¿Cómo hacer el organigrama de una empresa de eventos?

2 de mayo, 2023

El organigrama de una organización es un recurso crucial para las áreas de Recursos Humanos. Gracias a estos gráficos se pueden mostrar las funciones y los puestos en que se divide una empresa. Y el organigrama de una empresa de eventos tiene una mayor relevancia aún.

Las áreas de RR. HH., en las empresas organizadoras de eventos, deben estar muy bien capacitadas en la gestión, reclutamiento y selección de personal temporal. Como estas empresas se enfocan en la organización de eventos específicos, es común la contratación temporal para cubrir picos de demanda.

Gestionar de modo efectivo a los empleados temporales es un reto. Requiere de contar con una habilidad para mostrar cómo funciona la empresa y quiénes son los principales responsables de las decisiones. Por ello, el organigrama de una empresa de eventos toma una importancia mayor.

Acompáñanos a descubrir el tema en este artículo. ¡Comenzamos!

Qué es un organigrama de una empresa de eventos

El organigrama de una empresa de eventos es una representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa. En dicho gráfico se muestran los diferentes departamentos, áreas y puestos de trabajo que la conforman.

También, se representan las relaciones jerárquicas y funcionales entre ellos.

Opciones a incluir en tu esquema

El organigrama de una compañía de tipo tradicional, por lo general, sigue una estructura jerárquica y piramidal. La dirección o el liderazgo se sitúa en la parte superior, seguida por los diferentes departamentos y áreas de la compañía.

Por último, se presentan los puestos de trabajo individuales y sus responsabilidades específicas.

Por otro lado, el organigrama de una empresa de eventos puede tener una estructura más horizontal. Esto se debe a que los proyectos de eventos suelen requerir una gran cantidad de coordinación, y trabajo en equipo, entre diferentes áreas y departamentos.

Además, un organigrama de una empresa de eventos puede incluir departamentos específicos. Algunos de ellos pueden ser: producción de eventos, comercial y ventas, marketing y comunicación, entre otros, que no se encontrarían en un organigrama tradicional.

Cómo se estructura una empresa organizadora de eventos: funciones y perfiles

En toda organización el organigrama nos permite conocer: tanto las funciones como las personas que desempeñan dichas actividades. Comentamos que en el caso de las empresas organizadoras de eventos toman mayor relevancia al orientar a un constante flujo de trabajadores temporales.

El organigrama debe brindar un marco que se ajuste a la estrategia empresarial. Debe servir también para dimensionar mejor a la organización y determinar su crecimiento natural.

Por lo tanto, cada empresa deberá seleccionar el organigrama más adecuado para sus objetivos y darle forma. Por lo general, un organigrama de una empresa de eventos puede incluir los departamentos o áreas y los siguientes perfiles, veamos.

Funciones en una empresa de eventos

• Dirección general: área encargada de la planificación estratégica y la toma de decisiones de la empresa.
• Producción de eventos: se ocupa de la planificación, coordinación y ejecución de los eventos; desde la conceptualización hasta la postproducción.
• Comercial y ventas: es el área encargada de la captación de nuevos clientes y la gestión de las relaciones comerciales con los clientes existentes.
• Marketing y comunicación: se ocupa de la promoción y difusión de los eventos, la marca de la empresa y sus servicios.
• Administración y finanzas: es el área encargada de la gestión financiera y contable de la empresa.
• Recursos humanos: se encarga de la selección, contratación, capacitación y gestión del talento humano de la compañía.

Cada una de estas áreas puede estar subdividida en diferentes departamentos o puestos de trabajo. Ello dependerá del tamaño y la complejidad de la empresa.

En el organigrama, se representan las relaciones jerárquicas y funcionales entre los diferentes puestos de trabajo y áreas. Esto ayuda a comprender la estructura organizativa y organigrama de una empresa de eventos.

Roles y perfiles de las empresas organizadoras de eventos

Los roles y perfiles que deben existir en el organigrama de una empresa organizadora de eventos pueden variar. Dependen del tamaño y complejidad de la empresa, así como del tipo de eventos que se organicen.

Algunos de los roles y perfiles específicos que suelen encontrarse en una empresa organizadora de eventos son:

• Coordinador de eventos: encargado de coordinar y gestionar la organización de los eventos, desde la conceptualización hasta la postproducción.
• Productor de eventos: encargado de la planificación y producción de los eventos, incluyendo la gestión del presupuesto, la contratación de proveedores y la coordinación logística.
• Coordinador de decoración: encargado de la decoración y ambientación de los eventos.
• Coordinador de entretenimiento: encargado de la selección y contratación de artistas y otros proveedores de entretenimiento para los eventos.
• Diseñador gráfico: se encarga de la creación de gráficos y diseños para los eventos, como logotipos, carteles, banners y folletos.
• Coordinador de logística: se encarga de la gestión de la logística del evento, incluyendo la reserva de lugares, el transporte, la alimentación y la bebida, la decoración, el equipo de sonido y otros servicios relacionados.
• Especialista en tecnología: se encarga de la gestión de la tecnología utilizada en el evento, incluyendo la configuración y gestión de la red, los sistemas de audio y video, la seguridad de la información y la gestión de las herramientas de registro y pago en línea.
• Especialista en relaciones públicas: se encarga de la gestión de las relaciones públicas del evento, incluyendo la gestión de los medios de comunicación y la gestión de las relaciones con los patrocinadores.

Pasos para crear un organigrama de eventos

Tu organigrama quedará mejor representado en la medida que consideres incluir en él: la cadena de mando, los departamentos, el ámbito de control y la toma de decisiones.

Para construirlo, te sugerimos dar los siguientes pasos:

1. Identificar las áreas de la empresa: lo primero es identificar los departamentos que conforman la empresa. Algunos pueden ser finanzas, recursos humanos, producción, ventas, marketing, etc. En ocasiones, el apoyo de una consultora de recursos humanos ayuda a definir mejor dichas áreas.
2. Determinar las funciones y roles de cada departamento: una vez identificados los departamentos, es necesario definir las funciones y roles específicos de cada uno. Esto permitirá tener una mejor comprensión de las responsabilidades y tareas que se deben asignar a cada área.
3. Establecer los niveles jerárquicos: después de definir las funciones, se debe establecer la estructura jerárquica de la empresa. Esto implica definir los diferentes niveles de liderazgo y supervisión dentro de cada departamento y entre departamentos.
4. Seleccionar el formato del organigrama: hay diferentes formatos de organigramas que se pueden utilizar, como jerárquicos, circulares o mixtos. Es importante seleccionar el formato que mejor se adapte y la información que se desea comunicar.
5. Crear el esquema inicial del organigrama: con la información recopilada en los pasos anteriores, se puede comenzar a crear el esquema inicial del organigrama.
6. Revisar y ajustar el organigrama: una vez creado el esquema inicial, es importante revisar y ajustar el organigrama. Es clave la retroalimentación de los empleados y líderes.
7. Finalizar y comunicar el organigrama: después de realizar las revisiones necesarias, se debe finalizar el organigrama y comunicarlo a todos los empleados de la empresa. Esto ayudará a establecer una mejor comprensión de la estructura y las responsabilidades de cada departamento y rol.

Software de organigrama y RRHH para empresa de eventos

Quizá hayas pensado trazar tu organigrama en una hoja en blanco, o emplear algún programa de diseño que contenga una plantilla. Pero, te queremos mostrar una opción que te dará mayores facilidades que las anteriores.

Existe un tipo de software especializado en organigramas y Recursos Humanos. Estas aplicaciones integran diversas funciones para la gestión del talento humano. En este caso, Sesame HR es una de las herramientas más potentes que existen en el mercado.

Quizá te puedas preguntar para que querrías toda una aplicación para la representación de un organigrama. La respuesta es que Sesame HR te permite generar un organigrama interactivo. El mismo se actualiza en tiempo real y de forma semiautomática (tú solo tienes que aprobar la modificación) conforme aplicas cambios en tu plantilla.

Aspecto digital y dinámico

En una sola vista de nuestro software puedes situar todas las posiciones de tu empresa. Hacer zoom in y zoom out. En cada puesto puedes ver la persona que lo ocupa, su puesto jerárquico y conexiones entre equipos.

Además, puede ser consultado desde cualquier dispositivo conectado a la red: celular, computadora, tablet.

En complemento, con Sesame HR tendrás funcionalidades para el reclutamiento y contratación de personal, gracias a su función ATS. Desde el mismo organigrama se puede tener la visión de las personas que hacen falta. Esto agiliza los procesos y la toma de decisiones.

Utilidad para tu empresa de eventos

Para las empresas organizadoras de eventos resulta muy útil contar con una herramienta digital así.

Sesame HR te facilita cada incorporación de personal con su funcionalidad de onboarding digital, ya que pueden ver el organigrama junto con las fotografías de sus nuevos compañeros de trabajo y conocer la estructura interna. Además, comprobar la realización de actividades y tareas.

Con esta aplicación también tienes acceso a diferentes informes de recursos humanos, control de asistencia y horas extras. Por ejemplo, puedes generar reportes de rotación de empleados en el organigrama de tu empresa de eventos, o de un área determinada. También, puedes generar información otros indicadores relevantes de RR. HH.

Así es que si quieres conocer a detalle los beneficios que Sesame HR puede darle a tu empresa organizadora de eventos, solicita una demo gratuita y empieza a disfrutar de nuestras ventajas.