¿Cómo conseguir la conformidad de la evaluación NOM 035?

4 de marzo, 2024

En diversas publicaciones hemos hablado de la NOM 035, que estipula la gestión de factores de riesgo psicosocial en el trabajo. En esta ocasión, nos enfocaremos en la evaluación NOM 035 que deben cumplir las empresas.

El cumplimiento de la NOM 035 STPS 2018 es obligatoria para todas las empresas en México. Tenlo muy en cuenta, más si tu organización cuenta con 50 o más empleados, pues las multas por incumplir pueden ser muy altas:

• En este punto entra la evaluación NOM 035, pues la STPS podrá hacer visitas de verificación. Y el incumplimiento de la norma puede generar multas hasta por $535,000 pesos.
• En consecuencia, para asegurar su cumplimiento, las compañías pueden contratar una unidad de verificación acreditada y aprobada por la autoridad.

¿Qué es la evaluación NOM 035 de conformidad con la norma?

Desde el 2019 la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) emitió la NOM 035:

• El objetivo de la misma es promover entornos laborales favorables en cada centro y lugar de trabajo.
• Para lograr dicha meta, las empresas deben identificar y prevenir los factores de riesgo psicosocial.

Enfoque preventivo

La evaluación de conformidad con la NOM 035 se enfoca en evaluar el cumplimiento de las obligaciones del patrón. Y para lograrlo, se deben presentar las evidencias pertinentes, para demostrar el cumplimiento de las acciones solicitadas.

Todas las empresas identificarán los riesgos psicosociales. Después de ello:

• Deben implantar, mantener y difundir una Política de Prevención de los factores que provocan dichos riesgos.

Los riesgos psicosociales y sus factores

De acuerdo con el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), los principales riesgos psicosociales en México son:

• Estrés laboral
• Acoso laboral
• Acoso sexual
• Violencia en el trabajo
• Inseguridad contractual
• Conflictos trabajo-familia
• Trabajo emocional
• Burnout.

Por lo anterior, tu empresa debe identificar los factores que pueden ocasionar la presencia de alguno de estos riesgos. Entre los factores más comunes se encuentran:

• Estilos de liderazgo negativos
• Cargas de trabajo mal distribuidas
• Jornadas de trabajo largas o poco sanas
• Instalaciones de trabajo no aptas
• Mala ergonomía
• Falta de reglamentos
• Mal ambiente laboral.

La evaluación NOM 035 por parte de la STPS

Como hemos mencionado, la vigilancia al cumplimiento de la norma se encuentra a cargo de la STPS. Esta autoridad verifica el grado de cumplimiento, a través de inspecciones de trabajo.

La misma norma establece el procedimiento para las visitas de inspección.

A continuación, hablaremos del número de empleados y su relación con la evaluación NOM 035. Tenlo muy en cuenta si lideras una compañía grande o mediana en México:

¿Qué dice la evaluación NOM 035 sobre el número de trabajadores?

La evaluación NOM 035 para identificar la conformidad de la norma se basa en la cantidad de colaboradores que existen en cada centro de trabajo. Con base en ello se definen tanto las obligaciones y herramientas.

Empresas con menos de 15 trabajadores

Para los centros de trabajo que tienen poco personal, las obligaciones se reducen. Sin embargo, requieren de acciones a ejecutar para poder comprobar la evaluación NOM 035.

Lo primero, deben implementar una política de prevención de riesgos psicosociales. Esta contemplará la prevención de:

• Factores de riesgo psicosocial
• Violencia laboral
• Promoción de un entorno organizacional favorable.

Rastreo

También, deben identificar a los trabajadores que han sufrido de algún acontecimiento traumático severo. Deberán canalizar a estas personas para su atención en alguna institución de seguridad social o privada.

• Estas empresas pequeñas deben comunicar de modo continuo las políticas de prevención, así como las medidas a seguir para controlar los factores de riesgo.
• Y, deben contar con canales para que los trabajadores reporten eventos inseguros, y acciones para gestionar los conflictos laborales.

Centros de trabajo con más de 16 trabajadores

Para este tipo de organizaciones son exigibles no sólo las acciones mencionadas para las empresas más pequeñas. También, se les solicita que la identificación y análisis de los factores de riesgo psicosocial contemple lo siguiente:

• Condiciones en el ambiente laboral
• Falta de control sobre el trabajo
• Cargas de trabajo
• Estilo de liderazgo
• Jornadas de trabajo
• Rotación de los turnos
• Relaciones negativas en el trabajo
• Interferencia en la relación trabajo-familia
• Violencia laboral.

Organizaciones con más de 50 trabajadores

En las empresas que tengan más de 50 trabajadores se incrementan las obligaciones y responsabilidades para la evaluación NOM 035:

• En estas organizaciones se suma el requerimiento de aplicar una evaluación del entorno organizacional.

Lo que se busca con esta evaluación es detectar las condiciones para generar climas laborales favorables. Dicha evaluación debe comprender aspectos sobre la gestión de las jornadas, el liderazgo y la comunicación.

Aspectos a abordar

Entre los aspectos relevantes que se deben abordar en dicha evaluación se encuentran:

• Capacitación para la realización adecuada de las tareas que les son asignadas
• Definición clara y precisa de las responsabilidades de cada colaborador
• Sentido de pertenencia del personal
• Distribución y evaluación de las cargas laborales con jornadas de trabajo regulares
• Comunicación entre el patrón, sus representantes y los colaboradores
• Participación proactiva
• Reconocimiento del desempeño.

¿Cómo se consigue la evaluación NOM 035 del entorno organizacional favorable?

Como hemos dicho, para comprobar el cumplimiento en la evaluación NOM 035 se requiere contar con evidencias de las acciones de la empresa.

Entonces, la empresa debe trabajar en evaluar los riesgos psicosociales y tomar acción para disminuir dichos riesgos.

Recomendación

Primero que nada debes adoptar medidas que ayuden a prevenir los factores de riesgo psicosocial. Por ejemplo:

• Implementar el uso de un canal de denuncia para casos de acoso o violencia laboral.

Es importante mencionar que de modo independiente a las acciones que tomes, siempre debes contar con algún mecanismo confidencial para la recepción de quejas.

Además, tu empresa deberá tomar medidas para promover un entorno organizacional favorable. En este caso el ejemplo puede ser:

• Mejorar la comunicación interna, para informar sobre los éxitos profesionales del personal y propiciar el reconocimiento.

Mejora el sentido de pertenencia

Uno de los puntos que más ayuda a las empresas es que sus trabajadores cuenten con un sentido de pertenencia hacia ella. Para generarlo debes tomar acciones como definir de modo claro sus responsabilidades.

También, capacita para que puedan desempeñar de manera correcta sus responsabilidades.

Fomenta la participación proactiva entre los integrantes de la plantilla y ofrece canales que mejoren la comunicación. Es importante también generar una cultura de reconocimiento a los logros y resultados.

Identificación de casos traumáticos

Para cumplir con la Evaluación NOM 035 debes identificar a aquellas personas de tu plantilla que hayan vivido algún acontecimiento traumático severo durante el trabajo:

• Cada colaborador con tal circunstancia deberá ser canalizado para que lo atiendan en alguna institución de salud pública o privada.

Al mismo tiempo, se debe analizar cada caso para tomar medidas correctivas y que nos ayuden a evitar que se presenten nuevos casos. Recuerda tener todo esto por escrito.

También, hay que aplicar exámenes médicos y evaluaciones psicológicas a las personas que hayan sufrido de violencia o acoso laboral.

Capacita y difunde tu política de prevención

Otro aspecto importante que debes considerar es:

• La difusión de tu política de prevención, así como las medidas para combatir los actos de violencia.
• También se debe capacitar en temas como el control de factores de riesgo y sus consecuencias en la salud personal.

En el caso de las empresas con más de 50 colaboradores, se debe contar con un programa para la atención de los factores de riesgo psicosocial. Así mismo, se deben difundir los resultados de identificación y de la evaluación del entorno organizacional.

¿Cómo se aplican los exámenes y evaluaciones según la NOM 035?

Al principio de este artículo se mencionó que las empresas pueden acudir a una unidad de verificación acreditada y aprobada para evaluar el cumplimiento de la norma.

Tales unidades de verificación deben cumplir con el procedimiento para la evaluación de la conformidad.

El mismo procedimiento es el que seguirán los representantes de la autoridad cuando ellos hagan auditoría. La base de dicha evaluación son las visitas presenciales que el auditor realizará al centro de trabajo.

En la práctica

La evaluación NOM 035 se realiza bajo entrevistas al personal de la empresa y a la solicitud de evidencias basadas en documentos. Por ello es muy importante que cuentes con los registros necesarios para demostrar el cumplimiento.

La norma establece:

• Las evidencias documentales o los registros a los que haga referencia la NOM 035 pueden exhibirse de modo impreso o en medios electrónicos.
• Los registros deben conservarse al menos por un año.

Las entrevistas se realizan a los trabajadores que el responsable de la inspección decida de modo aleatorio. Se aplicará una entrevista para las empresas con menos de 15 trabajadores, dos para las de más de 16 y tres para las que tengan más de cincuenta.

En caso del centro de trabajo tenga más de 105 colaboradores:

• Se realizará una entrevista por cada 35 trabajadores. Esto hasta alcanzar un máximo de 15 entrevistas.

Conclusiones sobre la evaluación NOM 035

Recuerda que la norma se encuentra vigente, por lo que no hay excusas ante la STPS para no demostrar su aplicación en tu centro de trabajo.

Cumplir con la evaluación NOM 035 no sólo te evitará el pago de multas. Implementarla te dará la oportunidad de transformar de manera positiva las operaciones de tu organización:

• El mayor beneficio de ellos es el impacto positivo en la productividad.
• Aprovecharás mejor los recursos
• Eliminarás prácticas que no suman al equipo
• Mejorarás la comunicación de tu plantilla.

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