Corte de caja: qué es, qué debe tener y cómo se hace

22 de agosto, 2023

El corte de caja es una práctica esencial en el ámbito empresarial que permite evaluar la situación financiera de un negocio en un periodo determinado.

Esta práctica es una medida efectiva para prevenir fraudes y errores financieros en las empresas. Se calcula que el robo por parte de empleados representa un 30% de todas las pérdidas de inventarios minoristas (Checkpoint Systems).

Qué es el corte de caja

El corte de caja es un proceso contable que se aplica al final de un día laboral o de un turno de trabajo. Consiste en la revisión y registro detallado de todas las transacciones financieras realizadas en un negocio durante dicho periodo específico.

Este procedimiento tiene como objetivo calcular y verificar el saldo real. El saldo se conforma por operaciones en efectivo, cheques, tarjetas de crédito y otros métodos de pago utilizados en la gestión diaria del negocio.

Durante el corte de caja, se comparan las ventas registradas en el sistema de punto de venta con el efectivo y otros ingresos reales recibidos en caja.

De esta manera, se busca detectar posibles errores, fraudes o discrepancias en los registros contables y garantizar la exactitud de la información financiera.

Qué debe tener un corte de caja

Un corte de caja completo y preciso debe contener los siguientes elementos:

• Registro de ventas. Deben incluirse todas las ventas realizadas durante el período considerado.
• Registro de ingresos. Se deben registrar todos los ingresos recibidos en efectivo, tarjetas de crédito, cheques u otros métodos de pago aceptados por el negocio.
• Registro de pagos y egresos. Es importante anotar cualquier pago realizado durante el período, como compras, gastos operativos, entre otros.
• Conteo de efectivo en caja. Se debe contar todo el dinero en efectivo presente en la caja al momento del corte.
• Conciliación de documentos. Es esencial comparar las ventas y los ingresos registrados en el sistema con los recibos, facturas, comprobantes de pago y otros documentos físicos que respalden las transacciones realizadas.
• Revisión de registros. Se deben verificar los registros contables, como facturas emitidas, recibos, notas de crédito y débito.
• Cálculo de saldo real. Con base en los datos recopilados, se debe calcular el saldo real de efectivo en caja y asegurarse de que coincida con el saldo contable registrado en el sistema.
• Reporte de discrepancias. Cualquier diferencia entre el saldo real y el saldo contable debe ser investigada y justificada. Si se detectan errores, es fundamental corregirlos y realizar los ajustes necesarios.
• Archivo de documentación. Todos los documentos y registros relacionados con el corte de caja deben ser archivados y guardados para futuras referencias y auditorías.

Un corte de caja preciso y bien documentado es crucial para la gestión financiera adecuada de un negocio. Esto garantiza la transparencia en sus operaciones.

Importancia del corte de caja para las empresas y emprendedores

De inicio, permite tener un registro preciso de todas las transacciones realizadas, ayudando a tener un control efectivo sobre los ingresos y gastos del negocio.

Al llevar un formato de corte de caja sencillo, se pueden identificar posibles errores en los registros o incluso fraudes internos. Esto permite corregirlos a tiempo y tomar medidas para prevenir futuras incidencias.

También se facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y legales. Un corte de caja proporciona la información necesaria para presentar declaraciones de impuestos y realizar auditorías.

Al registrar las ventas y las compras de mercancía durante el corte de caja, es posible llevar un control del inventario disponible. Con ello se asegura de contar con los productos necesarios para satisfacer la demanda de los clientes.

Cómo hacer un corte de caja

El proceso para hacer un corte de caja puede variar según el tipo de negocio y los sistemas utilizados. Pero como lineamiento general, podemos seguir los siguientes pasos.

Recuerda que la precisión y la disciplina son clave en cómo hacer un corte de caja efectivo.

• Establece el momento del corte. Decide la frecuencia con la que realizarás los cortes de caja.
• Prepara los documentos necesarios. Reúne todos los registros y documentos relevantes.
• Cuenta el efectivo en caja. Comienza contando el efectivo presente en la caja al inicio del período que estás analizando. Anota esta cantidad en el registro del corte.
• Registra las ventas y anota los ingresos recibidos de otros medios de pago, como tarjetas de crédito, cheques u otros métodos electrónicos.
• Registra los pagos y egresos.
• Concilia los documentos. Verifica que los registros de ventas y pagos coincidan con los documentos físicos de respaldo, como facturas y recibos.
• Calcula el saldo real. Suma los ingresos y resta los pagos al efectivo inicial para obtener el saldo real de efectivo en caja al final del período.
• Reporta las discrepancias (si encuentras diferencias entre el saldo real y el saldo contable registrado en el sistema).
• Realiza los ajustes necesarios.
• Archiva todos los registros y documentos relacionados con el corte de caja.

App de RR.HH. para agilizar la gestión de nóminas

Tanto el corte de caja como el cálculo de la nómina son procesos vinculados a la gestión financiera de un negocio. Pero también tienen que ver con la administración de los recursos económicos y humanos.

Información que se complementa

Ambos son procesos que se cruzan y usan información uno del otro. Durante el corte de caja, se registran todas las ventas y los ingresos recibidos, así como los pagos y egresos realizados.

Pero también, cuando se llegan a presentar irregularidades en el corte de caja, se puede generar una incidencia en nómina. Dicha incidencia puede ser un descuento al colaborador (por faltantes) o un bono por buena gestión.

En el cálculo de la nómina, se incluyen los sueldos, salarios, bonificaciones, comisiones y deducciones de los empleados. Estos pagos son una parte importante de los egresos que se registran en el corte de caja.

Sesame HR para gestionar las incidencias de nómina

Sesame HR es un software de RRHH que aporta diversos beneficios en la gestión de incidencias de la nómina. Por ende, es de gran ayuda en la gestión financiera de la empresa.

Con este software podrás centralizar y automatizar toda la información para generar el cálculo de la prenómina.

La información puede ser aprobada por algún responsable y se puede compartir con tu programa de nómina o descargar en una hoja de cálculo.

Los datos estarán 100% protegidos y mejorará tu proceso de cálculo y pago de nómina.

Ejemplo de corte de caja en una pequeña empresa

Al finalizar un día de operaciones en una tienda de ropa, se realiza el corte de caja. Se registra un total de ventas de $35,000 en efectivo, $12,000 en pagos con tarjeta y $3,000 en cheques.

Los gastos del día, incluyendo compras de inventario y gastos operativos, ascienden a $28,000.

Se cuenta un saldo inicial de efectivo en caja de $5,000. Luego, se realiza la conciliación con los documentos de respaldo, verificando que las ventas registradas coincidan con los recibos de venta.

Tras calcular el saldo real, este asciende a $27,000. La diferencia de $1,000 se justifica por una transacción anulada y se registra.

El corte de caja demuestra la exactitud de las operaciones y el saldo disponible para la nómina y otras obligaciones.

Por lo que el auditor registra en Sesame HR un bono porque el cajero ha mantenido una buena gestión de su caja por varios meses.