Software para control de vacaciones de personal: cómo usarlo

24 de mayo, 2023

El uso de un software para control de vacaciones de personal simplifica y mejora de modo notable este proceso. Y es que la gestión de la solicitud de vacaciones 📅 de los trabajadores solía ser un proceso complejo y tedioso para los responsables.

Un software de control de vacaciones permite contar con un registro preciso de los días de vacaciones disponibles. Con ello, la aprobación de los descansos y la planificación de las ausencias se vuelve una tarea sencilla y que requiere poco tiempo.

En este artículo, exploraremos los beneficios de la automatización del control de vacaciones de personal. Y, también algunas de las características clave de los softwares disponibles en el mercado.

Control de vacaciones de empleados en México

Es una realidad que en nuestro país hace falta contar con métricas en temas de gestión de personal. Por ende, no existen datos que nos digan cómo se lleva el control de vacaciones en México. Sin embargo, ciertos datos nos pueden dar una idea del panorama que vivimos.

Por ejemplo, un estudio de Expedia mostró que México es uno de los países con el menor uso de días de vacaciones. En promedio, los mexicanos trabajadores utilizan sólo la mitad de sus días de vacaciones.

Otros informes muestran que los trabajadores mexicanos tienen altos índices de estrés laboral. KPGM reveló que el 75% de los encuestados se siente estresado en su trabajo. Por su parte, Deloitte encontró que México es uno de los países con menor productividad laboral.

¿Qué nos dicen estos datos? Que existe una cultura laboral en la que los colaboradores no se sienten cómodos tomando tiempo libre. De hecho, son propensos a tomar más horas extras. También, nos puede decir que los patrones no promueven la importancia de tomarse un tiempo para descansar.

Cómo funciona un software para control de vacaciones de personal

Podemos observar que existe una necesidad imperante en las empresas en México por contar con un buen sistema de control de vacaciones. En la base, lo que se requiere son herramientas que disminuyan el tiempo invertido y faciliten el análisis de resultados.

Un software para control de vacaciones de personal funciona mediante la automatización de los procesos relacionados con dicha gestión. En el mercado podrás encontrar varios de ellos, pero ninguno tan completo como el de Sesame HR.

Te lo contamos: Sesame HR es un software integral de Recursos Humanos y cuenta con la función para el control de vacaciones en una empresa. Veamos cómo funciona este software, a través de cinco actividades primordiales.

Registro de información

Sesame HR registra y almacena la información personal de cada colaborador. Datos relevantes como su nombre, cargo, correo electrónico, número de días de vacaciones disponibles y otros son almacenados en la base de datos.

La aplicación te permite personalizar la cantidad de vacaciones disponibles, de acuerdo a diversas políticas que pueda tener la empresa.

Es importante mencionar que el registro de información en Sesame HR es seguro. El software permite cumplir con los estándares de privacidad y protección de datos. Esto es porque cuenta con el cifrado de datos y la autenticación de usuarios.

Solicitud de vacaciones

Los empleados pueden solicitar sus vacaciones a través de la app de Sesame HR. Pueden proporcionar las fechas de inicio y finalización de sus vacaciones, así como la duración de las mismas.

Los supervisores o gerentes de la empresa reciben notificaciones en tiempo real acerca de las solicitudes. También, pueden aprobar o rechazar estas solicitudes a través del software.

El supervisor o gerente puede agregar comentarios a la solicitud. Por ejemplo, se puede dar una explicación para la aprobación o el rechazo de la solicitud. Además, se pueden agregar instrucciones adicionales al empleado, para planificar bien su ausencia.

Con 👉🏼 Sesame HR, los empleados también pueden verificar el estado de su solicitud de vacaciones en cualquier momento. De esta manera, pueden estar informados sobre si la solicitud ha sido aprobada o rechazada. Es una manera de dar transparencia a todo el proceso.

Planificación de vacaciones

Sesame HR muestra un calendario con todas las solicitudes de vacaciones aprobadas. Con esta información, los supervisores o gerentes pueden planificar y organizar la asignación de tareas y responsabilidades. Así, se trabajará de manera más efectiva durante la ausencia de los empleados.

La planificación de las vacaciones también incluye la coordinación de las tareas y responsabilidades de los empleados ausentes. Así, los responsables pueden garantizar la continuidad de las operaciones con los demás miembros del equipo.

Además, Sesame HR también permite la programación automática de las vacaciones. Esto significa que el sistema puede asignar de manera automática las vacaciones a los empleados. Ello en función de la disponibilidad de días de vacaciones y otros factores relevantes.

De hecho, se pueden programar cadenas de aprobación de vacaciones. Es decir, se pueden asignar roles de autorización de las solicitudes. También se puede configurar la doble validación para cada solicitud.

Control de días disponibles

Llevar el control de días disponibles permite a los empleados y a los supervisores verificar los días disponibles de vacaciones de cada empleado en tiempo real.

Sesame HR lleva un registro automático de los días de vacaciones disponibles para cada empleado. El software los va actualizando en función de las solicitudes aprobadas y las vacaciones tomadas por cada empleado.

La APP mantiene el registro digital actualizado de los días de vacaciones disponibles de cada empleado. El sistema lo calcula en función de la política de vacaciones de la empresa. Incluye los días de vacaciones acumulados y los días de vacaciones ya tomados.

Control de usencias

Dicho calendario se combina con el control de absentismo laboral. Así, los supervisores pueden planear las cargas de trabajo. Y pueden modificar ausencias pendientes o gestionar horas extra.

Al solicitar las vacaciones, el colaborador puede verificar su saldo de días disponibles. Así, puede asegurarse de que tiene suficientes días de vacaciones para cubrir la duración de su solicitud.

Si un empleado no tiene suficientes días de vacaciones disponibles, Sesame HR muestra un mensaje de error para informarle que no puede tomar tantos días.

Informes y estadísticas

Sesame HR permite generar informes y estadísticas sobre el uso de las vacaciones por parte de los empleados. Se puede incluir la cantidad de días tomados y disponibles, el número de solicitudes aprobadas o rechazadas, entre otros datos útiles para la gestión del personal.

Los supervisores o gerentes pueden utilizar estos informes para analizar y comprender mejor el uso de las vacaciones de su equipo. De esta manera pueden gestionar de manera más efectiva el personal y los recursos de la organización.

Incidencias en nómina

La gestión de personal implica múltiples tareas. Una de ellas es la gestión de incidencias en nóminas. A propósito, el programa de Sesame HR no solo organiza las vacaciones, sino que te facilita los cálculos y pagos, gracias a su funcionalidad de sistema de nómina.

Ejemplo de uso de software para control de vacaciones de personal

Juan y Aurelio son dos trabajadores de una empresa de construcción. De manera reciente se implementó en dicha empresa el uso de Sesame HR como software de control de vacaciones. Sin ponerse de acuerdo, ambos solicitaron sus vacaciones en la plataforma para el mismo periodo de tiempo.

Cuando Jesús, el gerente de la empresa, recibe las solicitudes de vacaciones en la APP de su celular, se da cuenta de que ambos han solicitado el mismo periodo.

Jesús sabe de la importancia de otorgar las vacaciones. Pero, no puede permitir que dos trabajadores clave se ausenten al mismo tiempo.

Entonces, Jesús se entrevista con los dos trabajadores, para conocer los motivos. Ambos tienen motivos importantes, por lo que decide analizar la información en su APP de Sesame HR.

Soluciones y la gestión de vacaciones

Después de analizar diferentes soluciones, Jesús decide ofrecer varias opciones a Juan y Aurelio. Una de ellas es dividir el período de tiempo de vacaciones en dos partes, permitiendo a cada uno ausentarse de manera parcial a lo que solicitaron.

Otra opción es ofrecer a uno de los empleados un pago extra para trabajar durante las fechas en que el otro estará ausente. Después de revisar el calendario de vacaciones en Sesame HR, Jesús descubre una tercera opción. Veamos.

Hay algunos empleados que han solicitado vacaciones durante otras fechas en las que Juan y Aurelio no han solicitado vacaciones.

Jesús se comunica con estos empleados y les pregunta si estarían dispuestos a cambiar sus fechas de vacaciones. Afortunadamente, algunos de los empleados están dispuestos a hacer el cambio.

Gestión eficaz

Jesús utiliza Sesame HR para administrar y aprobar los cambios en las solicitudes de vacaciones. Así, se asegura de que todos los empleados reciban la cantidad de días de vacaciones que se les debe.

Gracias a la flexibilidad de los empleados y a Sesame HR, Jesús logra encontrar una solución. Esta permite a Juan y Aurelio tomar sus vacaciones al mismo tiempo. Todo ello, sin afectar la continuidad de los proyectos de la empresa.

Software para control de vacaciones de personal: prueba gratis

Recuerda que Sesame HR se puede contratar como SaaS. Es decir, no es necesario que descargues el programa en tu equipo, ni contar con algún servidor. El programa se encuentra almacenado en la nube y se puede acceder a él desde cualquier dispositivo conectado a internet.

Además, Sesame HR se puede probar gratis. Como lo has leído, puedes solicitar una demo gratuita para comprobar las ventajas que otorga y aclarar tus dudas. Sólo tienes que pedirlo en esta web y empezar a aprovechar sus ventajas.

Así es que no dudes más y empieza a conocer esta potente herramienta de software para el control de vacaciones de personal, incidencias en nómina, control de horas extras y mucho más.