Pasos para implementar en el departamento de RRHH el sistema de conteo de horas

28 de abril, 2025

Para el departamento de RRHH el conteo de horas va más allá de solo de revisar números. Se trata de un proceso dinámico que, a través del registro de asistencia, ayuda a la administración justa y precisa del tiempo de trabajo en una empresa. 

Por ello, te mostraremos paso a paso cómo un sistema de conteo de horas puede fortalecer la transparencia y la eficacia operativa ¡Empecemos!

¿Qué implica el conteo de horas laborales?

El conteo de horas es un proceso sistemático que permite determinar cuánto tiempo efectivo dedican los empleados a sus tareas laborales. Lo cual se establece dentro de un periodo específico (día, semana, mes). 

De hecho, este proceso se considera estratégico, ya que, se encarga de traducir el tiempo invertido de trabajo en datos. Que, en este caso, están vinculados con la productividad, el compromiso y el cumplimiento de derechos.

Para el departamento de RRHH el cómputo de horas laborales implica los siguientes aspectos: 

• Control de asistencia. 
• Cálculo de horas efectivas.
• Ajustes por horas extras. 
• Consolidación de datos. 

¿Cómo hacer un conteo de horas?

Para saber cómo hacer un conteo de horas efectivo, hay que seguir esta secuencia de 5 puntos básicos: 

1. Registro: implica la recopilación precisa de las horas de entrada y salida de cada empleado. Esto puede hacerse a través de hojas de asistencia o sistemas electrónicos que aseguran una captura oportuna y exacta de los datos. 

2. Cálculo: por cada empleado se deduce la diferencia entre la hora de salida y la hora de entrada, descontando los tiempos de descanso. Esta estimación corresponde al total de horas trabajadas por empleado. 

3. Identificación: se comparan las horas trabajadas con el horario regular y la jornada laboral definida conforme a las disposiciones de ley. Si estas horas exceden las horas ordinarias de trabajo, se establecen como horas extras. 

4. Uso de herramientas: se pueden utilizar plantillas de Excel para el registro y cálculo de horas laborales. También herramientas digitales más prácticas de aplicar como un software de gestión del tiempo. 

5 pasos a seguir para implementar un sistema de conteo de horas

Aquí tienes 5 pasos clave para implementar un sistema de conteo de horas en el área de RRHH. 

Paso 1: identificar las necesidades y requerimientos 

El primer paso es definir qué se desea lograr con la aplicación del sistema. Por ejemplo, registrar horas de entrada y salida, calcular horas extras, medir el tiempo efectivo de trabajo, entre otros. 

Conocer la situación actual del registro y gestión del tiempo laboral permite detectar oportunidades de mejora. Así como también definir acciones y políticas de control para el cómputo de horas. 

Paso 2: seleccionar la herramienta adecuada

En este paso es vital elegir la solución tecnológica que mejor se adapte a las necesidades planteadas. De hecho, existen diversas opciones en el mercado, pero hay que tomar en cuenta los siguientes criterios

• Facilidad de uso. 
• Registro multidispositivo. 
• Cálculo automático. 
• Centralización de información. 

Paso 3: configurar el sistema 

Ahora, es necesario adaptar el sistema a los flujos de trabajo y procesos específicos de la empresa. Para ello, se deben considerar las siguientes acciones: 

• Definir permisos y roles para el proceso. 
• Delimitar los parámetros del sistema según la jornada laboral.
• Establecer reglas para el cómputo automático de horas 

Cada una de estas acciones se debe estructurar de acuerdo con las disposiciones de ley y las políticas internas de la empresa. 

Paso 4: capacitar y comunicar al equipo de trabajo

Es muy importante que todo el equipo comprenda y maneje de forma adecuada el sistema. Por ello, hay que tomar en cuenta la organización de sesiones formativas. 

También informar a todos los colaboradores sobre este cambio, sus beneficios y la manera en la que se utilizará la herramienta. Esto para promover el conocimiento y la gestión eficaz del tiempo de trabajo.  

Paso 5: monitorear y ajustar de forma continua 

Para llevar un buen cómputo de horas con ayuda del sistema es vital establecer mecanismos de monitoreo. Los cuales permitan recopilar el feedback del equipo y revisar de manera continua los procesos de conteo y registro.

Por otro lado, también es relevante realizar evaluaciones periódicas del sistema. Así como definir un plan de medidas de ajuste para asegurar la efectividad del sistema a largo plazo. 

Beneficios de aplicar un sistema para contar horas de trabajo 

Un sistema para contar horas de trabajo, trae múltiples beneficios para la gestión del talento. Sin embargo, te vamos a mostrar los 7 más importantes: 

1. Automatización del registro de horas y asistencias de los empleados. 

2.  Reducción de los errores humanos en el proceso de conteo. 

3. Optimización de recursos y tareas para el departamento de RRHH. 

4. Promoción de la transparencia y la equidad laboral de manera continua. 

5. Generación de informes prácticos para la toma de decisiones. 

6. Mejora de la planificación de recursos y del tiempo de trabajo. 

7. Impulso del cumplimiento de la legislación laboral vigente. 

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH

Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.

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