Programa para firma electrónica: cuál usar

14 de noviembre, 2022

La necesidad de un programa para firma electrónica es una realidad en el mundo empresarial.

Es evidente que las organizaciones cada vez gestionan más los documentos de manera digital. El papeleo físico se extingue dando paso a la gestión documental digital. Esto facilita el manejo, control y almacenamiento de los mismos.

Sin embargo, diversos documentos como los contratos requieren de la firma de aceptación de las partes que llegan al convenio. Por ello, la necesidad de las firmas digitales o un programa para firma electrónica.

Existen múltiples soluciones en el mercado. Para poder seleccionar el software adecuado a las necesidades de nuestra organización hemos redactado el presente contenido. Con él pretendemos facilitarte la elección de cuál programa utilizar.

¿Qué es un programa para firma electrónica?

Un programa para firma electrónica es una aplicación que permite firmar diferentes formatos de documentos electrónicos. Con este se pueden enviar documentos sin necesidad de que quien lo recibe tenga que imprimirlo, firmarlo y volverlo a escanear.

Existen programas de uso cotidiano que permiten firmar el mismo documento que se genera. Sin embargo, este tipo de firma tiene algunos inconvenientes:

• No todas las aplicaciones que generan documentos tienen la función de poder firmarlos.
• Por lo general vas a requerir que el destinatario del documento cuente con el mismo programa para verificar la firma.

Por ello, existen programas para firma electrónica que se especializan en dicha función. Con ellos se puede generar una firma digital y registrarla en cualquier documento electrónico. Por lo general superan los inconvenientes anteriores.

¿Para qué sirve un programa para firma electrónica?

Podría sonar que un programa para firma electrónica hace algo muy sencillo. Sin embargo, hay diversas funciones que no son visibles al usuario. Por ejemplo, debe existir un proceso de verificación de la identidad del firmante y de la integridad del mensaje.

La firma digital no significa que el mensaje esté cifrado. En otras palabras, un documento firmado será legible en función de que esté cifrado o no.

Mediante una función que debe tener un programa para firma electrónica, el firmante genera una especie de huella digital del mensaje. Este resumen o huella digital se cifrará con una clave privada. Esta combinación es lo que se conoce como firma digital y que se adjunta al mensaje original.

Comprobaciones de firma

Otra función de estos programas es que cualquier receptor del documento podrá verificar que dicho mensaje no ha sido modificado desde su creación. Esto se logra porque se puede generar el mismo resumen o huella digital aplicando la misma función al documento.

El receptor también puede comprobar la autoría de la firma, ya que se puede descifrar la firma digital con la clave pública del firmante. Lo que deberá reportar el programa es el resumen o huella digital del mensaje. Esto es muy útil para la comunicación corporativa y la gestión documental.

¿Cuál es el mejor programa para firma electrónica?

Las áreas de Recursos Humanos gestionan un sinfín de documentos que requieren firma. Contratos laborales, autorización de nóminas, solicitudes de vacaciones, formatos del IMSS o del INFONAVIT, etc.

Por ello, seleccionar un programa para firma electrónica tiene su importancia. Y es que dependiendo de la función que queramos cubrir es que unos trabajan mejor que otros.

A continuación presentamos una lista de los doce programas que mayor utilidad pueden dar a tu área.

1. Adobe Acrobat

Este es el programa más conocido y de mayor difusión en el mercado. Seguro que muchos de nosotros lo hemos empleado para la creación y edición de documentos PDF. En su versión de pago integra la función para añadir firmas a los PDF.

Esta aplicación tiene su servicio en la nube y se pueden personalizar flujos de trabajo, archivado automático y otras funciones.

2. DocuSign

DocuSign es una aplicación muy empleada a nivel mundial, con más de 50 millones de usuarios. Es uno de los programas más usados para firma digital y gestión de transacciones digitales.

DocuSign es muy útil cuando se busca firmar contratos de venta y de alquiler, acuerdos de confidencialidad, notas de permiso y documentos de salud. Su uso es gratuito e ilimitado para llenar y firmar documentos.

Los documentos firmados se pueden compartir por correo electrónico o plataformas de almacenamiento de datos como Google Drive, Dropbox o Evernote.

3. HelloSign

Esta aplicación también se encuentra entre las más usadas, ya que es muy amigable. Se pueden añadir firmas de manera muy rápida y enviar los documentos para diferentes firmas. También cuenta con una extensión para el navegador para poder firmar documentos PDF desde Gmail.

Si el receptor del documento integra HelloSign en su computadora, tú recibes en una carpeta de Google Drive los archivos firmados. Así tendrás un lugar donde se almacenan todos tus documentos firmados y las solicitudes de firma.

4. Sesame HR

Sin duda es nuestra aplicación favorita para firmas electrónicas para las áreas de Recursos Humanos. Y es que no sólo cuenta con esta función, sino que también es un sistema de gestión documental.

La función de gestión documental te va a permitir administrar todos los documentos de Recursos Humanos. Por ejemplo, puedes crear un expediente por cada colaborador, donde tendrás su contrato laboral, currículum, solicitudes y permisos, plan de desarrollo, recibos de nómina, etc.

De esta manera puedes combinar dicho almacenamiento de datos con la firma digital que algunos de ellos requieran. Como Sesame HR es un sistema pensado para la administración del talento humano, también cuenta con muchas otras funciones que van a complementar tu labor diaria.

5. SigningHub

Esta es una aplicación gratuita que permite firmar documentos comerciales con avanzadas firmas digitales. Esta aplicación pone énfasis en la seguridad de la firma y la vincula de modo legal para cumplir con estándares internacionales.

Los usuarios, por ejemplo un empleado, pueden crear y añadir firmas de manera sencilla. Se pueden enviar documentos para firma, firmar archivos PDF y evaluar las firmas aplicadas.

6. Signaturit

Este programa para firma electrónica sólo tiene presencia en la web (no cuenta con una app móvil). Permite firmar contratos y documentos online de manera segura.

Cuenta con un plan gratuito de hasta 5 documentos al mes. Arriba de ello, las empresas se suscriben por un costo que depende de la cantidad de documentos a firmar.

7. PandaDoc

Este programa ofrece soluciones que simplifican la gestión de documentos. Se pueden generar y distribuir documentos a terceros fuera de tu organización como clientes y proveedores. Así pueden enviar propuestas, contratos y presupuestos en minutos.

El enfoque de este programa está en la facilidad para crear, procesar y almacenar los documentos. Se busca la reducción de los tiempos de formalización de los procesos.

8. CoSign

Esta es una plataforma compatible con Android y iOS. Permite abrir documentos y firmarlos a partir de correo electrónico o almacenamiento en la nube. Se puede usar desde teléfonos inteligentes, haciendo que la firma sea fácil de aplicar.

9. PDFelement

Se trata de un programa que ayuda a la administración de archivos PDF y también permite la generación de firmas. Se pueden editar documentos convertidos a PDF, incluyendo textos e imágenes. También convierte un PDF en otros formatos como Word, Excel, PowerPoint o HTML.

Cuando se genera la firma registra la versión del documento que fue firmada. Con ello se garantiza la validez del documento firmado.

10. ViaFirma

ViaFirma es un programa que cuenta con diversas soluciones a la firma digital. Por ejemplo, tiene una función de firma biométrica, que son firmas manuscritas capturadas a partir de una tablet o pad especial para firmas.

También permite la firma electrónica con certificados, que se emiten por  organismos terceros que validan la propia firma y la identidad del firmante. Otra versión es la firma electrónica desatendida, que son certificados electrónicos que no requieren de la intervención del usuario.

Firmas más avanzadas que se pueden aplicar con ViaFirma son las OTP SMS (firma asociada al envío de un código «one-time-password» OTP), mediante un mensaje SMS al número de teléfono móvil del firmante.

11. SignNow

Este programa para firma electrónica es de uso gratuito de manera personal y no tiene un límite de documentos que se pueden firmar. Con SignNow se pueden crear plantillas para documentos que requieras usar en ocasiones futuras.

También se pueden exportar a otras aplicaciones y recopilar firmas de varias personas.

12. SIGNificant

Este es un software desarrollado de manera especial para móviles. Permite rellenar y firmar documentos PDF con la posibilidad de añadir archivos adjuntos. Esto es útil cuando se requieren añadir fotografías o copias de documentos al formato por firmar.

Admite el envío de archivos por correo electrónico, almacenando los mismos en la nube. También se pueden añadir notas con escritura mediante teclado, con lápiz óptico o con el dedo.

Apuntes finales sobre programa para firma electrónica

Como podrás notar, existe una gran variedad de programas que permiten la firma de documentos. Cada uno tiene ventajas y desventajas, así como funciones que pueden significar la diferencia para su elección.

Es importante que selecciones uno en tu empresa, para disminuir el papeleo y mejorar la seguridad de los documentos firmados.

Si te ha gustado este contenido, te invitamos a seguir explorando nuestra sección de Recursos. En ella encontrarás artículos, plantillas y guías que ayudarán a mejorar tu actuar profesional en el mundo de los Recursos Humanos.