Control de asistencia
Contador de horas de trabajo: importancia y cómo ayuda a tu empresa
Lleva un mejor registro del tiempo que trabajan tus empleados con un contador de horas de trabajo. Conoce los beneficios de este sistema.
¿Necesitas ayuda?
Dani Romero
HR Consultant
6 de junio, 2023
Tener a tu disposición un contador de horas de trabajo es una ayuda tecnológica que sirve para mantener a tu empresa protegida de posibles infracciones y sanciones.
El control de asistencia es una práctica fundamental para las organizaciones que buscan ser más productivas. Pues de esta manera, aprovechan mejor las horas laborales de sus colaboradores.
¿Qué es un contador de horas de trabajo?
El contador de horas de trabajo es un factor clave para garantizar tanto la productividad como la viabilidad económica del negocio a mediano y largo plazo. Sin embargo, un error muy común en muchas organizaciones pequeñas y medianas es que no prestan atención al control del tiempo trabajado de sus colaboradores.
Cabe destacar que un control de horas de trabajo es clave para el crecimiento y la prosperidad del negocio. Pues se trata de una herramienta que aporta múltiples beneficios sea cual sea el tamaño de la empresa.
Estos son algunos de los beneficios de tener un contador de horas de trabajo.
¿Por qué es importante un contador de horas de trabajo en la empresa?
Contar con un sistema preciso para registrar las horas de trabajo no solo garantiza el cumplimiento legal, también impulsa una cultura de responsabilidad, confianza y transparencia. Cuando el equipo sabe que su tiempo es valorado y bien gestionado, aumenta su compromiso y mejora el rendimiento general.
Impulsa la responsabilidad
Una de las razones por las que tener un contador de horas de trabajo es importante es el fortalecimiento de la rendición de cuentas por parte de sus empleados.
Por ejemplo, durante el día, tus colaboradores pueden destinar una hora o más de la jornada laboral en cosas que no tienen nada que ver con el trabajo.
Ese tiempo que pasan distraídos, ya sea hablando con compañeros, entretenidos con sus teléfonos, etc. representa pérdidas de dinero y tiempo para la empresa.
Tener perspectivas de rendimiento
Para llevar a cabo una buena gestión del talento humano, primero debes conocer su nivel de desempeño. Es aquí donde entra en juego el control de horas de trabajo.
Con este sistema obtienes información valiosa sobre el rendimiento de tus colaboradores. Así tendrás mejor conocimiento de quiénes son los que están realizando un trabajo eficiente.
Por otra parte, con un contador de horas de trabajo es fácil identificar las fortalezas y debilidades de tu fuerza laboral. Ya que esta herramienta ofrece suficientes datos para detectar patrones en los hábitos de trabajo. De esta manera, conoces el tiempo le tomó a un empleado completar sus tareas y qué procesos disminuyeron su desempeño.
Administrar cargas de trabajo
Un contador de horas de trabajo a veces sirve como un canal de comunicación no verbal entre el patrón y el empleado. Pues en ocasiones, algunos trabajadores no se sienten cómodos si se les dice que tienen demasiado por hacer.
Con el control de horas de trabajo es más sencillo detectar esos casos y obtener la información necesaria para remediar este tipo de presiones.
Con una gestión de horario adecuada identificas más rápido quién tiene demasiada carga de trabajo. Además te permite identificar qué empleados podrían colaborar con ese exceso de trabajo.
Seguir el progreso de los proyectos
La reputación y la rentabilidad de la empresa dependen en gran medida de la eficiencia con que desarrolla los proyectos. Un contador de horas de trabajo te ayuda a fortalecer este aspecto ¿cómo?
Si, por ejemplo, con frecuencia tu empresa no cumple los plazos establecidos, por no haber estimado bien el tiempo para cada proyecto, esto puede generar confusión y conflicto.
Si tu organización no lleva una gestión eficiente de proyectos, lo más probable es que pierdas la confianza de tus clientes. Lo peor es que estos podrían comentar con otros comerciantes o empresarios las deficiencias de tu marca lo cual te puede afectar bastante.
Pero eso es algo que puedes evitar con un control de horas de trabajo. Pues esta herramienta te ayuda a monitorear los proyectos y te permite saber cuánto tiempo y dinero les dedicas. Así podrás hacer una estimación más precisa de los recursos que vas a necesitar para futuros proyectos.
Cálculo correcto que nomina
En el contador de horas de trabajo observas el total de horas que los empleados han laborado en un periodo de tiempo. De esta manera, tienes la seguridad de hacer un cálculo correcto en la nómina y, por lo tanto, pagar lo justo.
Cumplir las leyes laboral del trabajo
El contador de horas de trabajo lleva un registro preciso del tiempo que han laborado tus empleados. Con estos datos te aseguras de que tus empleados trabajen la cantidad de horas permitidas. Además, te sirve de base para realizar una correcta compensación de horas extras y tiempo libre.
Comprender mejor la dirección de tus empleados
El controlador de horas de trabajo te permite saber cuándo y cuántas horas han trabajado tus colaboradores. Con toda la información recopilada tienes las bases suficientes para comprender mejor sus necesidades laborales.
Con el seguimiento de tiempo, bien sea por proyecto o por cliente, puedes establecer la relación entre los costos de mano de obra y las horas trabajadas de tus empleados con respecto a los ingresos recibidos. De este modo, identificas los clientes y los proyectos que son más rentables y los que consumen más tiempo.
3 ventajas clave de usar un contador de horas de trabajo en una empresa
En una compañía un contador de horas de trabajo trae muchas ventajas, pero aquí te vamos a mostrar 3 que son clave.
1. Transparencia en los procesos y confianza
Cuando se lleva un registro y control preciso de las horas de trabajo, se están sentando las bases para una gestión adecuada de los procesos internos. Lo cual a su vez se traduce en mayor transparencia y nivel de confianza por parte de los empleados.
Para RRHH un buen contador de horas laborales permite dejar las cosas bien en claro, por ejemplo:
- ¿Quién llegó a la hora?
- ¿En qué momento se dio la salida?
- ¿Cuánto tiempo efectivo estuvo un empleado en su puesto?
De esta forma, se evitan malentendidos y se crea una base objetiva para decisiones importantes vinculadas con el talento.
2. Cumplimiento legal efectivo con un contador de horas de trabajo
En México, la LFT es muy clara en cuanto a las jornadas laborales, descansos y pagos y es ahí donde un contador cobra mucho valor. Pues, esta herramienta permite demostrar que la empresa sigue las disposiciones de forma adecuada.
Además, con un registro sólido de las horas laborales es posible fomentar el respeto por los derechos de los empleados. En este caso puede ser un pago justo de horas extras o el otorgamiento efectivo de los descansos obligatorios.
En otras palabras, se cuentan con datos precisos, verificables y ordenados para una gestión de personal conforme al marco normativo.
3. Mejora en el rendimiento y la planeación inteligente
En muchos casos se llega a pensar que los contadores solo sirven para vigilar, pero en realidad estas herramientas son más que eso. De hecho, su uso adecuado ayuda a identificar en qué áreas se están acumulando más horas, qué turnos están desbalanceados o dónde hay ausencias frecuentes.
Un contador bien aplicado no solo ordena el presente laboral, sino que también permite planificar el futuro. Por ejemplo, ayuda a proyectar la nómina con más claridad, a prever pagos de horas extras, e incluso a preparar presupuestos con base en tiempo real trabajado.
Cuando sabemos leer e interpretar los datos que nos ofrece este tipo de sistemas, podemos tomar decisiones más inteligentes.
Tipos de contador de horas laborales
Hoy en día encontramos diferentes versiones del contador de horas de trabajo y cada una tiene sus propias características y uso.
Contadores de tarjetas
Este controlador de horas de trabajo funciona con tarjetas magnéticas y sirve para registrar la hora en la que un empleado entra y sale del trabajo. Los contadores de tarjeta también pueden ser utilizados para el rastreo de otros factores. Por ejemplo, el tiempo que se demora un empleado en completar una tarea.
Relojes de tiempo
El reloj de control de tiempo o reloj checador es otro tipo de contador de horas de trabajo el cual tiene muy poca seguridad y precisión. La funcionalidad de estos relojes es limitada. Por lo tanto, dejan de ser una opción práctica sobre todo en este tiempo en que el trabajo remoto está en pleno auge.
Sistemas automatizados
Este es otro formato del control de horas de trabajo. Provee soluciones flexibles y personalizables para hacer seguimiento de las horas que los empleados han trabajado.
Para las empresas, esta solución representa también un ahorro de tiempo y de dinero ya que aporta datos precisos y confiables del tiempo de los empleados. Además, su nivel de seguridad evita que cualquier trabajador se quiera pasar de listo anotando horas de más.
Reloj biométrico
El reloj biométrico utiliza características biológicas tales como huellas dactilares y rasgos faciales para la verificación de identidad. Es un sistema muy preciso y seguro ya que evita que alguna persona registre la entrada de un compañero.
Cuando el empleado hace su registro de asistencia mediante la identificación biométrica, el reloj de tiempo se activa. De esta manera, se realiza un seguimiento de las horas hasta el momento en que el empleado marca su salida.
Uso del Excel como contador de horas de trabajo: ¿aún sirve?
Excel resulta útil para algunas funciones básicas. Sin embargo, como contador de horas de trabajo, puede ser una solución precaria.
Aunque Excel permite realizar diferentes tareas, como control de horas de trabajo es una opción pobre teniendo en cuenta que existen mejores herramientas disponibles.
Etapas para implementar un contador de horas laborales de forma efectiva
La implementación efectiva de un contador de horas de trabajo se divide en 3 etapas esenciales, que son:
Etapa 1: diagnóstico y planificación
No se puede gestionar lo que no se conoce, por eso, antes de usar cualquier tipo de contador es clave mirar hacia adentro. En esta primera etapa lo que se busca entender muy bien cómo funciona la jornada laboral de la empresa en la actualidad, por ejemplo:
- ¿Cuántos turnos se tienen?
- ¿Cuáles son los horarios que maneja la empresa?
- ¿Cómo se llevan a cabo los registros de asistencia?
- Políticas para los permisos, descansos y horas extras.
Etapa 2: selección e instalación del contador de horas de trabajo
Con el diagnóstico a la mano, llega la hora de seleccionar la herramienta que mejor se adapte a las necesidades y demandas de la empresa. En este caso, Sesame HR te ofrece una serie de funciones ágiles que facilitan una gestión del tiempo efectiva.
Además, si la empresa tiene muchos turnos o personal que se encuentra en campo, tienes múltiples sistemas de reloj checador. Desde el uso de tarjetas, el panel web de la plataforma, app móvil, hasta WhatsApp.
Etapa 3: seguimiento y mejora continua
Una vez que el sistema se encuentra funcionado, es importante tomar en cuenta su monitoreo. Es decir, revisar si la herramienta está cumpliendo con el registro y control dinámico de las horas de trabajo.
Con un seguimiento continuo es mucho más fácil detectar fallas o errores operativos. Asimismo, recopilar información de valor para plantear acciones de mejora oportuna.
5 ejemplos de cómo funciona un contador de horas de trabajo
Un contador de horas de trabajo a veces se convierte en una herramienta necesaria para cumplir con las exigencias de la ley actual. Asimismo, es útil para pagar de forma correcta a tus colaboradores de acuerdo al tiempo real trabajado.
Esta herramienta mide con exactitud el tiempo trabajado. Además, provee información sobre las horas extras y duración de las tareas.
Turnos normales
Una empresa de servicios con más de 40 trabajadores utiliza un esta herramienta para controlar el tiempo de los turnos normales.
Recordemos que en México estas jornadas, de acuerdo con la Ley Federal del Trabajo, tienen una duración máxima de ocho horas. Para no infringir este requisito, una solución eficaz es la del uso del controlador de horas de trabajo.
Por lo tanto, con el contador de horas de trabajo, para esta empresa de servicios es más fácil controlar los turnos normales de sus empleados. Esta herramienta es muy práctica sobre todo cuando se manejan turnos rotativos.
Turnos nocturnos
En México, la jornada laboral nocturna es entre las 20 y las 06 horas. La duración máxima para este periodo de trabajo debe ser de siete horas. Teniendo en cuenta esta ley, una empresa de bolsas ecológicas mexicana ha optado por un contador de horas de trabajo ya que tienen más de 15 trabajadores.
De esta manera, la empresa tiene la garantía de que los trabajadores cumplan con el mínimo de horas requeridas. Y cuando trabajan horas extras durante estos turnos, también quedan explícitas en el control de horas de trabajo.
Contador de horas de trabajo para horas extras
Para muchas empresas las horas extras son necesarias. Sin embargo, hay que tener cuidado de no violar los limites que establece la ley. Por ejemplo, una tienda de autoservicio tiene demasiada afluencia en la temporada de diciembre, sus trabajadores deben permanecer tiempo extra durante varios días del mes.
En consecuencia, la tienda debe llevar un control adecuado del tiempo trabajado y para lograrlo ha recurrido al contador de horas de trabajo.
Control del tiempo para mayor productividad
El contador de horas de trabajo también sirve para medir la productividad. Por ejemplo, una empresa industrial implementa este sistema para medir el rendimiento de sus empleados. Esta herramienta le permite identificar cuáles son las tareas que les consume más tiempo.
Control de asistencia
Con el contador de horas de trabajo se lleva un mejor control de asistencia. Esta es una ventaja que aprovecha una panadería que tiene 13 empleados. Es muy útil cuando algún empleado llega tarde o no asiste al trabajo, pues queda evidenciado en el control de horas de trabajo.
¿Es aconsejable usar una aplicación gratuita como contador de horas de trabajo?
Para negocios que tienen menos de 10 trabajadores resulta útil el uso de una aplicación gratis para llevar un registro básico de los horarios de trabajo de los empleados.
Sin embargo, para empresas con más de 15 trabajadores, no. Ya que son herramientas limitadas que carecen de las características y la seguridad que ofrecen las aplicaciones de pago.
Conoce el contador de horas de trabajo de Sesame HR
El contador de horas de trabajo de Sesame HR es mucho más que una herramienta: es la solución digital ideal para llevar el control preciso del tiempo laboral en tu empresa. Desde la gestión de horas extras hasta el control de asistencia, todo en una sola plataforma ágil, intuitiva y alineada con la normativa laboral vigente.
Gestor de horas extras
Con el gestor de horas extras de Sesame HR, puedes automatizar el seguimiento del tiempo adicional trabajado por tu equipo. Establece reglas de compensación, configura alertas, aplica filtros personalizados y visualiza la información en tiempo real. Así, mantienes una gestión clara, justa y eficiente del tiempo extra.
Control horario
Gracias al reloj checador y a tecnologías avanzadas como el reconocimiento facial, llevar un registro exacto de la asistencia nunca ha sido tan sencillo. Esta funcionalidad te permite digitalizar el control horario, eliminar errores manuales y facilitar cálculos de nómina más precisos y automatizados.
Con Sesame HR, llevas el control de las jornadas laborales al siguiente nivel.
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Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH
Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.
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