Sistema HRIS: qué es y por qué es una solución clave en la empresa

31 de octubre, 2023

La revolución digital ha traído consigo grandes cambios a las áreas de RR.HH., introduciendo entre otros, los sistemas HRIS. Los Human Resources Information Systems son sistemas que gestionan toda la información relacionada con la gestión de capital humano de las compañías.

Los HRIS son un conjunto de herramientas digitales diseñadas para hacer que la gestión de RR.HH. sea más eficiente y efectiva. ¿Qué hace? Bueno, más que una varita mágica, este sistema automatiza procesos tediosos, por ejemplo:

• Incidencias en nómina
• Gestión de tiempos
• Administración de datos.

¿Quieres conocer qué son y cómo pueden beneficiar los HRIS a tu empresa? En este post te contamos todo lo que necesitas saber sobre la implementación de estos sistemas para Recursos Humanos.

En qué consiste un sistema HRIS

Un Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS, por sus siglas en inglés, Human Resources Information System) es una solución tecnológica integral.

En términos sencillos, un HRIS es como el cerebro digital que conecta todas las funciones y datos relacionados con los empleados de una empresa.

El 75% de las empresas que implementaron un sistema HRIS informaron de una mejora significativa en la eficiencia de sus operaciones de RR.HH. (PwC). Esto se traduce en una reducción de los procesos manuales y una mayor automatización de tareas administrativas.

Características del sistema de información de Recursos Humanos

Un HRIS abarca una amplia gama de características y capacidades. Revisemos algunas de las más importantes.

Almacenamiento de datos de empleados

Registra y almacena información vital de los empleados, como detalles personales, historiales laborales, competencias y documentos relevantes.

Gestión de nóminas

Automatiza el cálculo de salarios, impuestos y deducciones, facilitando la administración de pagos y beneficios.

Seguimiento de asistencia y tiempo

Registra la asistencia y el tiempo trabajado, lo que ayuda a calcular las horas extras ⏱, las vacaciones y las licencias.

Procesos de contratación y onboarding

Simplifica la contratación de nuevos empleados. Desde la publicación de vacantes hasta la incorporación, facilitando la creación y firma de documentos, como contratos y políticas internas.

Gestión del desempeño

Facilita la📈 evaluación del desempeño, el establecimiento de metas y el seguimiento del progreso de los empleados.

Informes y análisis

Genera informes personalizables que ayudan a la toma de decisiones basadas en datos.

Automatización de procesos

Reduce la carga de trabajo administrativo, al automatizar tareas repetitivas y procesos de flujo de trabajo.

Seguridad de datos

Protege la información confidencial y cumple con regulaciones de privacidad y seguridad.

En resumen, un HRIS simplifica y centraliza la gestión de Recursos Humanos. Con ello, se ahorra tiempo, se reducen errores y se permite a las empresas tomar decisiones más informadas.

Además, promueve la transparencia, la eficiencia y el compromiso de los empleados, convirtiéndolo en una solución esencial para empresas de todos los tamaños.

Cuáles son las diferencias entre HRIS, HRMS y HCM

Es probable que en el mercado o en la web hayas escuchado acerca de los sistemas HRIS, HRMS y HCM. Aunque pudiera parecer que son lo mismo, existen diferencias en cuanto a alcance y funcionalidad.

Como estos sistemas de Human Capital Management son componentes clave en la gestión de Recursos Humanos de una organización, veamos las diferencias principales.

HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos):

• Siglas en inglés: Human Resources Information Systems.
• Enfoque: De manera principal, se centra en la recopilación y gestión de datos e información relacionada con los empleados.
• Funciones Típicas: Almacena datos de empleados, gestiona nóminas, controla asistencia, y automatiza procesos administrativos de recursos humanos.
• Alcance: Suele ser más limitado en cuanto a funciones estratégicas y análisis avanzados.

HRMS (Sistema de Gestión de Recursos Humanos):

• Siglas en inglés: Human Resources Management Systems.
• Enfoque: Combina las capacidades de un HRIS con características más amplias de gestión de recursos humanos.
• Funciones Típicas: Además de las funciones de un HRIS, el HRMS incorpora herramientas de gestión del talento. Algunas de estas funciones son reclutamiento, capacitación, desarrollo y evaluación del desempeño.
• Alcance: Ofrece una visión más completa de la gestión de recursos humanos, incluyendo aspectos más estratégicos.

HCM (Gestión del Capital Humano):

• Siglas en inglés: Human Capital Management.
• Enfoque: Aborda el recurso humano como un activo estratégico y busca optimizar su contribución al éxito de la organización.
• Funciones Típicas: Incluye todas las funciones de HRIS y HRMS. Pero se centra en la gestión del talento, la planificación de la fuerza laboral y la analítica de recursos humanos. Refuerza la alineación de los objetivos de RRHH con los objetivos de la empresa.
• Alcance: Es el sistema más completo y estratégico, orientado a la gestión del capital humano como motor del crecimiento empresarial.

Haciendo un resumen:

• un HRIS se enfoca en datos e información,
• un HRMS amplía su enfoque a la gestión del talento, y
• un HCM aumenta su alcance, incorporando estrategias y análisis para maximizar el valor de los recursos humanos en la organización.

La elección entre estos sistemas depende de las necesidades y objetivos específicos de la empresa.

Qué características tiene el HRIS de Sesame HR

Un software HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos) puede ofrecer una amplia variedad de características y funcionalidades. Para entenderlas mejor, te presentaremos a Sesame HR, una app que cumple como un HRIS y mucho más.

Sesame HR es un software integral diseñado para simplificar y mejorar la gestión de recursos humanos en una organización. Algunas de las características y funcionalidades que puedes encontrar en esta app son las siguientes.

Gestión de datos de empleados

Puedes almacenar y gestionar registros de empleados, incluyendo datos personales, historiales laborales, y documentos relacionados. Con esta app tendrás toda la información de tu recurso humano centralizada y protegida en la misma base de datos.

Administración de incidencias de nómina

Un informe de ADP Research Institute encontró que el uso de sistemas HRIS reduce de modo significativo los errores en la nómina. Las empresas que adoptaron esta tecnología experimentaron una disminución del 37% en los errores de nómina.

Esta App permite gestionar todas las incidencias en nómina, como permisos, vacaciones y horas extra. Con dicha información, se puede hacer el cálculo de la prenómina para su aprobación.

Seguimiento de tiempo y asistencia

Con Sesame HR llevarás el registro de horas trabajadas y el control de las jornadas de trabajo. Puedes gestionar las vacaciones, licencias y permisos. También, podrás hacer la programación de turnos.

Automatización de procesos

Este HRIS automatiza las tareas y los flujos de trabajo, como la aprobación de solicitudes de vacaciones y la incorporación de nuevos empleados.

Gestión de beneficios

Registro y administración de planes de beneficios, como seguros de salud y jubilación.

Análisis y reportes

Esta App cuenta con una generación de informes personalizables para la toma de decisiones basadas en datos. Todas las funciones que se integran en este software generan información que mejora la toma de decisiones.

Cumplimiento normativo

Sesame HR ayuda en el cumplimiento de regulaciones laborales y de privacidad de datos. Por ejemplo, puedes guardar evidencias de detección de factores de riesgo para la NOM 035. O, puedes llevar los registros de cálculo de nómina para aclaraciones futuras.

Sesame HR: más allá que un HRIS

Teniendo un mayor alcance de lo que es un sistema de información de Recursos Humanos, Sesame HR ofrece funciones que lo hacen un HCM. Las más destacables las mencionaremos a continuación.

Portal de empleados

Desde su celular, los empleados tienen acceso para ver y actualizar su información personal y consultar sus nóminas y beneficios. Además, cuentan con un canal de comunicación interna donde pueden recibir noticias, comunicados y avisos generales de la empresa.

Gestión del talento

Un estudio de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) reveló que los HRIS ayudan a identificar oportunidades de crecimiento. Las empresas que lo utilizan experimentaron un aumento del 55% en la retención de empleados en comparación con aquellas que no lo hicieron.

Y es que Sesame HR te ayuda en todo el proceso de reclutamiento y selección de personal. También puedes evaluar el desempeño y desarrollar o capacitar a tus empleados.

Planificación de la fuerza laboral

Con nuestra App puedes prevenir las necesidades de personal y planificar la estrategia de Recursos Humanos. Cuenta con la función de gestión de tareas para administrar los tiempos y tareas asignadas a cada persona.

Autoservicio

Capacitando a los empleados y gestores en el uso de Sesame HR, se pueden realizar ciertas tareas de manera autónoma.

Por ejemplo, pueden solicitar sus vacaciones o aclarar dudas de la nómina sin intervención de Recursos Humanos.

Poderosas herramientas de análisis

Por si fuera poco, Sesame HR cuenta con People Analytics, una potente herramienta que facilita el análisis de datos y la detección de tendencias.

Esta App también cuenta con inteligencia artificial. Sesame AI te ayuda a evaluar candidatos, sugerir contenidos de avisos, generar encuestas y muchos usos más. Todo basado en análisis de tus bases de datos de empleados.

Estas son algunas de las características que encontrarás en Sesame HR. Si quieres validar sus funcionalidades, para elegirlo como tu HRIS, solicita ahora una demo gratuita.