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Cómo realizar una gestión de solicitud de vacaciones en el departamento de RRHH
Descubre en el siguiente artículo cómo se realiza una gestión de solicitud de vacaciones en las empresas y sus ventajas.
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Juan Carlos Puerta
HR Consultant
30 de mayo, 2025
¿Sabías que la gestión de solicitud de vacaciones tiene un alto impacto en los procesos del talento humano? Así es, una gestión eficiente en este caso fortalece la planificación operativa, el clima laboral y la confianza del personal.
De igual forma, comprender todo lo referente al tema de las vacaciones es crucial, no solo desde un enfoque funcional, sino también estratégico. Pues, este trámite es una expresión de la necesidad humana al descanso y de respeto hacia los derechos laborales adquiridos.
Por eso, te explicaremos cómo llevar este proceso de forma clara y precisa para que nada quede al azar ¡Comencemos!
Aspectos básicos de la gestión de solicitud de vacaciones
Una gestión de solicitud de vacaciones efectiva se fundamenta sobre estos aspectos básicos:
- Aplicación del marco legal: toda solicitud y gestión de vacaciones debe estar alineada con los criterios de la LFT. Dado que, esto permite garantizar el cumplimiento normativo y protege los derechos del empleado.
- Procedimiento claro: la empresa debe contar con un procedimiento bien definido a la hora de solicitar vacaciones. Desde la petición inicial hasta la autorización final, esto para formalizar todo el proceso.
- Planificación y coordinación: para equilibrar las necesidades del negocio con los derechos es esencial planificar las vacaciones. Además, coordinar las fechas estimadas con los líderes y supervisores para llevar una gestión efectiva.
- Registro del historial vacacional: mantener registros precisos sobre los días tomados, pendientes y vencimientos es vital. Dado que, estos datos permiten tomar decisiones informadas y oportunas.
Principales retos en la gestión de la solicitud de vacaciones
Como cualquier proceso, la administración de la solicitud de vacaciones no está libre de desafíos, y aquí te vamos a mostrar los principales.
| Reto | Descripción | Implicaciones para la empresa |
| Desbalance entre las operaciones y el descanso del empleado | Dificultad para autorizar vacaciones sin afectar la operación. Sobre todo, en temporadas de alta demanda o con equipos limitados. | Riesgo de agotamiento laboral, conflictos entre equipos y afectación del clima empresarial |
| Ausencia de cultura corporativa que valore el descanso | Persistencia de ideas que asocian el descanso con la baja productividad o la falta de compromiso. | Rechazo de solicitudes, aumento del estrés y percepción negativa hacia quienes ejercen su derecho |
| Gestión deficiente de los registros y saldos vacacionales | Uso de controles manuales o poco confiables para llevar el monitoreo de días tomados y disponibles. | Acumulación de solicitudes, pérdida de control legal y desconfianza del personal. |
| Desigualdad en la aprobación de vacaciones | Falta de criterios unificados para autorizar solicitudes entre áreas o jefaturas. | Sensación de trato injusto, tensiones internas y debilitamiento de la confianza hacia RRHH |
| Liderazgos sin formación en la gestión del tiempo libre | Mandos medios que no saben planificar ni administrar rotaciones durante vacaciones | Sobrecarga operativa e impacto negativo en la gestión del talento humano |
Pasos para realizar la gestión de solicitud de vacaciones en RRHH
Para llevar una gestión de solicitud de vacaciones ordenada y eficiente hay que seguir muy de cerca esta secuencia de 5 pasos.
Paso 1: recepción formal de la solicitud de vacaciones del empleado
El primer paso es recibir la solicitud formal del colaborador a través del canal establecido por la empresa. Por ejemplo, un formato físico, correo corporativo o a través de una plataforma digital.
También es muy importante que la solicitud contenga la información mínima requerida para la gestión del proceso. Dado que, esto le va a permitir a RRHH verificar si esta petición cumple con la política y el procedimiento definido.
Paso 2: validar el cumplimiento legal y revisar los días disponibles
Antes de avanzar, RRHH debe confirmar que el empleado tiene derecho a los días solicitados según los criterios de la LFT. Asimismo, es necesario verificar el historial vacacional para evitar que se soliciten días no disponibles.
Por lo tanto, este paso también incluye revisar si hay días pendientes por tomar del año anterior o si existen limitaciones normativas internas.
Paso 3: coordinar con el jefe inmediato y analizar el impacto operativo
Una vez validados los requisitos legales, RRHH debe notificar al jefe directo colaborador para coordinar la aprobación. Para ello, es importante asegurar que la ausencia no va a afectar de manera negativa el esquema operativo.
Este paso es vital para garantizar la continuidad operativa y también para fomentar una toma de decisiones compartida. Si hay más de una solicitud en el mismo periodo, se deberán tomar criterios específicos para lograr mediar.
Paso 4: comunicar la aprobación o ajuste y realizar el registro formal
Luego de recibir la aprobación del jefe inmediato, RRHH debe comunicar de manera formal al colaborador la autorización o el ajuste, si es el caso. Esta respuesta debe ser clara, oportuna y empática, para evitar posibles malentendidos.
Posterior a ello, la información debe registrarse en el expediente del empleado y actualizarse en los sistemas internos. Lo cual tiene como finalidad asegurar la trazabilidad y el cumplimiento de parámetros legales.
Paso 5: monitorear y optimizar la gestión de solicitud de vacaciones
El paso final es sistematizar todo el proceso utilizando plataformas digitales. Las cuales permitan automatizar la gestión, generen reportes y ofrezcan una experiencia eficaz tanto para el empleado como para el área de talento humano.
De hecho, herramientas como Sesame HR ayudan al colaborador a enviar su solicitud y a recibir notificaciones del estatus. Además, a RRHH le permite visualizar calendarios por equipos, programar alertas y mantener un control dinámico.
Una gestión ordenada de las vacaciones, refleja un enfoque centrado en el bienestar del talento y en la mejora continua. Por eso, si quieres avanzar en esa dirección con ayuda de la tecnología. Solicita una prueba gratis aquí.
Julian Ignacio Tur ha desarrollado una sólida carrera en el ámbito de Recursos Humanos, con una destacada trayectoria en roles que abarcan desde la adquisición de talento hasta la gestión integral de recursos humanos.
Su experiencia de más de 10 años abarca tanto el manejo de relaciones laborales como la coordinación de beneficios y programas de desarrollo profesional, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión de personas en cada organización donde ha trabajado.
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Soy Anjolly Capponi, consultora de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
