8 pasos de la gestión documental: ¿Cómo realizarlos?

8 de mayo, 2025

Los 8 pasos de la gestión documental son como una receta de cocina: si te saltas uno, es probable que el resultado quede incompleto, insípido… o, en el peor de los casos, incomible. ¿Te ha pasado abrir una carpeta, buscar un contrato o expediente, y perder media hora sin éxito?

Entonces sabes que improvisar en la administración de documentos no es opción. Sobre todo en Recursos Humanos, donde cada archivo es parte del ADN legal, operativo y humano de la empresa.

8 pasos de la gestión documental desde RRHH

Piénsalo así: cada documento representa una historia, un derecho o una obligación. Desde contratos hasta evaluaciones, desde licencias hasta actas administrativas. No es solo “papelería”, es información crítica que puede protegerte… o meterte en problemas si no está bien organizada.

Implementar los 8 pasos de la gestión documental te permite tener control, eficiencia y orden. Y eso se traduce en un equipo que trabaja mejor, con menos errores, menos estrés y más tiempo para centrarse en lo estratégico.

Vamos a dividir estos pasos en tres grandes secciones para que puedas aplicarlos fácilmente:

1. Diagnóstico del estado actual

Antes de aplicar cualquier sistema, revisa cómo están las cosas. ¿Dónde están tus documentos hoy? ¿Qué se guarda en físico y qué en digital? ¿Quién tiene acceso? ¿Hay duplicados? Este diagnóstico te dará una radiografía clara del caos (o del orden) que tienes.

Sin esta evaluación, aplicar los 8 pasos de la gestión documental será como tratar de ordenar una bodega con la luz apagada.

2. Categorización de documentos por tipo y relevancia

Una vez diagnosticado, toca ordenar. Pero no se trata de usar etiquetas como “Importante”, “Muy importante” y “Urgente urgente”. Se trata de clasificar por naturaleza:

Documentos legales y laborales (contratos, finiquitos, reglamentos internos)
Documentación operativa (permisos, licencias, registros de asistencia)
Evaluaciones, planes de carrera, formaciones y comunicaciones internas

Esta categorización es la base para aplicar los siguientes pasos. Porque sí, sin estructura, los 8 pasos de la gestión documental pierden sentido.

3. Definición de responsables por categoría

¿Quién sube, actualiza o elimina un documento? ¿Quién valida una versión? El error más común en RRHH es que todos hacen todo… y al final, nadie sabe qué pasó. Establece roles claros para cada tipo de archivo.

Un responsable no es solo el que sube el archivo. Es el guardián de su calidad, legalidad y vigencia.

4. Digitalización de archivos físicos

Este paso puede parecer tedioso, pero es crucial. Cada hoja impresa es una bomba de tiempo: se puede extraviar, mojar, arrugar o desaparecer. Digitaliza todo lo esencial y hazlo con escáneres de buena calidad. Nómbralos de forma correcta y súbelos donde corresponde.

Aquí empieza el verdadero cambio. Los 8 pasos de la gestión documental no pueden avanzar sin esta transición del papel al pixel.

5. Establecimiento de una política de acceso

No todos deben ver todo. Establece niveles de acceso según rol, antigüedad o área. El expediente médico de un colaborador, por ejemplo, no debe estar al alcance de quien gestiona uniformes.

Además, define protocolos: ¿cómo se solicita acceso? ¿Quién autoriza? ¿Cómo se registra la entrada y modificación de documentos?

6. Versionado y trazabilidad

Un sistema de gestión documental serio debe permitirte ver el historial de cambios. ¿Te ha pasado que alguien edita un contrato y nadie sabe quién lo hizo? Grave error. Toda modificación debe quedar registrada, con fecha, usuario y versión.

También deberías tener opción de volver a versiones anteriores en caso de errores o malentendidos. Es como tener un “botón de deshacer” en tiempo real.

7. Establecimiento de calendarios de revisión

Los documentos no son eternos. Algunos caducan, otros se renuevan cada año, y algunos dejan de tener sentido. Define fechas de revisión por tipo de archivo y programa alertas para no dejar pasar actualizaciones clave.

Esto evitará dolores de cabeza en auditorías, demandas o simples trámites internos. La revisión periódica es el paso que muchos omiten… y luego pagan las consecuencias.

8. Monitoreo de cumplimiento y mejoras constantes

Por último, mide qué tan bien estás aplicando los 8 pasos de la gestión documental. ¿Los documentos están completos? ¿El equipo respeta los protocolos? ¿Se están cumpliendo los tiempos de actualización?

Usa métricas simples: número de documentos vencidos, tiempo promedio para encontrar un archivo, cantidad de accesos no autorizados detectados. Evalúa, corrige y mejora. Así te aseguras de que la gestión documental no sea un proyecto que se hizo “una vez” y se olvidó.

Sin orden documental, no hay eficiencia real

Los 8 pasos de la gestión documental no son solo un procedimiento. Son una herramienta estratégica para transformar la forma en que Recursos Humanos gestiona la información. Desde la contratación hasta la salida de un colaborador, cada documento importa. Y la manera en que los organizas dice mucho del tipo de empresa que lideras.

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH

Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.

cristinamartin

HR Content Specialist

8 pasos para realizar una buena gestión documental desde el departamento de RRHH