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Qué es la gestión documental en una empresa y quiénes deben gestionarla
Descubre en el siguiente artículo, qué es la gestión documental y por qué se debe utilizar dentro de las empresas mexicanas.
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Beto Villareal
HR Consultant
9 de mayo, 2025
Qué es gestión documental… suena técnico, ¿verdad? Como algo que solo compete a bibliotecarios o archiveros del siglo pasado. Pero la verdad es que si trabajas en Recursos Humanos, la gestión documental es más tuya de lo que imaginas. Es como el esqueleto invisible que sostiene la operación diaria. No se ve, pero si se rompe, todo colapsa.
Qué es la gestión documental
En las empresas, guardar papeles no es suficiente. No basta con tener carpetas físicas o digitales con nombres ambiguos como “varios” o “RRHH 2022”. La verdadera pregunta no es solo qué es gestión documental, sino por qué no la estamos haciendo como se debe.
La gestión documental no es un lujo, es una necesidad. Sobre todo cuando hablamos de contratos laborales, expedientes de personal, licencias, reportes, actas administrativas, evaluaciones, nómina, etc.
Vamos al punto: si no tienes claro qué tienes, dónde está y quién lo puede consultar, tu empresa está navegando sin brújula. Y el área de RRHH es la que más se expone.
Los pilares de una buena gestión documental
- Clasificación: No todo debe guardarse igual. Hay documentos legales, operativos, históricos y de consulta.
- Accesibilidad: Lo que no puedes encontrar fácilmente, es como si no existiera.
- Control de versiones: Tener cinco versiones del mismo documento sin saber cuál es la vigente es una receta para el caos.
- Seguridad: Hay información que solo ciertos roles pueden consultar. No es opcional.
- Conservación y eliminación: Algunos archivos deben guardarse por ley cierto tiempo, otros pueden eliminarse cuando ya no sirven.
En resumen, gestionar documentos no es solo archivar. Es pensar en su ciclo de vida completo: desde su creación hasta su eventual eliminación o resguardo permanente.
Qué no es gestión documental
- No es llenar carpetas en la nube sin estructura.
- No es guardar papeles “por si acaso”.
- No es digitalizar documentos y luego olvidarlos.
- No es tener los archivos en el escritorio del jefe de RH.
Saber qué es gestión documental también implica saber qué no debe hacerse.
¿Quién debe gestionar los documentos en la empresa?
Aquí viene la parte interesante. Muchos piensan que esto es responsabilidad exclusiva del área de archivo o del departamento legal. Pero no. Si te preguntas quién debe gestionar los documentos, la respuesta más honesta es: todos, pero cada uno en su nivel.
RRHH: el corazón del archivo humano
El departamento de Recursos Humanos tiene en sus manos la mayor carga documental sensible de toda la empresa. Desde el primer contacto con el candidato hasta su salida, cada interacción genera un archivo.
Contratos, documentos fiscales y bancarios, vacaciones y permisos, etc. ¿Y quién debe cuidar que todo eso esté al día, bien resguardado y fácil de localizar? Exacto: tú.
No es opcional. En caso de una inspección o una demanda, lo que no esté documentado simplemente no existe legalmente.
Directivos: guardianes de la estrategia
Puede que no manipulen archivos directamente, pero sí son responsables de que haya políticas claras. Si eres un directivo, necesitas garantizar que el equipo tenga herramientas, procesos y criterios para documentar bien. Porque si fallan ellos, el impacto llega a ti: decisiones mal informadas, conflictos internos y falta de trazabilidad.
Un director de RRHH no gestiona documentos… pero sí lidera la forma en que se deben gestionar.
Colaboradores: parte del ecosistema
Sí, también ellos. Un colaborador que no entrega sus documentos completos, que no respeta formatos o que no firma lo que debe, complica la gestión. Educar en buenas prácticas documentales también es parte del trabajo de RRHH.
Entender qué es gestión documental es asumir que no se trata solo de organizar papeles. Se trata de crear una cultura organizacional que valore el orden, la trazabilidad y la seguridad de la información.
Cómo empezar a implementar una cultura documental sólida
Ya tienes claro qué es y quién la gestiona. Ahora, ¿cómo haces que la gestión documental deje de ser un problema pendiente y se vuelva una ventaja competitiva?
Establece políticas documentales claras
Define qué se guarda, dónde, por cuánto tiempo y quién lo consulta. Hazlo sencillo, con ejemplos. Nada de protocolos eternos que nadie lee. Lo ideal es que se pueda aplicar sin tener que pensarlo dos veces.
Usa tecnología pensada para RRHH
Google Drive y carpetas compartidas están bien… para empezar. Pero si quieres orden real, necesitas un sistema que:
- Organice por tipo de documento
- Limite accesos según roles
- Genere alertas de vencimiento
- Permita versiones
- Centralice todo en un solo lugar
Un software como Sesame HR te puede dar eso (y más). Y sí, es más sencillo de lo que crees.
Capacita y comunica
Nada sirve si el equipo no sabe usar la herramienta ni entiende la importancia de seguir los procesos. Haz sesiones cortas, con ejemplos reales, y ofrece acompañamiento en los primeros meses. Poco a poco, la gestión documental dejará de sentirse como una carga para convertirse en un hábito.
Y no olvides algo importante: celebra cuando las cosas se hacen bien. Un expediente completo y al día también merece reconocimiento.
Por qué es importante saber documentar en una empresa
Saber documentar correctamente en una empresa es clave para garantizar que todos los procesos se realicen de forma consistente, sin depender de la memoria o experiencia de una sola persona.
Esto permite que cualquier colaborador pueda seguir instrucciones claras, lo que reduce errores, mejora la eficiencia y facilita la capacitación de nuevos empleados.
Además, una buena documentación sirve como respaldo ante auditorías, cambios de personal o situaciones imprevistas. Ayuda a mantener el control interno, mejora la toma de decisiones y contribuye a que la empresa crezca de forma ordenada y sostenible.
¿Quieres hacerlo fácil y sin enredos? Solicita una prueba gratuita de Sesame HR y descubre cómo puedes tener todos tus documentos organizados, seguros y disponibles con solo unos clics. Porque el futuro no se archiva en carpetas… se gestiona inteligentemente.
Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH
Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.
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