Expediente laboral: definición y características

29 de marzo, 2021

¿Cuánto tiempo se debe guardar el expediente de un empleado? ¿En qué consiste exactamente este documento? Toma nota de la definición de expediente laboral y conoce todos los detalles sobre la información que contiene.

¿Qué es un expediente laboral individual del trabajador?

Entre los documentos que posee el departamento de recursos humanos puede contar con el expediente laboral de un trabajador. Es decir, una serie de documentos que desvelan información del trabajador como por ejemplo sus competencias profesionales, sus habilidades, su trayectoria en la empresa o cualquier otra situación que ocurre tras establecer la relación laboral.

Básicamente el significado de expediente laboral se relaciona con una herramienta de control interno mediante la cual se analizar la trayectoria del empleado durante el tiempo que ha trabajado para la empresa. Entre las clases o tipos de expediente laboral puedes encontrar el expediente laboral físico o electrónico.

¿Qué debe contener un expediente laboral de un empleado?

Organizar los expedientes laborales de tus trabajadores es necesario para mejorar la gestión documental de la misma y cumplir con las disposiciones obrero patronales que se aplican por parte del IMSS y del SAT. La información que debe recoger un expediente laboral se divide en datos laborales y datos personales y datos de la empresa:

• Datos laborales: contratos de trabajo, adendum al contrato, cartas responsivas por material o equipo, compra-venta de autos o equipos
• Datos personales: acta de nacimiento, CURP, RFC, número de la seguridad social, comprobante de domicilio, credencial INE, cartilla militar, constancia de antecedentes, licencia de manejo, cartilla militar, documento que compruebe la cuenta de depósito del empleado, carta de recomendación, cédula profesional o comprobante de estudios, exámenes psicométricos previos a la contratación o estudios socioeconómicos previos.
• Datos de la empresa: movimientos IMSS, recibos de nómina formados, solicitudes de vacaciones, incapacidades, carta INFONAVIT o FONACOT y listado de asistencia.

¿Cuánto tiempo debe conservarse el expediente laboral de un empleado?

La gestión documental de una organización debe hacerse de acuerdo a lo que establece la ley. En el ámbito laboral se establece que tanto los expedientes de empleados, contratos, convenios, descuentos o cualquier otra actividad relacionada con la nómina debe conservarse unos cinco años o incluso 10 años dependiendo de las facultades de revisión de los organismos autorizados.