Cómo realizar desde el departamento de RRHH un expediente digital del trabajador 

26 de mayo, 2025

¿Ya tienes bien organizado el expediente digital del trabajador o sigues buscando documentos en carpetas sueltas y archivos con nombres como “ACTA_NUEVA_FINALv2.pdf”? 

Vamos a ser honestos: gestionar información de personal con sistemas obsoletos es una receta segura para el caos. El expediente físico ya no da más.

Es lento, poco seguro y ocupa espacio. Y lo peor de todo: cuando lo necesitas urgente, casi nunca aparece completo. Por eso, convertirlo en un expediente digital no es solo una mejora, es una necesidad.

¿Qué es un expediente digital del trabajador?

No basta con escanear documentos y guardarlos en una carpeta de Google Drive. Un expediente digital del trabajador debe ser mucho más que eso: una base de datos organizada, segura, accesible y actualizable en tiempo real. En pocas palabras, es el historial laboral del colaborador, pero optimizado para funcionar como una herramienta de gestión, no solo como un archivo de respaldo.

Más que papeles digitalizados: un centro de información estratégico

El expediente digital no es una caja de documentos convertida a PDF. Debe incluir datos clave estructurados por secciones: contratación, formación, evaluaciones, ausencias, reconocimientos, sanciones, movimientos salariales y cualquier otro documento relacionado con la vida laboral del empleado dentro de la empresa.

¿La ventaja? Toda esta información se puede consultar con filtros, se puede actualizar sin perder el historial y puede ayudarte a tomar decisiones más rápido.

¿Quién debe tener acceso?

Este punto es crucial. No todo el mundo debería ver todo. Un buen expediente digital permite configurar niveles de acceso: el colaborador puede ver su información personal, el líder de área ciertas secciones, y el equipo de RRHH puede gestionar todo.

Esto no solo mejora la confidencialidad, sino que refuerza la confianza y la transparencia con los empleados.

Cómo organizar la información en el expediente digital del trabajador

El primer paso para digitalizar no es encender el escáner, es pensar. Necesitas un criterio claro para clasificar, nombrar y almacenar los documentos. Un expediente digital del trabajador mal estructurado es tan inútil como una carpeta desordenada.

Crea categorías funcionales y universales

Organiza los expedientes en secciones fáciles de identificar para todos. Algunas imprescindibles:

• Datos personales y de contacto
• Documentos de contratación (contrato, carta oferta, documentos fiscales y bancarios)
• Historial salarial y movimientos de nómina
• Ausencias y permisos (vacaciones, incapacidades, licencias)
• Formación y desarrollo (cursos, talleres, certificaciones)
• Evaluaciones de desempeño
• Reconocimientos, sanciones o acciones disciplinarias

Tener esta clasificación estandarizada facilita búsquedas, auditorías y seguimiento de cada etapa del ciclo laboral del empleado.

Nombra archivos de forma coherente

Esto parece obvio, pero no siempre se aplica. Nada de “nuevo contrato” o “documento Andrés”. Usa una lógica consistente, por ejemplo:
Nombre_Apellido_TipoDocumento_Fecha.pdf

Ejemplo: Perez_Juan_Contrato_2023-03-01.pdf. Este tipo de detalle, aunque pequeño, ahorra horas de búsqueda a futuro.

Digitaliza con calidad y asegúrate de que todo sea legible

Evita escaneos torcidos, borrosos o incompletos. Un documento ilegible no sirve de nada, aunque esté digitalizado. Además, asegúrate de guardar todo en un formato compatible (preferiblemente PDF) y que cada archivo esté respaldado.

Si puedes usar tecnología OCR (reconocimiento de texto), mejor. Así podrás buscar dentro del documento, no solo por el nombre del archivo.

Qué procesos integrar al expediente digital del trabajador

Tener los documentos bien organizados es la base, pero un expediente digital del trabajador útil de manera real debe integrarse con los procesos del área de Recursos Humanos. De lo contrario, es solo una bonita carpeta virtual.

Automatiza la carga y actualización de documentos

¿El colaborador firmó un nuevo contrato? ¿Recibió una constancia de curso? ¿Tuvo una mejora salarial? Todos esos eventos deben reflejarse de forma automática en su expediente. Nada de depender del recordatorio del jefe o de la secretaria.

Un buen sistema permite subir documentos de manera directa desde el flujo del proceso. Es decir, al aprobar una evaluación de desempeño, se genera y se guarda el resultado automáticamente en su expediente.

Conecta el expediente con la gestión del desempeño y el desarrollo

Uno de los grandes beneficios del expediente digital del trabajador es que puedes cruzar información. Por ejemplo:

• Ver qué formación ha recibido antes de asignarle nuevos retos.
• Revisar evaluaciones anteriores antes de promoverlo.
• Validar su historial disciplinario si hay que tomar una decisión difícil.

Esto te permite tomar decisiones con contexto, y no solo con intuición.

Acceso directo del empleado: empoderamiento y transparencia

Otro gran paso es permitir que el propio trabajador consulte su expediente digital. Puede revisar sus recibos de nómina, ver su historial de formación, descargar constancias, solicitar vacaciones desde ahí, etc.

Esto reduce la carga operativa para RRHH y genera confianza. El empleado siente que tiene control sobre su información, y eso siempre suma.

Por qué es una buena herramienta estratégica

Tener un expediente digital del trabajador bien estructurado y conectado con tus procesos de RRHH no es solo una comodidad. Es una estrategia de eficiencia, orden y cumplimiento. Ya no se trata de guardar por guardar, sino de gestionar con visión.

En vez de seguir acumulando papeles y buscando “esa copia que alguien dejó en el escritorio”, puedes tener toda la historia laboral de tu gente a un clic, desde cualquier lugar y de forma segura.

¿Listo para dar ese paso? Solicita una prueba gratuita de Sesame HR y descubre cómo puedes digitalizar y organizar el expediente de cada trabajador en minutos. Todo en un solo lugar, accesible, seguro y fácil de usar. Dale orden a tus archivos, y tiempo a tu equipo.

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María José Piedrahíta

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