México
Brasil
EEUU
Colombia
Chile
Costa Rica
Perú
España
Francia
Alemania
Reino Unido
Italia
Países Bajos
PortugalVacaciones y ausencias
Cómo dejar de gestionar un control de vacaciones en Excel e implementar una APP
Descubre en el siguiente artículo, cómo dejar de usar paso a paso el control de vacaciones de Excel en la empresa y usar una Software.
¿Necesitas ayuda?
Dani Romero
HR Consultant
14 de abril, 2025
Hoy en día, el control de vacaciones Excel se ha vuelto una tarea que involucra la inversión de horas valiosas. Pues, para que este proceso sea efectivo, se requiere revisar hojas de cálculo, buscar fórmulas perdidas o corregir errores manuales.
De hecho, en muchas ocasiones el equipo de RRHH dedica todo su tiempo y esfuerzo a identificar inconsistencias en las plantillas. En vez de generar valor estratégico para el desarrollo adecuado de los procesos del talento humano.
Por ello, te vamos a explicar cómo optimizar la gestión de vacaciones con la ayuda de sistemas más dinámicos y prácticos ¡Empecemos!
¿Cómo llevar un control de vacaciones en Excel?
Para saber cómo llevar un control de vacaciones en Excel, se deben seguir estos 3 pasos esenciales.
Paso 1: diseñar y configurar la plantilla
Lo primero es crear una plantilla de seguimiento para la gestión de las vacaciones del personal. La cual debe incluir nombre, fecha de ingreso, antigüedad, días de vacaciones devengadas, entre otros datos.
Para el diseño de esta plantilla se pueden adaptar los campos de acuerdo a las necesidades de la empresa. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la configuración está propensa a errores manuales.
Paso 2: utilizar fórmulas para el control de vacaciones Excel
En función de los datos registrados, se deben establecer fórmulas matemáticas para el control efectivo de las vacaciones. Para la definición de estos cálculos es necesario tener conocimiento avanzado del manejo de Excel.
De hecho, en este punto un signo mal colocado o un formato no actualizado puede invalidar todo el cálculo.
Paso 3: monitorear y generar reportes
Para monitorear el proceso se deben usar gráficos y tablas dinámicas. Las cuales permitan ver quién tiene días pendientes, quién no ha tomado vacaciones o quién se pasó del límite.
El uso de estos elementos requiere un conocimiento avanzado de Excel para que los datos puedan ser de utilidad.
Problemas del control de vacaciones Excel
Excel puede parecer una solución rápida para el control de vacaciones, pero la realidad es que no está exento de problemas, tales como:
- Entrada de datos manuales: cada solicitud de vacaciones y ajuste de días debe ser registrada a mano. Lo cual es un proceso lento y tedioso que resta tiempo a tareas estratégicas de RRHH.
- Errores humanos: un descuido al teclear una fecha, un signo que no es o rangos mal definidos en las fórmulas pueden traer caos. Por ejemplo, diferencias en el cálculo de días libres y conflictos con los empleados por los errores.
- Faltas en el control de versiones: cuando varios usuarios necesitan aprobar o revisar las solicitudes, surgen distintas versiones del archivo. Esto provoca confusión sobre cuál es la versión vigente y dificulta la consolidación de la información.
- Riesgo de seguridad: Excel no permite definir permisos de acceso por niveles de autorización del usuario. Por lo tanto, los archivos están más expuestos a ser alterados o modificados.
- Escalabilidad limitada: a medida que la plantilla crece, el archivo se vuelve más lento y propenso a errores. Además, las tablas dinámicas y filtros complejos consumen muchos recursos.
- Poca facilidad de integración: conectar Excel con otros sistemas puede resultar una tarea compleja. Dado que es necesario realizar importaciones y exportaciones de datos en formatos específicos, quizás un poco complicados.
¿Por qué ya Excel no es suficiente para gestionar las vacaciones del personal?
En la actualidad, el control de vacaciones Excel ha quedado muy limitado debido a la creciente complejidad de los procesos. Además, de la necesidad de colaboración en tiempo real y el hecho de garantizar la integridad y la confidencialidad de la información en todo momento.
De hecho, en empresas grandes o medianas registrar de forma manual las solicitudes y ajustar fórmulas se vuelven tareas de nunca acabar. En vista de que la naturaleza de este programa es estática, tiene mucha dependencia de la intervención humana.
Algunos estudios indican que hasta el 88 % de las hojas de cálculo de Excel que se crean contienen cierto tipo de fallas. Lo cual se puede derivar de fórmulas mal aplicadas, celdas omitidas o copias indebidas de información.
Cada equivocación puede resultar en cálculos incorrectos de días de descanso, desfasajes entre las solicitudes, hasta incluso disputas laborales. Por ello, optar por soluciones diseñadas para el control de vacaciones reduce los riesgos, la carga de tareas y mejora la experiencia de todo el equipo.
Olvídate del control de vacaciones Excel: usa la app de Sesame HR
El módulo de gestión de vacaciones de Sesame ofrece un flujo de trabajo automatizado de principio a fin. Desde la solicitud hasta la consulta de un calendario global y dinámico para evitar solapes o posibles confusiones.
Además, todos los datos se centralizan en la plataforma de manera ordenada y conforme a las políticas de la empresa. Los cuales se encuentran accesibles en tiempo real desde cualquier dispositivo para su revisión y control de manera oportuna.
Sesame HR tiene capacidad de análisis, realizar notificaciones y generar reportes avanzados para el control de los días de descanso. Con cada informe de ausencias y tendencias, podrás anticipar picos de ausentismo y planificar medidas de acción oportunas para garantizar la continuidad operativa.
Así, en vez de dedicar horas y horas a depurar hojas de cálculo, el equipo de RRHH podrá enfocarse en iniciativas de desarrollo del talento. Entonces, si quieres implementar un control más dinámico y efectivo de vacaciones, solicita una demo gratis aquí.
Julian Ignacio Tur ha desarrollado una sólida carrera en el ámbito de Recursos Humanos, con una destacada trayectoria en roles que abarcan desde la adquisición de talento hasta la gestión integral de recursos humanos.
Su experiencia de más de 10 años abarca tanto el manejo de relaciones laborales como la coordinación de beneficios y programas de desarrollo profesional, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión de personas en cada organización donde ha trabajado.
¿Necesitas ayuda?
Soy Beto Villareal, consultor de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
