Cómo hacer un recibo de nómina fácil con un software de RR.HH.

13 de julio, 2023

Pensar en cómo hacer un recibo de nómina quizás parezca complicado. Sin embargo, se trata de un proceso simple cuando se siguen los pasos básicos correctos.

Es muy importante que sepas cómo hacer un recibo de nómina porque este es un documento fundamental tanto para empresas como para empleados. Pues en este recibo quedan registrados todos los detalles del pago deducciones del salario.

Si no tienes muy claro cómo hacer un recibo con un sistema de nómina, no te preocupes. En este artículo te explicaremos los pasos básicos para realizar un comprobante de pago.

Qué es el recibo de salarios y cuál es su importancia

Antes de explicarte cómo hacer un recibo de nómina, es bueno que tengas una mejor comprensión sobre su importancia y en qué consiste.

En México, el recibo de nómina también se le conoce como comprobante de pago y es un documento legal y obligatorio. Con el recibo de salario puedes comprobar el pago de salarios y prestaciones realizadas a tus colaboradores.

Por lo tanto, el comprobante de pago de salarios sirve para garantizar la transparencia de tu empresa, así como la legalidad y claridad en los pagos y las deducciones realizadas a los empleados. Además, este documento es un respaldo para tu empresa y también para tus colaboradores.

Sin embargo, si te estás preguntando cómo hacer un recibo de nómina también debes saber que este no es un documento opcional. En México, la Ley Federal del Trabajo exige a los patrones entregar los comprobantes de los pagos de salarios.

Importancia del recibo de nómina

Llegamos a este punto, no sólo es importante saber cómo hacer un recibo de nómina si no conocer su importancia. Pues bien, mediante este documento, tus trabajadores pueden consultar todos los detalles relacionados con los pagos. En el recibo de salario ellos pueden encontrar los datos de retención, bonificaciones y sanciones.

Asimismo, el recibo de salario se convierte en un documento legal qué sirve a los trabajadores para comprobar sus ingresos. Por ejemplo, cuando van a rentar una propiedad o solicitar un crédito bancario.

Recibo de nómina y CFDI

Como empleador mexicano debes tener muy claro cómo hacer un recibo de nómina Y también debes saber que este documento debe ir acompañado con un comprobante fiscal digital por internet (CFDI). Es decir, debes emitir una factura electrónica, la cual puedes hacer en la plataforma del SAT.

La emisión de CFDI es una negación que deben cumplir los patrones en los centros de trabajo, de acuerdo con la ley del impuesto sobre la renta (artículo 27 y 99).

Hoy en día, el CFDI es un comprobante necesario para las empresas llevar en orden su contabilidad. Además, constituye un registro detallado de la información contenida en el recibo de salario, y se viene implementando desde el 2014. 

Cómo hacer un recibo de nómina

Todos los comprobantes de salario deben tener unos datos específicos para que puedan ser válidos y legales. El recibo de tener tus datos, empleados y los de tu empleado. A continuación, te mostramos cómo hacer un recibo de nómina. 

Datos del empleador o la empresa

En primer lugar, en el recibo de salario debe aparecer la razón social y el RFC de la empresa. Es muy importante que estos datos sean válidos, por lo tanto, deben estar vigentes.

En segundo lugar, tenemos el registro patronal o registro ante el IMSS. Se trata de un documento de identificación que otorga el IMSS a los negocios registrados.

En tercer lugar, se debe incluir el régimen fiscal de la empresa o de la persona moral. 

Datos del empleado

Poco a poco, vamos avanzando en este tema de cómo hacer un recibo de nómina. Ahora veamos cuáles son los datos del trabajador que se deben incluir en este comprobante. 

Nombre

Debes incluir el nombre de tu empleado y su respectivo RFC el cual debe estar vigente. 

Número de identificación

Aquí tienes dos opciones. La primera es colocar la clave de elector del empleado o el código que está al respaldo de su respectiva credencial de INE. La otra opción es utilizar el CURP como identificación para tu empleado. 

IMSS

En el recibo de salario de vez también registrar el número de afiliación del IMSS.

Área

Es muy importante saber cómo hacer un recibo de nómina porque en este comprobante se incluyen varios detalles entre ellos el área dónde trabaja el empleado. 

Otros conceptos

• Días de pago.
• Fecha de inicio.
• Tipo de contrato.
• Tipo de jornada.
• Forma de pago.
• Percepciones.
• Deducciones.
• Horas extras.
• Incapacidad.
• Salario diario.
• Salario diario integrado.
• Total del sueldo.

Es preciso mencionar, ahora que tienes una mejor idea sobre cómo hacer un recibo de nómina, que los datos mencionados deben siempre ir en el comprobante de pago. Sin embargo, a veces, de acuerdo a la razón social pueden haber más detalles.

En cualquiera de los casos, es fundamental que redactes bien toda la información para evitar inconvenientes más adelante. 

Cómo hacer un recibo de nómina con un software de RR.HH.

Es muy importante que sepas cómo hacer un recibo de nómina. Asimismo, es preciso que conozcas que existen herramientas que facilitan este proceso como el software de Recursos Humanos Sesame HR. Con esta herramienta digital, tus cálculos de nóminas son precisos. Por lo tanto, te facilita el cumplimiento de las normas vigentes.

Por ejemplo, Ricardo, encargado de crear la nómina en una empresa de transportes mexicana, siempre consulta en Sesame los datos para las nóminas. Para el periodo de pago de mayo de 2023 en la función e incidencias en nóminas encontró que Juan, uno de los operarios, tenía unas incidencias. 

Cómo hacer un recibo de nómina con las incidencias en nóminas de Sesame HR

Si aún tienes dudas acerca de cómo hacer un recibo de nómina o te parece complicado, entonces te recomendamos Sesame HR para tu negocio. Para este caso en particular, la función de incidencias en nóminas te facilita hacer ajustes, deducciones y bonificaciones al crear tu recibo de salario.

En este sentido, Ricardo que ya sabe cómo hacer un recibo de nómina, se le facilita esta tarea. Así que al momento de maquilar la nómina de Juan, Sesame tenía toda la información lista:  2 horas extras, un turno nocturno y una falta justificada.

Además, cualquier ajuste que la empresa genera en las remuneraciones de sus colaboradores se actualiza en tiempo real y de forma automática. Todos esos cambios los visualiza Ricardo sin contratiempo. Esto gracias a la conexión entre la función de incidencias en nóminas y expediente digital.

Así pues, Ricardo no se preocupa por cómo hacer un recibo de nómina ni por buscar y compilar desde cero la información correspondiente. Sesame se encarga de ello.

Envío automático

En el caso de Ricardo, una vez ha cargado sus nóminas en el gestor documental, Sesame las distribuye a los trabajadores de la empresa. Para él ha sido un cambio radical tener esta ayuda digital puesto que acelera su tarea de crear nóminas.

Aparte, una de las características de Sesame HR que más le gusta a Ricardo es la facilidad que le brinda para gestionar las vacaciones. De este modo, la empresa se mantiene en orden y al día con sus obligaciones, además de cumplir la normativa de la Ley Federal del Trabajo. 

¿Te sigues preguntando cómo hacer un recibo de nómina? Entonces lo siguiente te va a interesar.

Cómo sacar una nómina de pago desde la APP de Sesame HR 

Ya vimos cómo hacer un recibo de nómina, ahora veamos cómo sacar los comprobantes desde la app de Sesame.

Almacena tus recibos de nómina

El gestor documental de Sesame HR permite guardar los recibos de nómina en formato digital. Así evitas el uso de papel y es más fácil para tus empleados, ya que en cualquier momento pueden acceder y descargar sus comprobantes.

Acceso para empleados

Tus empleados pueden consultar sus recibos de nómina de forma fácil y rápida a través del portal del empleado en Sesame HR. De este modo, les brindas autonomía y transparencia en relación con su historial salarial.

Datos seguros

Tanto tú como tus empleados pueden estar tranquilos respecto a la información almacenada en Sesame. Esta herramienta tiene sistema de encriptación de datos y medidas de seguridad para proteger la información de tus empleados.

Así que cuando tus empleados necesiten sacar su comprobante de pago, solo deben recurrir al gestor documental y descargar. Este es solo uno de los beneficios que obtienes con Sesame HR. Para conocer todas sus ventajas, te invitamos a iniciar tu prueba gratis de 14 días.