Fases de la gestión de proyectos: ¿Cómo llevarlo a cabo?

1 de mayo, 2025

¿Te has dado cuenta de que la comprensión profunda de las distintas fases de la gestión de proyectos son un elemento de gran valor estratégico? Pues sí, entender cada fase permite mantener alineados los objetivos trazados con las expectativas corporativas.

Es más, las empresas que integran prácticas de gestión de proyectos logran incrementar la eficacia operativa y optimizar el rendimiento laboral. Dado que, una dirección clara ayuda a los colaboradores a comprender mejor sus roles y contribuciones al éxito organizacional.

Por ello, te vamos a explicar cómo aplicar de forma práctica y dinámica cada una de las etapas del ciclo de vida de un proyecto ¡Empezamos!

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es una disciplina organizativa que permite transformar ideas en realidades concretas. Esto por medio de un enfoque planificado, ordenado y estructurado.

De hecho, no solo se trata de cumplir metas dentro de plazos específicos o de administrar recursos disponibles. Sino también de coordinar de manera inteligente una serie de tareas que, unidas entre sí, dan como resultado un producto o servicio único.

Además, esta disciplina corporativa integra conocimientos técnicos con habilidades humanas. Por lo tanto, no basta con saber planificar cronogramas y presupuestos, también se requiere capacidad de liderazgo, negociación y resolución de conflictos.

¿Cuáles son las fases de la gestión de proyectos?

Las fases de la gestión de proyectos suelen dividirse en 5 etapas clave, las cuales debes conocer una por una.

1. Inicio del proyecto

Esta fase es el punto de partida, donde se define con claridad qué se quiere lograr y el porqué de ello. Por lo tanto, no basta con tener una buena idea, se debe justificar su viabilidad y alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa.

Además, es necesario identificar las partes interesadas y establecer las bases del proyecto, que en este caso serían:

Propósito.
Limitaciones.
Valor esperado.

2. Planificación

Entre las fases de la gestión de proyectos, la planificación no solo se trata de organizar tareas, sino también involucra darle estructura al proyecto. Por eso, el desarrollo de esta etapa incluye:

Definir el alcance.
Desglosar las tareas.
Calcular el tiempo del proyecto.
Estimar los costos.
Asignar responsabilidades.
Identificar riesgos asociados.

Esta etapa exige precisión, pero al mismo tiempo flexibilidad, porque el plan será la brújula para orientarnos, no una camisa de fuerza.

3. Ejecución

En esta fase el proyecto cobra vida, ya que se movilizan los recursos humanos, técnicos y financieros para cumplir con lo planificado. Se trata de una etapa muy dinámica en la que es necesario mantener la motivación del equipo y resolver problemas a medida que surgen.

Bajo este contexto, la ejecución entre las fases de la gestión de proyectos involucra los siguientes aspectos:

Asignación de tareas.
Gestionar la comunicación.
Monitorear el desempeño del equipo.
Administrar todos los recursos.

4. Monitoreo y control

Mientras se ejecuta, también se deben medir de forma continua los avances. Esta fase es transversal y ocurre en paralelo a la etapa de ejecución, considerando las siguientes medidas:

Seguimiento del progreso.
Control del tiempo y los costos.
Gestión de riesgos.

De hecho, se trata de la fase que permite tomar decisiones correctivas a tiempo y evitar posibles desviaciones.

5. Cierre del proyecto

Todo proyecto debe llegar a su fin, y es en esta última fase donde se entregan los resultados al cliente o usuario. También se liberan los recursos, se formaliza el cierre administrativo y se elabora un informe final.

Más allá de lo técnico, esta etapa es una gran oportunidad para aprender y mejorar. Por ello, hay que documentar los aciertos, los errores y las lecciones aprendidas que servirán de base para futuros proyectos.

Estrategias para implementar con éxito las fases de la gestión de proyectos

Ahora, para implementar con éxito las distintas fases de la gestión de proyectos es clave conocer estas 3 estrategias.

Alineación del proyecto con los objetivos empresariales

Un proyecto no puede existir de manera aislada, tiene que tener sentido dentro del propósito y rumbo de la empresa. Por ello, es necesario garantizar que desde la fase de inicio el proyecto esté diseñado para aportar valor real.

Por ejemplo, antes de lanzar un proyecto de capacitación interna, el área de RRHH debe verificar el vínculo con la meta corporativa. La cual, en este caso práctico, es aumentar la productividad laboral en la compañía.

Gestión efectiva de las partes interesadas

Más allá de la calidad técnica del plan, las personas pueden impulsar o frenar el desarrollo de cualquier proyecto. En vista de ello, es necesario gestionar de manera positiva tanto al equipo como a las partes involucradas, tomando en cuenta lo siguiente:

Identificar a tiempo los actores clave.
Escuchar las necesidades y expectativas.
Crear canales de comunicación fluidos.

Uso de la tecnología para integrar y controlar el proyecto

La tecnología bien aplicada multiplica la eficiencia y el control de los proyectos. Además, reduce los errores humanos, mejora la trazabilidad y acelera la toma de decisiones oportunas.

Por otro lado, en un entorno donde los tiempos y recursos son limitados, las herramientas que centralizan la información se vuelven una necesidad. De hecho, si estas logran automatizar las tareas y conectar al equipo, representan una verdadera ventaja estratégica.

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Julian Ignacio

HR Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Julian Ignacio Tur ha desarrollado una sólida carrera en el ámbito de Recursos Humanos, con una destacada trayectoria en roles que abarcan desde la adquisición de talento hasta la gestión integral de recursos humanos.

Su experiencia de más de 10 años abarca tanto el manejo de relaciones laborales como la coordinación de beneficios y programas de desarrollo profesional, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión de personas en cada organización donde ha trabajado.

julianignacio

HR Content Specialist

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