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Qué es y cómo se implementa un sistema de gestión documental en las empresas
Descubre en el siguiente artículo qué es un sistema de gestión documental en la empresa y cómo se debe implementar paso a paso.
¿Necesitas ayuda?
Anjolly Capponi
HR Consultant
7 de mayo, 2025
¿Para qué existe el sistema de gestión documental? ¿Te imaginas buscar un contrato importante y encontrarte con una carpeta llamada “Cosas varias”? Precisamente para que eso no pase, existe este sistema.
Y sí, también para que Recursos Humanos deje de ser el departamento que más tiempo pierde buscando papeles que debería tener a un clic de distancia.
Por qué necesitas un sistema de gestión documental
No es solo una cuestión de orden. Implementar un sistema de gestión documental es una decisión estratégica. Porque cuando todo está clasificado, actualizado y accesible, las cosas fluyen. Y cuando no… bueno, ya sabes el caos que eso puede generar.
Un buen sistema te ayuda a tener control total sobre la información. Todo, absolutamente todo, puede estar en un mismo lugar, bien etiquetado y bajo control.
Tener un archivo físico en cajas de cartón ya no es opción. En un mundo que se mueve a la velocidad del clic, no puedes permitirte seguir dependiendo de archivadores que parecen salidos de los años noventa.
Qué es un sistema de gestión documental
Cuando hablamos de un sistema de gestión documental, no nos referimos a una simple carpeta en Google Drive con subcarpetas infinitas. Hablamos de un software o plataforma que permite almacenar, clasificar, organizar, proteger y acceder a documentos de forma estructurada y segura.
Elementos clave de un buen sistema
- Captura y digitalización: Puedes escanear, importar o crear documentos desde la plataforma.
- Organización por categorías y etiquetas: Para que encuentres lo que necesitas sin jugar a las adivinanzas.
- Control de acceso: No todos necesitan ver todo. Puedes asignar permisos por rol o usuario.
- Versionado y trazabilidad: ¿Quién cambió el documento y cuándo? Todo queda registrado.
- Almacenamiento seguro: Nada de perder información por culpa de una memoria USB olvidada en una junta.
¿Lo mejor? Que todo esto lo puedes tener disponible desde cualquier lugar, incluso desde tu celular si estás fuera de la oficina. Así que ya no hay excusa para seguir usando el “luego lo guardo” como estrategia de archivo.
Cómo se implementa un sistema de gestión documental en Recursos Humanos
Ahora que ya sabes qué es, vamos a lo importante: ¿cómo lo implementamos sin morir en el intento? Te sugerimos seguir algunos pasos estratégicos.
Diagnostica la situación actual
Antes de implementar un sistema de gestión documental, necesitas saber desde dónde partes. Hazte preguntas como:
- ¿Dónde está almacenada la información hoy?
- ¿Cuánto tiempo tarda tu equipo en encontrar un documento?
- ¿Qué tipo de documentos generan más problemas?
- ¿Existen duplicados o versiones sin control?
Este análisis te dará una radiografía clara. Y como en cualquier tratamiento, saber el diagnóstico es el primer paso para aplicar la cura.
Elige la herramienta adecuada
Aquí no se trata de elegir la más cara o la más compleja, sino la que mejor se adapte a tu equipo y a tus procesos. Busca una plataforma que sea:
- Intuitiva (para que todos puedan usarla sin necesitar capacitación eterna).
- Escalable (que crezca con tu empresa).
- Compatible con otros sistemas que ya usas (como tu software de nómina o tu ERP).
Recuerda que el sistema de gestión documental ideal es el que se vuelve parte del flujo diario de trabajo, no uno que sientas como una carga extra.
Define roles y políticas internas
¿Quién sube documentos? ¿Quién aprueba versiones? ¿Cada cuánto se actualizan? Estas son reglas básicas que debes establecer antes de arrancar. No basta con tener la herramienta, necesitas definir cómo se va a usar.
Un buen tip: crea un pequeño comité o equipo de implementación. Involucra personas clave del departamento y asigna responsables. Así nadie se queda al margen y todos saben qué hacer.
Capacita a tu equipo
El cambio genera resistencia. Pero si explicas los beneficios y enseñas a usar la herramienta de forma práctica, esa resistencia desaparece. Lo ideal es hacer sesiones cortas y enfocadas, con ejemplos reales. No hace falta un manual de 100 páginas. Solo práctica y claridad.
Evalúa y ajusta
Una vez implementado, monitorea cómo está funcionando. ¿Los documentos se están subiendo bien? ¿Hay confusión con las versiones? ¿Alguien sigue guardando archivos en su escritorio?
Haz ajustes sobre la marcha y mantén un canal de comunicación abierto para dudas y sugerencias. Recuerda que un sistema de gestión documental no es algo que se configura una vez y se olvida. Es un proceso vivo.
Ventajas de contar con un sistema de gestión documental en RRHH
Si todavía tienes dudas, te dejamos algunas razones contundentes para dar el paso:
- Ahorro de tiempo: Menos horas buscando documentos, más tiempo para tareas estratégicas.
- Reducción de errores: No más versiones perdidas ni documentos vencidos.
- Cumplimiento legal: Todo bajo control para auditorías, inspecciones o trámites.
- Mejora en la experiencia del empleado: Respuestas más rápidas, procesos más ágiles.
- Seguridad y confidencialidad: Adiós al riesgo de papeles olvidados en una impresora.
El sistema de gestión documental se convierte así en un aliado, no en una carga. En lugar de ser el departamento del “lo busco y te lo mando después”, Recursos Humanos pasa a ser el área que siempre tiene la información al momento.
Digitalizar para evolucionar
Un sistema de gestión documental no es solo una moda tecnológica. Es una herramienta real para mejorar procesos, reducir riesgos y liberar al equipo de tareas repetitivas y desgastantes. Implementarlo no tiene por qué ser un dolor de cabeza si sigues un plan claro y eliges la plataforma adecuada.
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Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH
Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.
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Soy Dani Romero, consultor de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
