¿Cómo se hace el cálculo de nómina en México?

30 de octubre, 2023

Aunque a primera vista pueda parecer un enigma, el cálculo de nómina es un proceso esencial que todos debemos entender. Y es que en el corazón de la vida laboral de cualquier trabajador en México se encuentra la nómina.

Este es el documento que refleja el fruto de nuestras jornadas de trabajo. En pocas palabras, es la forma en que se determina cuánto dinero se nos pagará por nuestro esfuerzo y dedicación en el trabajo.

Y esta relevancia no sólo es a nivel individual, sino también para la economía nacional. En México, el gasto en remuneración y compensaciones a los empleados representa una parte significativa del Producto Interno Bruto (PIB).

Según datos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), el gasto en remuneración y compensaciones representaba de manera aproximada el 26% del PIB.

Así que, si alguna vez te has preguntado cómo se calcula ese monto que llega a tu cuenta cada quincena, ¡estás en el lugar correcto! Vamos a descubrir juntos el mundo de la nómina en México.

Cálculo de nómina: cuáles son los puntos claves

La nómina es esencial en el sector laboral formal mexicano. Según el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), hasta mayo del 2023 se tenían registrados más de 21.8 millones de trabajadores en el sector formal.

Esto demuestra que un gran número de personas dependen del cálculo preciso de sus nóminas. Ello para mantener sus ingresos y cumplir con sus responsabilidades financieras.

El cálculo de nómina es una tarea crucial que requiere precisión y conocimiento de las leyes laborales y fiscales. Veamos algunos puntos clave para evitar problemas legales y garantizar que los empleados reciban sus ingresos de manera justa y legal.

Condiciones claras

El salario base es la cantidad fija que un empleado recibe por su trabajo. Es importante definirlo de modo claro y cumplir con el salario mínimo establecido por la ley. Este salario debe constar por escrito en el contrato laboral así como las prestaciones ofrecidas.

Incidencias de nómina

Todos los eventos extraordinarios que afectan el pago de la nómina en un periodo son lo que se llaman 💰 incidencias de nómina. Las horas trabajadas por un empleado y las prestaciones sociales, como vacaciones o bonos, son ejemplos de ellas.

Se deberá llevar un registro y control puntual de estas incidencias, que son las que generan las diferencias de pago entre periodo y periodo.

Registro y reportes

Se deben mantener registros precisos de la nómina y generar reportes para cumplir con los requisitos legales y facilitar auditorías o revisiones. Para ello, se debe estar al tanto de las leyes laborales y fiscales cambiantes para asegurarse de cumplir con las regulaciones vigentes.

Comprobantes de pago

Es una obligación el proporcionar a los empleados comprobantes de pago detallados, que muestren de manera clara cómo se calculó su salario.

Protección de datos

Respetar la confidencialidad de la información de la nómina y cumplir con las regulaciones de protección de datos personales.

Qué se debe incluir por ley en el cálculo de nómina

El pago de la nómina en México está regulado de manera principal por la Ley Federal del Trabajo. Pero, también hay lineamientos en la Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), así como en otras regulaciones fiscales.

Estas leyes y regulaciones establecen las pautas y los requisitos relacionados con el cálculo y el pago de la nómina en el país.

Para calcular nómina de acuerdo con la ley, es necesario incluir una serie de elementos y conceptos específicos. De manera obligatoria se deben incluir los siguientes.

Salario base

El salario base del empleado, que es la cantidad fija que se acordó en el contrato de trabajo.

Horas trabajadas

El registro de las horas laboradas por el empleado, incluyendo horas extras si las hubiera.

Deducciones fiscales

Las deducciones de impuestos y otras retenciones legales, como el Seguro Social (IMSS) y el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit).

Prestaciones sociales

Las prestaciones legales, que pueden incluir aguinaldo, vacaciones pagadas, prima vacacional, reparto de utilidades y días festivos.

Cuotas de seguridad social

Las aportaciones del empleador y del empleado al IMSS y al Infonavit, que son obligatorias.

Cuotas sindicales

Si el empleado es miembro de un sindicato y ha autorizado las deducciones correspondientes.

Aportaciones voluntarias

Las contribuciones voluntarias del empleado a su fondo de ahorro para el retiro (AFORE), si las hubiera.

Incentivos o bonos

Cualquier bono o incentivo que se haya acordado en el contrato de trabajo.

Se debe entregar al trabajador un desglose detallado de cómo se calculó el salario y las deducciones. Toma en cuenta que algunos estados pueden tener regulaciones adicionales, por lo que se debe consultar la legislación local aplicable.

Cómo hacer el cálculo de nómina

El cálculo de nómina puede ser un proceso complejo debido a las diferentes variables que deben considerarse. A manera de resumen general, este es el proceso para el cálculo de nómina en México.

Integra los ingresos

Comienza con el salario base del empleado, que es la cantidad acordada en el contrato de trabajo.

Registra las horas trabajadas por el empleado durante el período de pago. Esto puede incluir 🕒 horas extras, horas nocturnas o días festivos, que se pagan a tasas diferentes.

Considera todas las incidencias

Calcula las deducciones fiscales obligatorias, como el Impuesto Sobre la Renta (ISR) y el Impuesto al Valor Agregado (IVA).

También las contribuciones al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit).

Considera las prestaciones legales, como el aguinaldo, las vacaciones pagadas, la prima vacacional, y el reparto de utilidades. Si el empleado recibe bonos, comisiones u otros beneficios adicionales, estos también se incluyen en el cálculo.

Cálculo de nómina con total neto a pagar

Resta las deducciones del salario bruto, para obtener el salario neto que el empleado recibirá en su cuenta bancaria.

Proporciona al empleado un comprobante de pago detallado que muestre todos los componentes de su salario y las deducciones.

Ten en cuenta que estas son pautas generales, y el cálculo de la nómina puede ser más complicado dependiendo de las circunstancias específicas de cada empleado y de la empresa.

Tips para un buen cálculo de nómina

Sigue estos consejos relevantes para realizar un buen cálculo de nómina.

Mantén registros precisos

Lleva un registro meticuloso y actualizado de todas las horas trabajadas por cada empleado. También de las horas extras, las deducciones fiscales, las prestaciones, las aportaciones a la seguridad social y cualquier otro detalle relevante.

Utilizar un software de nómina o herramientas especializadas puede ayudarte a mantener esta información de manera organizada y precisa.

Conoce y cumple las leyes laborales y fiscales

Mantente actualizado con las regulaciones laborales y fiscales vigentes en México. Las leyes y regulaciones pueden cambiar, y el incumplimiento puede resultar en sanciones financieras y legales.

Automatización y verificación

Emplea herramientas de software de nómina y sistemas de gestión de recursos humanos para agilizar y automatizar el proceso de cálculo de nómina. Estos sistemas pueden ayudar a minimizar errores y simplificar tareas administrativas.

Software de Sesame HR para las incidencias en cálculo de nómina

Un software de Recursos Humanos 🚀 como Sesame HR puede mejorar de modo significativo el cálculo de nómina. Con su función para gestionar incidencias en la nómina, podrás manejar situaciones excepcionales o cambios en las circunstancias de los empleados.

Registro centralizado de incidencias

Sesame HR te permite registrar de manera centralizada todas las incidencias relacionadas con la nómina. Ejemplos de ello son cambios en salarios, horas trabajadas, deducciones especiales, bonos, y más. Esto evita la necesidad de mantener registros manuales separados y reduce la posibilidad de errores.

Notificaciones y alertas

Este software puede configurarse para enviar notificaciones y alertas automáticas cuando se detectan incidencias relevantes. Esto ayuda a los equipos de recursos humanos a estar al tanto de cambios importantes en tiempo real, lo que permite tomar medidas inmediatas.

Cálculos de nómina automatizado y preciso

Cuando se ingresan incidencias, Sesame HR realiza de manera automática los cálculos necesarios para ajustar la nómina en consecuencia. Por ejemplo, si un empleado tuvo días de ausencia no planeados, el software calculará la deducción correspondiente de su salario. Esto minimiza la posibilidad de errores en los cálculos.

Historial de incidencias

Esta app mantiene un historial completo de todas las incidencias registradas, lo que facilita la revisión y el seguimiento a lo largo del tiempo. Cuenta también con medidas de seguridad avanzadas para proteger la información confidencial de los empleados y la empresa.

Generación de reportes

El software puede generar reportes detallados sobre las incidencias en la nómina, lo que facilita la presentación de informes a las autoridades fiscales y laborales. Además, proporciona una visión general de cómo las incidencias afectan los costos laborales de la empresa.

En resumen, Sesame HR mejora la eficiencia, la precisión y la transparencia en el cálculo de la nómina. Permite automatizar procesos, reducir errores humanos y facilitar el seguimiento de cambios importantes en la nómina de los empleados.

Puedes conocer esta herramienta por tu cuenta si solicitas una demo gratuita.

Esperamos que hayas encontrado información importante en esta publicación. Te invitamos a explorar nuestra sección de Recursos donde encontrarás otros temas que te podrán ser de ayuda en la gestión del recurso humano. ¡Hasta la próxima!