SIRH de Recursos Humanos: ¿en qué consiste y beneficios?

31 de enero, 2023

Para una gestión eficiente de los procesos de Recursos Humanos es necesario tener herramientas que permitan la resolución de problemas. Para este fin, un SIRH de Recursos Humanos es la mejor solución.

Estamos hablando de una herramienta que tiene el poder de mejorar los procesos en general al simplificar las tareas y optimizar los canales de comunicación. Por lo tanto, significa un ahorro de tiempo para las empresas poder enfocarse en aspectos más importantes como son las personas.

¿Qué es un SIRH Recursos Humanos?

El SIRH de Recursos Humanos hace parte de una interconexión entre la tecnología de la información y la gestión de Recursos Humanos. Para ser más exactos, podríamos decir que es un sistema tecnológico.

Esta herramienta fusiona las tareas administrativas como son:

• Gestión de equipos.
• Nómina.
• Vacaciones.
• Gestión del tiempo y más en un sistema digital descentralizado.

En este sentido, el SIRH de Recursos Humanos atiende la necesidad de agilizar y automatizar todas las actividades de Recursos Humanos.

Dicho esto, es preciso mencionar que existen dos tipos de software para gestionar la información de RRHH.

Software local

Este SIRH de Recursos Humanos es un programa que requiere de licencia e instalación. Su mayor limitación es que sólo permite el acceso desde la máquina en que se ha instalado. Por consiguiente, para los módulos dedicados es necesario nuevas instalaciones. 

Por otro lado, si lo comparamos con el Saas, este tipo de software resulta ser rígido y complejo.

Software en la nube o SaaS

Es una herramienta digital que funciona mediante una conexión a Internet. Por lo tanto, permite el acceso en cualquier dispositivo y toda la información queda guardada en la nube. Además, estos sistemas tienen un alto nivel de seguridad para la protección de datos.

El SIRH de Recursos Humanos mejora la calidad del trabajo, por eso, es una de las herramientas favoritas de las empresas.

¿Para qué sirve un sistema de información de RRHH?

Un SIRH de Recursos Humanos cumple diversas funciones las cuales varían en relación al presupuesto y la marca.

Mantenimiento de registros

Un SIRH de Recursos Humanos mantiene un registro detallado de toda la información de tus empleados. Es decir:

• Nombres.
• Direcciones.
• Sueldos.
• Fechas de contrataciones y más quedan almacenados en el sistema.

Una ventaja relevante de estas herramientas es su gran capacidad de almacenamiento o gestor documental de recursos humanos que, gracias a la tecnología en la nube, es casi ilimitada.

Gestión de datos

Tener toda la información centralizada mejora los procesos de gestión. Como todos los datos están unificados en un mismo lugar es posible hacer cambios complejos de forma rápida. De este modo, el contenido almacenado es más preciso y confiable.

Por otra parte, con este sistema llevas un registro detallado del tiempo de los empleados, sus inasistencias, permisos, vacaciones, etc. Incluso hay versiones que tienen un panel para que los empleados gestionen sus propias tareas e información. En este sentido, resulta más rápido y fácil gestionar la información de los trabajadores.

Planeamiento de Recursos Humanos

Gracias a todos los datos almacenados de los empleados, algunos sistemas realizan pronósticos sobre cambios o tendencias en la fuerza laboral de la organización. Esto supone un gran aporte para la gestión del personal.

Gestión de reclutamiento

Otra función atractiva de esta herramienta es la ayuda que brinda durante los procesos de reclutamiento. Algunos SIRH de Recursos Humanos ofrecen la funcionalidad de anuncios de empleo y recibir postulaciones de candidatos o ATS. Pero eso no es todo, también permiten hacer un análisis más objetivo de los perfiles, mantener una comunicación y dar seguimiento a los procesos.

Gestión de tareas

Gracias al registro actualizado de la información de los empleados, algunos sistemas son capaces de gestionar planillas. De modo que en una sola plataforma y de una manera sencilla puedes hacer la gestión de tareas.

¿Desde cuándo se usan los sistemas de información de RRHH?

Entre 1960 y 1980 se modificaron algunas cuestiones de los derechos humanos. Con esto vino un aumento en los requisitos de documentos y presentación de informes. Fue en este período cuando se le dio el nombre de departamento de Recursos Humanos al área del personal. En consecuencia a este cambio, surgió el área de la gestión de personas.

No obstante, los departamentos de Recursos Humanos fueron presionados para adoptar la tecnología informática en el procesamiento de información de los empleados. Esta tendencia generó el boom de proveedores dispuestos a ayudar a Recursos Humanos a automatizar sus funciones mediante hardware y software.

De forma simultánea, la tecnología informática evoluciona y brinda una mejor productividad a bajos costos. Los costos decrecientes frente a los costos crecientes en compensación y beneficios para los trabajadores convierten los sistemas de Recursos Humanos basados en herramientas de cómputo en una necesidad.

Asequibilidad del SIRH de Recursos Humanos 

En el período de 1960 y 1970, en las grandes empresas creció la necesidad de tener la información de los empleados centralizada en gran parte para cumplir con los reglamentos. Sin embargo, no fue hasta 1980 que el SIRH de Recursos Humanos se hizo más prominente debido a las aplicaciones de gestión de recursos empresariales.

¿Qué diferencia hay entre un SIRH y un HRMS?

El SIRH de Recursos Humanos es el sistema encargado de los datos e información sobre la empresa. En cambio un HRMS se encarga de regular de forma directa todos los procesos que se relacionan con la productividad de los trabajadores como son:

• Gestión del tiempo.
• Permisos.
• Evaluación de desempeño.
• Fijación de objetivos.

El HRMS surge a partir del SIRH como una opción más avanzada de software para la gestión de funciones internas de Recursos Humanos. Es decir, que es el responsable de la dinámica de los procesos mientras que el SIRH de Recursos Humanos se encarga de regular las estadísticas del negocio.

¿Qué empresas usan un SIRH de Recursos Humanos digital? 

Cualquier empresa que quiera mejorar la experiencia de sus empleados y simplificar las funciones de Recursos Humanos puede adoptar un SIRH de Recursos Humanos.

Hay quienes consideran que un SIRH de Recursos Humanos es más apropiado para organizaciones que tienen más de 50 empleados. Sin embargo, el tamaño de tu empresa no es un impedimento para implementar este sistema. A decir verdad, negocios de todos los tamaños se benefician de un SIRH.

Pequeñas empresas

El desempeño de los empleados es el principal motor de crecimiento de las pequeñas empresas. Por lo tanto, tener estrategias sólidas de gestión del talento humano es clave para el progreso de una empresa pequeña.

Una buena gestión de los procesos de Recursos Humanos ayuda a que tus colaboradores se sientan más a gusto con su trabajo y esto hace que aumente su nivel de compromiso y sean más productivos.

Empresas medianas

El mayor desafío para las empresas medianas es encontrar y retener al mejor talento. Por eso, es importante la automatización de ciertas funciones de Recursos Humanos ya que de hacerlo de forma manual dificulta la creación de estrategias para la gestión del talento.

La falta de un SIRH de Recursos Humanos puede ser la piedra en el zapato para la retención de empleados y la productividad del negocio. Contar con un SIRH hace que las estrategias de gestión de Recursos Humanos en medianas empresas se eleven al siguiente nivel.

Grandes empresas

Por lo general, las grandes empresas tienen un departamento de Recursos Humanos organizado. Allí cada integrante del equipo es responsable de distintas estrategias. 

Si estas empresas realizaran procesos manuales en la gestión de Recursos Humanos se convertiría en una situación agotadora e imposible de sobrellevar.

Por otra parte, los empleados de empresas de gran tamaño esperan que los procesos de Recursos Humanos sean sistemáticos y bien establecidos.

En resumen, un SIRH de Recursos Humanos es útil para todas las empresas sin importar su tamaño. Con un SIRH solucionas problemas comunes como la rotación de empleados y la falta de compromiso que afectan a las operaciones comerciales de la empresa.

Ventaja de usar un SIRH digital vs SIRH manual

En una tienda de electrodomésticos utilizan un SIRH de Recursos Humanos. Por lo tanto, llevan una gestión de Recursos Humanos eficiente desde que tienen este sistema. 

Sin embargo, dos años atrás, antes de adquirir esta herramienta, tenían un SIRH manual por lo que la gestión del personal era una tarea agotadora y de nunca acabar. Además del tiempo consumido, tenían descuidados otros aspectos del negocio de suma importancia.

Por otra parte, los cambios de personal eran más frecuentes lo cual generaba pérdidas económicas para la empresa. Cuando se reemplaza un empleado se asume un costo entre la mitad y el doble del salario anual del empleado, según una investigación de Gallup en 2019.

¿Cuál es el mejor SIRH de Recursos Humanos? 

El mejor SIRH de Recursos Humanos es el que cumple las expectativas por las que ha sido diseñado. 

En este sentido, las funciones imprescindibles de un SIRH son:

• Almacenamiento centralizado.
• Reclutamiento y contratación.
• Onboarding para el empleado.
• Gestión del talento.
• Gestión del desempeño.
• Panel de empleados.
• Absentismo.
• Módulo de formación.
• People Analytics

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Algunas ventajas del software de Sesame HR 

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• Proporciona una base de datos y un directorio de empleados.
• Mejora la experiencia en la gestión de los procesos de reclutamiento, contratación e inducción de nuevos empleados. 
• Creación de informes de distintos procesos de gestión.
• Puedes cumplir con normativas legales como la NOM 035 o la NOM 037 y puedes estar respaldado por los informes de control de tiempo del empleado.

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