisa para que nada quede al azar ¡Comencemos!

Aspectos básicos de la gestión de solicitud de vacaciones

Una gestión de solicitud de vacaciones efectiva se fundamenta sobre estos aspectos básicos:

Aplicación del marco legal: toda solicitud y gestión de vacaciones debe estar alineada con los criterios de la LFT. Dado que, esto permite garantizar el cumplimiento normativo y protege los derechos del empleado.
Procedimiento claro: la empresa debe contar con un procedimiento bien definido a la hora de solicitar vacaciones. Desde la petición inicial hasta la autorización final, esto para formalizar todo el proceso.
Planificación y coordinación: para equilibrar las necesidades del negocio con los derechos es esencial planificar las vacaciones. Además, coordinar las fechas estimadas con los líderes y supervisores para llevar una gestión efectiva.
Registro del historial vacacional: mantener registros precisos sobre los días tomados, pendientes y vencimientos es vital. Dado que, estos datos permiten tomar decisiones informadas y oportunas.

Principales retos en la gestión de la solicitud de vacaciones

Como cualquier proceso, la administración de la solicitud de vacaciones no está libre de desafíos, y aquí te vamos a mostrar los principales.

Reto	Descripción	Implicaciones para la empresa
Desbalance entre las operaciones y el descanso del empleado	Dificultad para autorizar vacaciones sin afectar la operación. Sobre todo, en temporadas de alta demanda o con equipos limitados.	Riesgo de agotamiento laboral, conflictos entre equipos y afectación del clima empresarial
Ausencia de cultura corporativa que valore el descanso	Persistencia de ideas que asocian el descanso con la baja productividad o la falta de compromiso.	Rechazo de solicitudes, aumento del estrés y percepción negativa hacia quienes ejercen su derecho
Gestión deficiente de los registros y saldos vacacionales	Uso de controles manuales o poco confiables para llevar el monitoreo de días tomados y disponibles.	Acumulación de solicitudes, pérdida de control legal y desconfianza del personal.
Desigualdad en la aprobación de vacaciones	Falta de criterios unificados para autorizar solicitudes entre áreas o jefaturas.	Sensación de trato injusto, tensiones internas y debilitamiento de la confianza hacia RRHH
Liderazgos sin formación en la gestión del tiempo libre	Mandos medios que no saben planificar ni administrar rotaciones durante vacaciones	Sobrecarga operativa e impacto negativo en la gestión del talento humano

La importancia de una gestión eficiente de la solicitud de vacaciones

Una gestión eficiente de la solicitud de vacaciones es fundamental para mantener un equilibrio entre las necesidades del personal y los objetivos operativos de la empresa. Cuando el proceso es claro y ágil, se evita la acumulación de solicitudes pendientes, la falta de control sobre los períodos de descanso y la posible afectación en la productividad por falta de planeación.

Además, una correcta administración garantiza que los empleados disfruten de sus descansos de manera oportuna, lo cual contribuye a mejorar su bienestar, motivación y compromiso. En contraste, una gestión deficiente puede generar conflictos internos, desorganización y sobrecarga laboral para otros colaboradores.

Por ello, los departamentos de Recursos Humanos deben contar con procesos definidos para recibir, revisar y aprobar las solicitudes de vacaciones, asegurando que cada etapa sea transparente y respetuosa con las políticas internas y la legislación vigente.

Políticas internas y normativas legales que debes considerar

Para realizar una gestión adecuada de las solicitudes de vacaciones, es indispensable conocer y aplicar las normativas legales vigentes en México, como la Ley Federal del Trabajo, que establece el derecho mínimo de descanso anual pagado para los trabajadores.

Sin embargo, más allá de cumplir con la ley, cada empresa debe diseñar políticas internas que regulen aspectos como los períodos para solicitar vacaciones, las condiciones para la acumulación o prórroga de días, y los criterios para la aprobación, especialmente en temporadas de alta demanda o en puestos clave.

Estas políticas ayudan a evitar confusiones y discrepancias, y deben ser comunicadas claramente a todo el equipo para que existan expectativas claras sobre el proceso. Contar con un marco normativo sólido facilita el trabajo del área de RRHH y protege tanto a la empresa como a los colaboradores.

Pasos para realizar la gestión de solicitud de vacaciones en RRHH

Para llevar una gestión de solicitud de vacaciones ordenada y eficiente hay que seguir muy de cerca esta secuencia de 5 pasos.

Paso 1: recepción formal de la solicitud de vacaciones del empleado

El primer paso es recibir la solicitud formal del colaborador a través del canal establecido por la empresa. Por ejemplo, un formato físico, correo corporativo o a través de una plataforma digital.

También es muy importante que la solicitud contenga la información mínima requerida para la gestión del proceso. Dado que, esto le va a permitir a RRHH verificar si esta petición cumple con la política y el procedimiento definido.

Paso 2: validar el cumplimiento legal y revisar los días disponibles

Antes de avanzar, RRHH debe confirmar que el empleado tiene derecho a los días solicitados según los criterios de la LFT. Asimismo, es necesario verificar el historial vacacional para evitar que se soliciten días no disponibles.

Por lo tanto, este paso también incluye revisar si hay días pendientes por tomar del año anterior o si existen limitaciones normativas internas.

Paso 3: coordinar con el jefe inmediato y analizar el impacto operativo

Una vez validados los requisitos legales, RRHH debe notificar al jefe directo colaborador para coordinar la aprobación. Para ello, es importante asegurar que la ausencia no va a afectar de manera negativa el esquema operativo.

Este paso es vital para garantizar la continuidad operativa y también para fomentar una toma de decisiones compartida. Si hay más de una solicitud en el mismo periodo, se deberán tomar criterios específicos para lograr mediar.

Paso 4: comunicar la aprobación o ajuste y realizar el registro formal

Luego de recibir la aprobación del jefe inmediato, RRHH debe comunicar de manera formal al colaborador la autorización o el ajuste, si es el caso. Esta respuesta debe ser clara, oportuna y empática, para evitar posibles malentendidos.

Posterior a ello, la información debe registrarse en el expediente del empleado y actualizarse en los sistemas internos. Lo cual tiene como finalidad asegurar la trazabilidad y el cumplimiento de parámetros legales.

Paso 5: monitorear y optimizar la gestión de solicitud de vacaciones

El paso final es sistematizar todo el proceso utilizando plataformas digitales. Las cuales permitan automatizar la gestión, generen reportes y ofrezcan una experiencia eficaz tanto para el empleado como para el área de talento humano.

De hecho, herramientas como Sesame HR ayudan al colaborador a enviar su solicitud y a recibir notificaciones del estatus. Además, a RRHH le permite visualizar calendarios por equipos, programar alertas y mantener un control dinámico.

Herramientas digitales para facilitar la solicitud y control de vacaciones

Actualmente, la mejor forma de optimizar la gestión de solicitudes de vacaciones es a través de herramientas digitales especializadas. Sesame HR, por ejemplo, ofrece un sistema integral que permite a los empleados realizar su solicitud en línea, facilitando la transparencia y el seguimiento en tiempo real.

Con esta plataforma, el área de Recursos Humanos puede aprobar, rechazar o modificar solicitudes con mayor rapidez y menor riesgo de errores, además de contar con un calendario centralizado que muestra las vacaciones de todo el equipo para evitar solapamientos.

La automatización de recordatorios, notificaciones y reportes en Sesame HR reduce la carga administrativa y mejora la planificación, asegurando que el proceso sea eficiente tanto para empleados como para líderes y el departamento de RRHH.

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Sesame HR es una solución integral que revoluciona la forma en que las empresas gestionan las solicitudes de vacaciones. Su plataforma intuitiva permite a los empleados enviar sus solicitudes en línea, mientras que RRHH puede aprobarlas y gestionarlas desde un panel centralizado.

Además, Sesame HR ofrece herramientas para llevar un control preciso de los días disponibles, evitar solapamientos y generar reportes detallados para facilitar la toma de decisiones estratégicas.

Implementar Sesame HR no solo optimiza el proceso administrativo, sino que también contribuye a crear un ambiente laboral más organizado, transparente y justo, donde el bienestar de los colaboradores es una prioridad y el trabajo en equipo se fortalece.

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Julian Ignacio

HR Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Julian Ignacio Tur ha desarrollado una sólida carrera en el ámbito de Recursos Humanos, con una destacada trayectoria en roles que abarcan desde la adquisición de talento hasta la gestión integral de recursos humanos.

Su experiencia de más de 10 años abarca tanto el manejo de relaciones laborales como la coordinación de beneficios y programas de desarrollo profesional, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión de personas en cada organización donde ha trabajado.

julianignacio

HR Content Specialist

Cómo realizar una gestión de solicitud de vacaciones en el departamento de RRHH