¿Qué es la prenómina y cuáles son sus ventajas para la empresa?

4 de noviembre, 2022

La prenómina es una labor que ayuda para el cálculo de la nómina de una empresa. Pese a su importancia, muchas veces se confunde con la misma nómina de la empresa.

Para brindar claridad en ambos conceptos, hemos preparado esta publicación. En ella encontrarás la definición de la prenómina y cómo nos ayuda al cálculo de la nómina. Además, veremos las diferencias que existen entre ambas y cómo facilitar la elaboración de estas.

Si el tema te interesa, sigue leyendo, que encontrarás conceptos muy productivos e importantes, como las incidencias en nómina.

Qué es la prenómina

La prenómina es uno de los pasos previos que se deben hacer para calcular la nómina de una empresa y determinar el monto a pagarse a cada colaborador.

Entonces, la prenómina tiene como base el conteo del tiempo laborado. Esto, más la recopilación de todas las incidencias que el trabajador tuvo durante el periodo (horas extras, ausencias, etc.)

Hacer el registro de la prenómina tiene el beneficio de poder corroborar los datos que se han empleado para el cálculo de la nómina. Siempre se debe verificar el monto a pagar para cada colaborador. Recuerda que la Ley Federal del Trabajo da instrucciones sobre estos aspectos.

Por cierto, cualquier incidencia omitida o registrada de modo incorrecto puede implicar un incumplimiento en una obligación laboral.

Por lo anterior, la prenómina es un boceto que puede modificarse en cualquier momento. Se aplican en ella todas las modificaciones necesarias, antes del registro de la nómina.

Diferencias entre nómina y prenómina

Una nómina es un documento en el que se detalla el salario que recibe un trabajador y los conceptos que amparan dicho monto. En este comprobante suelen integrarse las cantidades que se pagan al seguro social, o los impuestos que se descuentan del monto bruto.

Además la nómina, por ley, debe incluir cierta información, como el puesto del trabajador y su Registro Federal de Causante (RFC). Debe incluir tanto las percepciones o conceptos que suman y conforman su salario, como las deducciones del mismo.

Todas las empresas deben contar con una nómina que muestre el registro de los pagos de los salarios a sus trabajadores. Esto se establece en el artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo (LFT).

En contraste, la prenómina sólo integra el tiempo laborado (incluyendo horas extras) y las incidencias que se presentaron en el desempeño del trabajo. Como hemos dicho, la prenómina es una especie de borrador o un cálculo previo a la nómina.

Las empresas no están obligadas por ley a generar la prenómina. En consecuencia, no está regulada para contener determinada información. Pese a ello, es un documento muy útil para el cálculo de la nómina.

Tipos de nóminas

En México existen diferentes tipos de nóminas. Podemos encontrar diversas clasificaciones. Empecemos por decir que hay dos tipos de nóminas:

• Nóminas por puesto de trabajo.
• Nóminas por tiempo.

Las nóminas por puesto de trabajo

Son las que se clasifican dependiendo del cargo o puesto que ocupa la persona. Estas a su vez pueden ser de dos tipos:

Nómina General

Es la nómina que aplica para cualquier colaborador o trabajador sindicalizado. También suelen incluirse los considerados ‘trabajadores de confianza».

Nómina para personal ejecutivo

Es la nómina elaborada para los altos cargos de una organización. La diferencia radica en la confidencialidad de la información, ya que en esta última los datos se manejan de manera distinta.

Las nóminas por tiempo

Estas nómina dependen de la frecuencia con la que se hacen los pagos de los salarios. Por lo general existen cuatro tipos:

Nómina semanal

Es cuando la empresa decide hacer el pago de los salarios cada semana.

Nómina catorcenal

Los periodos de pago se hacen cada dos semanas o cada catorce días. Se llega a confundir con la nómina quincenal, pero son diferentes.

Nómina quincenal

El pago del salario se hace cada quince días. Esta nómina se ajusta al calendario mensual, mientras que la catorcenal se ajusta de manera semanal.

Nómina mensual

Los pagos a los trabajadores se hacen de manera mensual. Dependiendo del día en que cierre el mes, el periodo puede ajustarse para que el pago se haga en día laboral.

De manera independiente al tipo de nómina, siempre será bueno iniciar su cálculo con la prenómina. Ello evitará errores y permitirá aplicar todas las modificaciones previas antes del pago de la nómina.

Elementos de la prenómina

Como hemos mencionado, la prenómina la conforman dos elementos principales: la duración de la jornada de trabajo y las incidencias presentadas durante el periodo.

Duración de la jornada

Es el tiempo real que el colaborador laboró en el desempeño de sus funciones. Para poder determinar este dato se requiere contar con algún mecanismo de control de horario.

Incidencias de nómina

Son las situaciones que se pueden presentar en la actividad diaria de los trabajadores y que representan un cambio en las condiciones originales. Estos cambios afectan con incrementos o reducciones al sueldo de cada persona.

Algunas de las incidencias de nómina que se presentan con mayor frecuencia son:

• Faltas
• Retardos
• Días festivos laborados
• Bonos o comisiones
• Préstamos
• Horas extra
• Pensiones alimenticias
• Primas dominicales o vacacionales
• Aguinaldo
• Participación de los Trabajadores en las Utilidades de la empresa (PTU).

Incidencias generales

Otras incidencias que pueden presentarse y que son parte de los elementos de la prenómina son aquellas que se dan de manera general en la organización. Algunas de ellas son:

• Actualizaciones al contrato (movimientos de sueldos y prestaciones).
• Cambios de posición.
• Nuevos ingresos a la plantilla.
• Bajas de personal.

Sesame HR: herramienta para calcular la prenómina

Hacer el cálculo de la prenómina es una tarea que implica la recopilación de datos, que se generan durante el periodo establecido para la nómina. Si las fuentes de datos no están unificadas, reunir la información puede llevarnos a ciertos errores de omisión o de cambio de datos.

La elaboración de la prenómina requiere que se haga el registro de los cambios en tu plantilla laboral. Después, se necesita tener la contabilidad de las horas trabajadas por cada colaborador, además de su tipo de jornada laboral.

Y también, se deberán reunir todos los datos que reporten las incidencias que impactan en la prenómina.

Ayuda para tu equipo de payroll management

Una vez que se ha reunido toda la información, se da el siguiente paso. Se hace el cálculo de las percepciones y deducciones, que determinarán el salario a percibir de cada persona que integra la plantilla de tu empresa.

En la actualidad, podemos acudir a herramientas digitales que nos pueden ayudar a automatizar las tareas y a facilitar los procesos. Sesame HR, por ejemplo, es un software especializado en funciones de Recursos Humanos.

Esta plataforma te ayuda en el cálculo de la prenómina. Con ella puedes automatizar el registro, la recopilación, el cálculo y la autorización de los datos.

Veamos a detalle cómo se genera el cálculo de la prenómina con Sesame HR:

Registro de las incidencias generales

Con Sesame HR se puede llevar un control de todos los contratos laborales de la plantilla de trabajo. De esta manera, cada cambio en sus sueldos y prestaciones se registra en la base de datos de la plataforma.

Además, como Sesame HR integra diversas funciones de Recursos Humanos, podrás gestionar todo el proceso de reclutamiento de tu empresa, entre otros. Esto te permitirá contar con la información de todas las altas y bajas generadas durante el periodo de cálculo.

Registro de la duración de la jornada de trabajo

Sesame HR, además, tiene la función de reloj checador. Gracias a ella, tus colaboradores podrán registrar sus entradas y salidas en cada jornada diaria. Esto permitirá conocer la duración real de los turnos, los retardos y ausencias. Información clave para la prenómina.

En su caso, también podrás gestionar la bolsa de horas extra. Estas se generan cuando el tiempo trabajado rebasa el límite de duración de la jornada que establece la ley.

Registro de las incidencias de nómina

Con Sesame HR también es posible administrar las vacaciones, permisos y ausencias. Estos datos se van almacenando y te ayudarán en el cálculo de la prenómina cuando así lo requieras. Podrás anticipar cálculos, o hacerlos después de las incidencias, lo que prefieras.

Gestión de tareas

Además, el software cuenta con una función para gestionar tareas y proyectos. Dichas actividades se pueden medir, con lo que se pueden reportar comisiones o bonos ganados por alcanzar los objetivos que se hayan establecido. Otro aspecto que puede hacer variar la prenómina de tus equipos.

Como podrás notar, Sesame HR te permite integrar la mayor cantidad de datos y acciones para el cálculo de tu prenómina. Dado que los datos estarán reunidos en la plataforma, la misma puede generar el cálculo y reporte correspondiente. ¿Sabes cuánto tiempo te ahorro esto? ¡Mucho!

Reportes útiles para RR. HH.

Con los reportes generados, se puede solicitar la revisión y autorización a las personas responsables a través de la misma plataforma. Dado que los datos pueden ser filtrados por departamento o por centro, se pueden otorgar permisos personalizados para la revisión de la información.

La herramienta también registra el histórico de las prenóminas anteriores. Con este mismo puedes hacer aclaraciones o contar con evidencias ante auditorías. Una garantía clave para el manejo de aspectos legales.

La implementación de Sesame HR para el cálculo de la prenómina reducirá el margen de error y la vulnerabilidad de tus datos. De hecho, te permitirá conocer a los autores de cada cambio y mantener un control de los ajustes.

Por todo lo anterior, podrás ahorrar tiempo y recursos, con lo que harás más productivas las tareas de Recursos Humanos. En consecuencia, te invitamos a experimentar las bondades de Sesame HR. Solicita una demo gratuita y aprovecha todos sus beneficios.